OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování údajů: Uspořádání konference ENDORSE 2025 a její zveřejnění

Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“

Referenční číslo: DPR-EC-00491

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Informace týkající se operace zpracování spojené s konáním konference ENDORSE 2025, kterou provádí oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“ Úřadu pro publikace Evropské unie jsou uvedeny níže.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“ Úřadu pro publikace shromažďuje a používá vaše osobní údaje, aby vás mohly pozvat na zasedání, informační dny, semináře nebo podobné akce (dále jen „zasedání“) se zaměstnanci orgánů, institucí, agentur a jiných subjektů EU, zaměstnanci správních orgánů členských států EU i s širokou veřejností.

Zpracování zahrnuje použití vašich osobních údajů pro účely pozvání a/nebo registrace na zasedání, které pořádá Úřad pro publikace a koná se buď v prostorách Úřadu pro publikace, nebo na jiném místě.

Za výjimečných okolností ohrožení veřejného zdraví může zpracování zahrnovat rovněž sestavení seznamů účastníků zásadních zasedání Úřadu pro publikace, včetně externích a interních zaměstnanců.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

– je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

a jelikož

– jste jakožto subjekt údajů udělil(a) souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

Dodatečné právní základy pro zpracování údajů:

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

Za účelem provádění této operace zpracování může oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“ Úřadu pro publikace shromažďovat tyto kategorie osobních údajů, které jsou nezbytné pro účast na zasedání:

• pohlaví (nutné kvůli správnému oslovení)
• jméno a příjmení
• funkce
• pracovní poštovní a e-mailová adresa
• pracovní telefonní číslo
• stravovací preference / zvláštní stravovací požadavky
• informace pro bezpečnostní účely (osobní číslo nebo číslo průkazu totožnosti / pasu, datum narození)
• informace pro účely proplacení nákladů (informace o využití dopravních a ubytovacích služeb, bankovní údaje)
• kromě toho můžeme během akce pořizovat fotografie a/nebo videozáznamy
• v případě seznamů účastníků zásadních zasedání, včetně externích a interních zaměstnanců, které jsou sestaveny za účelem sledování kontaktů pro účely veřejného zdraví, jsou všechny kategorie údajů povinné a mohou zahrnovat rovněž soukromé telefonní číslo a e-mailovou adresu, adresu kanceláře a dobu/datum/místo zasedání

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“ Úřadu pro publikace uchovávají vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu jejich shromažďování nebo dalšího zpracování, tj. k uspořádání zasedání a případných následných opatření s ohledem na účely zasedání. Všechny osobní údaje budou z databází vymazány jeden rok po posledním úkonu souvisejícím se zasedáním, s výjimkou záznamů prezentací konference, které budou nahrány a zpřístupněny na stránce YouTube Úřadu pro publikace Evropské unie. Záznamy na YouTube zůstanou. Kromě toho jsou osobní údaje uchovávány pro účely výročních seminářů, které se pořádají pro generální ředitelství Komise, agentury EU a zastoupení Komise na Úřadě pro publikace, jako součást seznamu kontaktních údajů, který se interně sdílí s útvary Evropské komise, pokud je subjekt údajů kontaktní osobou pro Úřad pro publikace. Kdykoli můžete požádat, abyste byli z takovéhoto seznamu kontaktů vymazáni.

Seznamy účastníků zásadních zasedání, včetně externích a interních pracovníků sestavené za účelem sledování kontaktů pro účely veřejného zdraví, mohou mít zvláštní dobu uchovávání stanovenou generálním sekretariátem Komise.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito pracovníci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon. Úřad pro publikace EU nepředává osobní údaje třetím stranám pro účely přímého marketingu.

Sociální média

K poskytování informací o ENDORSE 2025 a jeho propagaci využíváme aktuální široce používané kanály v sociálních médiích. Můžete např. sledovat videa, která nahráváme na stránku Úřadu pro publikace na YouTube, a odkazy z našich internetových stránek na Twitter, Instagram a LinkedIn.

V rámci načítání našich internetových stránek vaším počítačem (nebo jinými zařízeními) nedojde při zobrazení platforem X (dříve Twitter), Instagram, YouTube a LinkedIn k nastavení souborů cookies pro účely připojení k těmto službám.

Videozáznamy související s konferencí můžete sledovat na našich internetových stránkách, kde budou přehrávány pomocí přehrávače YouTube. V případě, že na videu kliknete na „Přehrát“, bude na vašem počítači nebo zařízení nainstalováno cookie YouTube. Pokud nekliknete na žádné videozáznamy, žádné soubory cookie nebudou uloženy.

Používání sociálních médií v žádném případě neznamená jejich podporu ani podporu jejich pravidel ochrany soukromí. V případě, že jedno nebo více sociálních médií není k dispozici, neneseme žádnou odpovědnost za nedostupnost služby způsobenou jejich výpadkem.

