VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov zagotavlja informacije o obdelavi in varstvu osebnih podatkov.

Obdelava podatkov: postopki v zvezi z avtorskimi pravicami

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota D.2, Pogodbe in avtorske pravice

Referenčna oznaka: DPREC-EC 00838

Kazalo

1. Uvod
2. Zakaj zbiramo, hranimo in obdelujemo osebne podatke
3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke
4. Katere osebne podatke zbiramo
5. Komu posredujemo vaše podatke
6. Kako dolgo hranimo vaše podatke
7. Dostop do podatkov, preverjanje pravilnosti podatkov in popravki
8. Kako preprečimo zlorabo ali nepooblaščen dostop do podatkov
9. Naslov za vprašanja in pritožbe

Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. Navaja tudi kontaktne podatke odgovornega upravljavca podatkov za uveljavljanje vaših pravic, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Spodaj so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave, ki ga izvaja enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije Evropske unije.

Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke

Namen obdelave osebnih podatkov: Enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije zbira in uporablja osebne podatke za (a) svetovanje posameznikom in osebju institucij, organov in agencij EU o avtorskih pravicah v okviru uredniških projektov in/ali (b) upravljanje avtorskih pravic, ki so v lasti EU, da bi državljanom, podjetjem in drugim organom olajšala ponovno uporabo javnih dokumentov EU, vključno z izdajo dovoljenj.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za samodejno sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.

Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Osebne podatke obdelujemo, ker:

– je obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

– obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za nas

ter

posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dovolil obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov

Pravna podlaga za obdelavo:

• Direktiva 2006/116/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006 o trajanju varstva avtorske pravice in določenih sorodnih pravic
• Sklep 2009/496/ES Euratoma, Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije.

Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za izvedbo te naloge enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

ime, priimek, elektronski naslov in država vložnika zahtevka; ime organizacije ali podjetja.

Navedba osebnih podatkov je obvezna za obravnavo vašega zahtevka.

Kako dolgo hranimo osebne podatke

Enota D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije hrani vaše osebne podatke za izpolnitev namena zbiranja podatkov. Podatke nato arhiviramo za čas trajanja zadevne avtorske pravice oz. za največ 70 let.

Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itn.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varovanje vaših osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejevanje dostopa do osebnih podatkov samo pooblaščenim osebam z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za to obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. Osebje navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavite

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka ali izbrisa in omejitve obdelave svojih osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate pravico nasprotovati obdelavi vaših osebnih podatkov ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Imate pravico nasprotovati obdelavi vaših osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a).

S tem dajete tudi privolitev, da osebne podatke posredujete v obdelavo enoti D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije. Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10).

Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto D.2 za pogodbe in avtorske pravice Urada za publikacije info@publications.europa.eu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00838.