OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spracovateľská operácia: operácie týkajúce sa autorských práv

Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“

Referenčná značka: DPR-EC-00838

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame, ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou „operácie týkajúce sa autorského práva“, ktorú vykonáva oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, sú uvedené nižšie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie získava a používa vaše osobné údaje, aby a) vám ako zamestnancom inštitúcií, orgánov a agentúr EÚ mohlo poskytovať poradenstvo v otázkach autorských práv v rámci vašich redakčných projektov a/alebo aby b) mohlo spravovať autorské práva, ktorými disponuje EÚ, a to vrátane vydávania licencií, s cieľom uľahčiť občanom, podnikom a iným subjektom opakovane využívať verejné dokumenty EÚ.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame, pretože:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

– spracúvanie údajov je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa na nás vzťahuje,

a

– ako dotknutá osoba ste poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Dodatočné právne základy pre spracovanie osobných údajov:

• smernica Európskeho parlamentu a Rady 2006/116/ES z 12. decembra 2006 o lehote ochrany autorského práva a niektorých súvisiacich práv,
• rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Aké osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

V záujme vykonania spracovateľskej operácie oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie získava tieto kategórie osobných údajov:

meno, priezvisko, e-mailová adresa a krajina žiadateľa, názov organizácie alebo podniku.

Poskytnutie osobných údajov je povinné, pretože je potrebné na vybavenie vašej žiadosti.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje v záujme splnenia účelu ich zberu. Vaše údaje sa potom archivujú počas trvania príslušného autorského práva, t. j. maximálne 70 rokov.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky operácie spracúvania údajov sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Na ochranu vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich („need to know“) na účely predmetnej spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k vašim osobným údajom a na ich opravu alebo vymazanie, ako aj právo na obmedzenie ich spracúvania. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie v prípade predmetnej spracovateľskej operácie. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčnú značku, ako sa uvádza v bode 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak si chcete uplatniť práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa, ktorým je oddelenie D.2 „Zmluvy a autorské práva“ Úradu pre publikácie, na adrese info@publications.europa.eu.

• Zodpovedná osoba (DPO) Komisie

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať sťažnosť) na adrese edps@edps.europa.eu.

10. Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00838.