Doporučujeme vám, abyste si přečetli zásady ochrany soukromí na síti X (dříve Twitteru), LinkedInu, Instagramu a YouTube. Vysvětlují politiku jednotlivých společností v oblasti shromažďování a zpracování údajů, jejich využívání údajů, vaše práva a způsoby, jakými můžete při využívání těchto služeb chránit své soukromí.

Konferenční aplikace

Úřad pro publikace používá konferenční aplikaci Sli.do (https://www.sli.do/). Pomocí této aplikace se registrované subjekty zapojují do průzkumů, vyjadřují své názory a kladou otázky, čímž se usnadňuje a zefektivňuje jejich účast na ENDORSE 2025. Registrovaným subjektům se doporučuje, aby si konferenční aplikaci stáhly nebo používaly (není to nicméně povinné).

V rámci používání konferenční aplikace pro budou účastníci vyzváni, aby si vytvořili uživatelské jméno. Účet bude obsahovat jméno, příjmení, pracovní zařazení a e-mailovou adresu a heslo.

Účastníci se mohou do dění na konferenci zapojit pomocí sekce „Dotaz/Poznámka/Hlasování“ v konferenční aplikaci. Dotazy a poznámky účastníků a souhrn výsledků všech průzkumů, které se konají během veřejného zasedání konference, budou zobrazeny na obrazovce v konferenční místnosti. Před zobrazením těchto informací moderátoři (poskytovatel služeb a Úřad pro publikace) ověří v co nejvyšší proveditelné míře autenticitu totožnosti odesílatelů a relevantnost obsahu zprávy/otázky.

Úřad pro publikace není odpovědný za služby zajišťované aplikací Slido. Doporučujeme vám, abyste si přečetli prohlášení společnosti Cisco o ochraně soukromí online, které se vztahuje na všechny výrobky a služby Cisco, včetně Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Úřad pro publikace rovněž používá konferenční nástroj EasyChair (https://easychair.org/). Tento nástroj bude sloužit programovému výboru a bude podporovat správu tištěných příspěvků pro konferenci ENDORSE 2025, kontrolu dokumentů, úpravy programu a přípravu jednání konference.

EasyChair shromažďuje údaje, které obvykle požadují pořadatelé konference. Patří mezi ně jméno, e-mailová adresa, korespondenční adresa, internetová stránka, země, příslušnost k organizaci, telefonní číslo a heslo. Úřad pro publikace není odpovědný za služby zajišťované aplikací EasyChair. Doporučujeme vám si přečíst prohlášení společnosti Easy Chair o ochraně osobních údajů: https://easychair.org/privacy.

Úřad pro publikace rovněž používá konferenční aplikaci Events@EU. Účelem aplikace je poskytovat informace o programu, řečnících a místě konání akce ENDORSE 2025 a umožnit účastníkům vzájemně se kontaktovat. Registrovaným subjektům se doporučuje, aby si konferenční aplikaci stáhly nebo používaly (není to nicméně povinné).

Aplikace je plně integrována a propojena s Event-Works, institucionálním registračním nástrojem Evropské komise. Chtějí-li se účastníci stát registrovanými uživateli Event-Works, musejí se přihlásit prostřednictvím služby EU Login. Služba „EU Login“ vyžaduje určité osobní údaje, jako je jméno, příjmení a e-mailová adresa žadatele o registraci.

Úřad pro publikace není odpovědný za služby zajišťované aplikací Events@EU. Doporučujeme vám si přečíst prohlášení společnosti Event-Works o ochraně osobních údajů: https://easychair.org/privacy. https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00297.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Pro účely tohoto zpracování jste oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“ Úřadu pro publikace udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Pokud si nepřejete být během akce fotografováni nebo filmováni, obraťte se na správce údajů (viz bod 9 níže) a informujte jej o tom. Pracovníci správce údajů se vynasnaží vás umístit tam, kde nebudete v záběru.

Pokud si po skončení akce budete přát, aby byly některé fotografie/videonahrávky z některého z připojených úložišť odstraněny nebo aby byla vaše osoba odstraněna z fotografie nebo videozáznamu, zašlete žádost správci údajů.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny níže v bodě 9.

Pokud jde o seznamy účastníků zásadních zasedání, včetně externích a interních zaměstnanců, sestavené za účelem sledování kontaktů pro účely veřejného zdraví, lze v souladu s článkem 25 nařízení (EU) 2018/1725 uplatnit omezení vašich práv jakožto subjektu údajů. Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo několika konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

– Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se na správce údajů, kterým je oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ a oddělení A.1 „Služby standardizace dat a formátů“ Úřadu pro publikace Evropské unie (OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu)

– Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů bude zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00491