OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: organizácia a publikácia konferencie ENDORSE 2023

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie A. 1, „Štandardizácia“

Referenčné označenie: DPR-EC-00491

Obsah

1. Úvod
2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?
9. Kontaktné údaje
10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, vďaka ktorému si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

V ďalšej časti sa uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou „Pozvánka/predregistrácia/registrácia“ týkajúce sa konferencie ENDORSE, ktorú organizuje oddelenie D. 1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami“ v spolupráci s oddelením A. 1 „Štandardizácia“ Úradu pre vydávanie publikácií.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: oddelenie „Vzťahy so zainteresovanými stranami“ a oddelenie „Štandardizácia“ Úradu pre vydávanie publikácií získavajú a používajú vaše osobné údaje na organizovanie a riadenie konferencie ENDORSE. Zahŕňa to tieto spracovateľské operácie:

• pozvánky pre účastníkov a návštevníkov vrátane prípravných webinárov:
  – zoznamy kontaktných osôb a následných činností vrátane prieskumov spokojnosti;
  – zostavenie správ, ich distribúciu a spätnú väzbu k nim;
  – informačné bulletiny a publikácie;

• v prípade opakovaných stretnutí tej istej skupiny zabezpečenie, aby sa osoby pozvané na stretnutia pozvali aj na nasledujúce stretnutia;
• fotografie/obrázky, prezentácie, webové vysielanie naživo a/alebo videozáznamy webinárov alebo rečníkov a účastníkov na podujatí;
• zo strany programového výboru:
  – zostavenie zoznamu pozvaných rečníkov;
  – konzultácie týkajúce sa výberu hlavných rečníkov;
• zo strany organizačného výboru:
  – monitorovanie spracúvania návrhov prezentácií;
• publikácie o účastníkoch a ich projektoch, ako aj o členoch poroty a ďalšie spravodajstvo o podujatí na internete/intranete.

V záujme transparentnosti informácií o konferencii a zviditeľnenia súvisiacich podujatí sú fotografie, videá, prezentácie a životopisy účastníkov zverejnené na ad hoc webových sídlach (portál OP a Európskej komisie) a na sociálnych médiách (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest a Google Plus).

Účastníci, ktorí si neželajú, aby sa ich vyobrazenia zaznamenali alebo zverejnili na akomkoľvek nosiči, to môžu odmietnuť tak, že sa obrátia na prevádzkovateľa, ako je uvedené v bode 9.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

– spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti; ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa

a

– ako dotknutá osoba ste poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Dodatočné právne základy pre spracúvanie:

• Zmluva o Európskej únii, články 5, 11 a 13. Zmluva o fungovaní Európskej únie, článok 15 a články 244 – 250.
• Mandát Úradu pre vydávanie publikácií, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.
• Smernica Európskeho parlamentu a Rady 2013/37/EÚ z 26. júna 2013, ktorou sa mení smernica 2003/98/ES o opakovanom použití informácií verejného sektora.
• Rozhodnutie Komisie 2011/833/EÚ z 12. decembra 2011 o opakovanom použití dokumentov Komisie.
• Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie.
• Rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, najmä článok 3 ods. 1 písm. e) a g).

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie môže oddelenie A. 1 „Štandardizácia“ Úradu pre vydávanie publikácií získavať tieto kategórie osobných údajov, ktoré sú potrebné na účasť na konferencii ENDORSE (všetky kategórie údajov sú povinné):

Prispievatelia:

• kontaktné údaje: meno, priezvisko, organizácia a zastávaná funkcia, e-mailová adresa (súkromná alebo pracovná), telefónne číslo, krajina pôvodu, pracovná adresa a názvy účtov na sociálnej sieti,
• podklady týkajúce sa vzdelania a/alebo práce (životopis),
• údaje o predloženom príspevku (názov abstraktu, stručný opis, ciele príspevku, cieľová skupina a potrebný materiál).

Návštevníci podujatia

• kontaktné údaje: meno, priezvisko, organizácia a zastávaná funkcia, krajina pôvodu, e-mailová adresa (súkromná alebo pracovná), pracovná adresa.

