OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V tomto prohlášení jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.
Operace zpracování údajů: Uspořádání konference ENDORSE 2023 a její zveřejnění
Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení A.1 „Normalizace“
Referenční číslo: DPR-EC-00491
Obsah
- Úvod
- Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
- Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
- Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
- Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
- Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
- Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?
- Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
- Kontaktní údaje
- Kde najdete podrobnější informace?
1. Úvod
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Pozvání / Předběžná registrace / Registrace“ vztahující se ke konferenci ENDORSE, prováděné oddělením D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami“ ve spolupráci s oddělením A.1 „Normalizace“ Úřadu pro publikace.
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
Účel zpracování údajů: Oddělení „Vztahy se zúčastněnými stranami“ a „Normalizace“ Úřadu pro publikace shromažďují a používají vaše osobní údaje pro účely uspořádání a řízení konference ENDORSE. To zahrnuje tyto úkony:
- zvát účastníky a návštěvníky (zahrnuje i přípravné webináře):
– vypracovat seznamy kontaktů a následná opatření, včetně průzkumů spokojenosti
– sestavovat a distribuovat zprávy a pořizovat zpětnou vazbu k nim
– vytvářet zpravodaje a publikace
- v případě opakovaných schůzí téže skupiny zajistit, aby byli účastníci zváni na následující schůze
- pořizovat fotografie/obrázky, prezentace, živý internetový přenos a/nebo audio- a videozáznamy webinářů nebo řečníků a účastníků akce
- programový výbor:
– vytvářet seznamy pozvaných řečníků
– být konzultován při výběru hlavních řečníků - organizační výbor:
– monitorovat zpracování přihlášek s prezentacemi - vytvářet publikace o účastnících a jejich projektech a o členech poroty a další zpravodajství o akci na internetu/intranetu
V zájmu transparentnosti informací o konferenci a zviditelnění souvisejících akcí jsou fotografie, videa, prezentace a životopisy účastníků zveřejňovány na internetových stránkách ad hoc (portál OP a Evropská komise) a na sociálních médiích (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest a Google Plus)
Účastníci, kteří si nepřejí, aby jejich snímky byly zaznamenány či zveřejněny na jakékoli podpoře, se mohou obrátit na správce, jak je popsáno v oddíle 9.
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:
– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
– je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
a jelikož
– jste jakožto subjekt údajů udělil(a) souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů
Dodatečné právní základy pro zpracování údajů:
- Smlouva o Evropské unii (články 5, 11 a 13), Smlouva o fungování Evropské unie – článek 15 a články 244–250
- mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie
- směrnice Evropského parlamentu a Rady 2013/37/EU ze dne 26. června 2013, kterou se mění směrnice 2003/98/ES o opakovaném použití informací veřejného sektoru
- rozhodnutí Komise 2011/833/EU ze dne 12. prosince 2011 o opakovaném použití dokumentů Komise
- nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie
- rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie, čl. 3 odst. 1 písm. e) a g)
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Za účelem provedení této operace zpracování smí oddělení A.1 „Normalizace“ Úřadu pro publikace shromažďovat tyto kategorie osobních údajů, které jsou nezbytné pro účast na konferenci ENDORSE (všechny kategorie údajů jsou povinné):
Poskytovatelé údajů:
- kontaktní údaje – jméno, příjmení, organizace a zastávaná funkce, e-mailová adresa (soukromá nebo pracovní), telefonní číslo, země původu, adresa zaměstnání a názvy účtu na sociálních médiích
- dosažené vzdělání a/nebo profesní praxe (životopis)
- podrobnosti o jejich předloženém příspěvku (název shrnutí příspěvku, jeho stručný popis, cíle, cílová skupina a vyžadovaný materiál)
Návštěvníci akce
- kontaktní údaje – jméno, příjmení, organizace a funkce, země původu, e-mailová adresa (soukromá nebo profesní), adresa zaměstnání
Členové programového výboru:
- kontaktní údaje – jméno, příjmení, organizace, e-mailová adresa (soukromá nebo pracovní), telefonní číslo, země, adresa zaměstnání a názvy účtu na sociálních médiích; poskytnutí osobních údajů je povinné, chcete-li se akce zúčastnit v jedné z výše uvedených rolí
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Oddělení „Vztahy se zúčastněnými stranami“ a „Normalizace“ Úřadu pro publikace uchovávají vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu jejich shromažďování nebo dalšího zpracování, tj. k uspořádání konference a případných následných opatření s ohledem na účely konference. Všechny osobní údaje budou z databází vymazány 1 rok po posledním úkonu souvisejícím s konferencí, s výjimkou záznamů ze schůzí přenášených po internetu, které budou před vymazáním uchovávány po dobu 2 let. Kromě toho jsou osobní údaje uchovávány pro účely výročních seminářů, které se pořádají pro generální ředitelství Komise, agentury EU a zastoupení Komise na Úřadě pro publikace, jako součást seznamu kontaktních údajů, který se interně sdílí s útvary Evropské komise, pokud je subjekt údajů kontaktní osobou pro Úřad pro publikace. Kdykoli můžete požádat, abyste byli z takovéhoto seznamu kontaktů vymazáni.
6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR).
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?
Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito pracovníci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Informace, jež shromažďujeme, budou sdíleny s dodavateli, kteří koordinují registraci k akci, technickou organizaci a následné kroky, a s nástrojem EasyChair (pro účely řízení konference). Úřad pro publikace EU nepředává osobní údaje třetím stranám pro účely přímého marketingu.