Členovia programového výboru:

• kontaktné údaje: meno, priezvisko, organizácia, e-mailová adresa (súkromná alebo pracovná), telefónne číslo, krajina, pracovná adresa a názvy účtov na sociálnej sieti. Poskytnutie osobných údajov je povinné, ak sa chcete zúčastniť na podujatí alebo na jednej z uvedených úloh.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie „Vzťahy so zainteresovanými stranami“ a oddelenie „Štandardizácia“ uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu zhromažďovania alebo ďalšieho spracúvania, konkrétne na organizáciu konferencie a pre všetky následné činnosti, ktoré sú potrebné s ohľadom na účel(-y) konferencie. Všetky osobné údaje budú vymazané z databáz po uplynutí jedného roka od poslednej činnosti v súvislosti s konferenciou, s výnimkou záznamov zo stretnutí vysielaných cez internet, ktoré sa pred vymazaním budú uchovávať dva roky. Okrem toho na každoročných seminároch, ktoré sa v Úrade pre vydávanie publikácií konajú pre generálne riaditeľstvá Komisie, agentúry EÚ a zastúpenia Komisie, sa osobné údaje uchovávajú ako súčasť zoznamu kontaktných údajov, ktoré si interne poskytujú útvary Európskej komisie, pokiaľ je dotknutá osoba kontaktnou osobou pre Úrad pre vydávanie publikácií. O odstránenie z tohto zoznamu kontaktných osôb môžete požiadať kedykoľvek.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky spracovateľské operácie vašich údajov v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti údajov vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [všeobecné nariadenie o ochrane údajov, (EÚ) 2016/679)].

V záujme ochrany vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných osobných údajov. Organizačné opatrenia zahŕňajú obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby ďalšími dohodami o zachovaní dôvernosti.

Informácie, ktoré získame, sa poskytnú dodávateľom, ktorí koordinujú registráciu na podujatie, technickú organizáciu a následné činnosti a pre nástroj EasyChair (na účel riadenia konferencie). Úrad pre vydávanie publikácií neposkytne osobné údaje tretím stranám na účely priameho marketingu.

Sociálne médiá

Sociálne médiá používame na informovanie o konferencii ENDORSE a na jej propagáciu prostredníctvom široko využívaných a moderných kanálov. Môžete napríklad sledovať videá, ktoré nahrávame na kanál Úradu pre vydávanie publikácií na platforme YouTube a sledovať odkazy z nášho webového sídla na platformy Twitter, Instagram a LinkedIn.

Platformy Twitter, Instagram, YouTube ani LinkedIn pri načítaní našich webových stránok na vašom zariadení a po kliknutí na príslušné polia na pripojenie k týmto službám nenastavujú súbory cookies.

Videá súvisiace s konferenciou môžete sledovať na našom webovom sídle. Videá sa budú prehrávať pomocou prehrávača YouTube. Ak na videu kliknete na symbol „prehrať“, aby ste si ho pozreli, do vášho počítača alebo zariadenia sa nainštaluje súbor cookie platformy YouTube. Ak nekliknete na žiadne videá, nenainštaluje sa žiadny súbor cookie.

Z používania sociálnych médií však nevyplýva, že tieto médiá alebo ich zásady ochrany osobných údajov schvaľujete. V prípade, že občas nie je dostupné jedno alebo viaceré sociálne médiá, nepreberáme žiadnu zodpovednosť za neposkytnutie služby spôsobené touto dočasnou nedostupnosťou.

Odporúčame vám, aby ste si prečítali zásady ochrany osobných údajov platforiem Twitter, LinkedIn, Instagram a YouTube. Vysvetľujú sa v nich zásady zhromažďovania a spracúvania údajov každej spoločnosti, používanie údajov týmito spoločnosťami, vaše práva a spôsoby, akými môžete chrániť svoje súkromie pri používaní týchto služieb.

Aplikácia konferencie

Úrad pre vydávanie publikácií používa konferenčnú aplikáciu Sli.do (https://www.sli.do/) pre mobilné zariadenia. Aplikácia je navrhnutá tak, aby registrujúcim pomohla zapojiť sa do konferencie ENDORSE prostredníctvom účasti na prieskumoch, výmeny názorov a kladenia otázok. Registrujúcim sa odporúča (nie je to však povinnosť) stiahnutie alebo používanie tejto aplikácie.