Sociální média
K poskytování informací o konferenci ENDORSE a její propagaci využíváme aktuálních široce používané kanály v sociálních médiích. Můžete např. sledovat videa, která nahráváme na stránku Úřadu pro publikace na YouTube, a odkazy z našich internetových stránek na Twitter, Instagram a LinkedIn.
Ani Twitter, ani Instagram, YouTube či LinkedIn neukládají při nahrání našich internetových stránek a kliknutí na příslušná pole pro připojení k těmto službám soubory cookie na vaše zařízení.
Videozáznamy související s konferencí můžete sledovat na našich internetových stránkách, kde budou přehrávány pomocí přehrávače YouTube. V případě, že na videu kliknete na „Přehrát“, bude na vašem počítači nebo zařízení nainstalováno cookie YouTube. Pokud nekliknete na žádné videozáznamy, žádné soubory cookie nebudou uloženy.
Používání sociálních médií v žádném případě neznamená jejich podporu ani podporu jejich pravidel ochrany soukromí. V případě, že jedno nebo více sociálních médií není k dispozici, neneseme žádnou odpovědnost za nedostupnost služby způsobenou jejich výpadkem.
Doporučujeme vám, abyste si přečetli zásady ochrany soukromí na Twitteru, LinkedInu, Instagramu a YouTube. Vysvětlují politiku jednotlivých společností v oblasti shromažďování a zpracování údajů, jejich využívání údajů, vaše práva a způsoby, jakými můžete při využívání těchto služeb chránit své soukromí.
Konferenční aplikace
Úřad pro publikace používá pro mobilní zařízení konferenční aplikaci Sli.do (https://www.sli.do/). Pomocí aplikace se registrované subjekty zapojují do průzkumů, vyjadřují své názory a kladou otázky, čímž se usnadňuje a zefektivňuje jejich účast na konferenci ENDORSE. Registrovaným subjektům se doporučuje, aby si stáhly nebo používaly konferenční aplikaci (není to nicméně povinné).
V rámci používání konferenční aplikace pro budou účastníci vyzváni, aby si vytvořili uživatelské jméno. Účet bude obsahovat jméno, příjmení, pracovní zařazení a e-mailovou adresu (viz https://accounts.sli.do/signup).
Účastníci se mohou do dění na konferenci zapojit pomocí sekce „Dotaz/Poznámka/Hlasování“ v konferenční aplikaci. Dotazy a poznámky účastníků a souhrn výsledků všech průzkumů, které se konají během veřejného zasedání konference, budou zobrazeny na obrazovce v konferenční místnosti. Před zobrazením těchto informací moderátoři (poskytovatel služeb a Úřad pro publikace) ověří v co nejvyšší proveditelné míře autenticitu totožnosti odesílatelů a relevantnost obsahu zprávy/otázky.
Úřad pro publikace není odpovědný za služby zajišťované aplikací Sli.do. Doporučujeme vám si v této souvislosti přečíst oznámení o ochraně údajů daného poskytovatele.
Úřad pro publikace rovněž používá konferenční nástroj EasyChair (https://easychair.org/). Tento nástroj bude sloužit programovému výboru a bude podporovat správu tištěných příspěvků pro konferenci ENDORSE, kontrolu dokumentů, úpravy programu a přípravu jednání konference.
EasyChair shromažďuje údaje, které obvykle požadují pořadatelé konference. Patří mezi ně jméno, e-mailová adresa, korespondenční adresa, internetová stránka, země, příslušnost k organizaci a telefonní číslo. 6 Zpracování osobních údajů nástrojem EasyChair se řídí obecným nařízením o ochraně osobních údajů. Údaje se používají a uchovávají pouze pro účely konference ENDORSE.
Platforma pro internetové schůze
Pro účely pořádání internetových zasedání budeme používat „Cisco WebEx“, nástroj třetí strany. Když se zaregistrujete a připojíte ke konferenci ENDORSE, Cisco WebEx začne shromažďovat tyto údaje: vaše jméno, e-mailovou adresu, heslo, IP adresu, prohlížeč, telefonní číslo (nepovinně), poštovní adresu (nepovinně), zeměpisnou oblast, avatar (nepovinně), informace o uživateli obsažené v aktivním adresáři zákazníka (je-li synchronizován), univerzální jednoznačný identifikátor (UUID). Cisco WebEx a jeho subdodavatel ICF Next mají k těmto údajům přístup. Údaje jsou umístěny na serverech v Evropské unii.
Podrobné informace o tom, jak Evropská komise používá Cisco WebEx, uvádí Záznam o zpracování DPR-EC-05006 (Služba pro internetové konference (Webex)).
Podrobné informace o politikách CISCO WebEx v oblasti ochrany údajů jsou rovněž k dispozici zde: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.
Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.
Souhlas s poskytnutím svých osobních údajů jste udělili oddělením „Vztahy se zúčastněnými stranami“ a „Normalizace“ Úřadu pro publikace pro účely tohoto zpracování. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny níže v bodě 9.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo několika konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla, viz bod 10 níže).
9. Kontaktní údaje
- Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy, či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů Úřadu pro publikace (OP).
- Oddělení „Vztahy se zúčastněnými stranami“ (D.1)
E-mailová adresa: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu
- Oddělení „Normalizace“ (A.1)
E-mailová adresa: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu
– Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
– Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
10. Kde najdete podrobnější informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů bude zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00491