Pri používaní konferenčnej aplikácie sa od účastníkov bude vyžadovať, aby si vytvorili používateľské meno. Účet bude obsahovať meno, priezvisko, pracovné zaradenie a e-mailovú adresu (pozri https://accounts.sli.do/signup).

Časť „Opýtať sa/vyjadriť sa/hlasovať“ v konferenčnej aplikácii umožňuje účastníkom zapojiť sa do konferencie. Otázky a pripomienky od účastníkov a súhrny výsledkov každého hlasovania, ktoré sa uskutoční počas verejného zasadnutia konferencie, sa zobrazia na obrazovke v konferenčnej miestnosti. Moderátori tieto informácie pred ich zobrazením zanalyzujú (poskytovateľ služby a Úrad pre vydávanie publikácií) s cieľom overiť, pokiaľ je to prakticky možné, pravosť totožnosti odosielateľa a relevantnosť obsahu správy/otázky.

Úrad pre vydávanie publikácií nezodpovedá za služby, na ktoré sa vzťahuje aplikácia Sli.do. Odporúčame vám, aby ste si prečítali oznámenia o ochrane údajov poskytovateľa.

Úrad pre vydávanie publikácií používa aj konferenčný nástroj EasyChair (https://easychair.org/). Tento nástroj bude slúžiť programovému výboru a podporuje správu príspevkov predložených na konferenciu ENDORSE v papierovej forme, kontrolu kvality príspevkov, úpravu programu a prípravu zborníka konferencie.

Nástroj EasyChair získava údaje, ktoré bežne požadujú organizátori konferencie. Tieto informácie zahŕňajú meno, e-mailovú adresu, adresu na účely korešpondencie, webovú stránku, krajinu, príslušnosť a telefónne číslo. Nástroj EasyChair spracúva osobné údaje v súlade so všeobecným nariadením o ochrane údajov a tieto údaje sa používajú a uchovávajú iba na účely konferencie ENDORSE.

Platforma Web meeting

Na účely prevádzkovania webových stretnutí budeme používať nástroj tretej strany „Cisco WebEx“. Keď sa zaregistrujete a pripojíte sa ku konferencii ENDORSE, Cisco WebEx získa vaše meno, e-mailovú adresu, heslo, IP adresu, prehliadač, telefónne číslo (voliteľné), poštovú adresu (voliteľné), geografický región, avatara (voliteľné), informácie o používateľovi zahrnuté v aktívnom adresári zákazníka (ak je synchronizovaný), jedinečné ID používateľa (UUID). Spoločnosť Cisco WebEx a jej subdodávateľ ICF Next majú prístup k týmto údajom, ktoré sú umiestnené na serveroch v rámci Európskej únie.

Podrobné informácie o používaní Cisco WebEx Európskou komisiou nájdete v zázname o spracovaní DPR-EC-05006 [Service de Web Conference (Webex)].

Podrobné informácie o zásadách ochrany osobných údajov spoločnosti CISCO WebEx sú k dispozícii aj na tejto adrese: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracovaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu „Vzťahy so zainteresovanými stranami“ a oddeleniu „Štandardizácia“ Úradu pre vydávanie publikácií v prípade predmetného spracovania. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať, a to tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa, alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, opíšte ich vo svojej žiadosti [t. j. uveďte ich referenčné označenie(-a) záznamu, ako je to uvedené v bode 10].

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa Úradu pre vydávanie publikácií (OP):

• Oddelenie „Vzťahy so zainteresovanými stranami“ (D. 1)

E-mail: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• Oddelenie „Štandardizácia“ (A. 1)

E-mail: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

– Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov

Pokiaľ ide o záležitosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa (t. j. podať sťažnosť) na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie pre ochranu údajov uverejňuje register všetkých operácií spracúvania osobných údajov uskutočňovaných Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate prostredníctvom tohto odkazu: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bude zahrnutá vo verejnom registri zodpovednej osoby Európskej komisie pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00491