PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL
Această declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Operațiunea de prelucrare: Organizarea și publicarea conferinței ENDORSE 2023
Operatorul de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, Unitatea A.1 („Standardizare”)
Referința înregistrării: DPR-EC-00491
Cuprins
- Introducere
- De ce și cum vă prelucrăm datele personale?
- Care este temeiul juridic pe baza căruia prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
- Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?
- Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
- Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
- Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?
- Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?
- Coordonate de contact
- Mai multe informații
1. Introducere
Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) și-a asumat angajamentul de a asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal și respectarea vieții dumneavoastră private. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date (de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001).
Această declarație de confidențialitate explică motivul pentru care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal, modul în care colectăm, gestionăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație se precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.
Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Invitație/Preînregistrare/Înregistrare” referitoare la conferința ENDORSE organizată de unitatea D.1 („Relații cu părțile interesate”), în colaborare cu unitatea A.1 („Standardizare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații.
2. De ce și cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?
Scopul prelucrării datelor: unitățile „Relații cu părțile interesate” și „Standardizare” din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru organizarea și gestionarea conferinței ENDORSE. Printre altele, este vorba despre următoarele operațiuni de prelucrare:
- invitații pentru participanți și vizitatori, inclusiv webinare pregătitoare:
- liste de contact și acțiuni ulterioare, inclusiv sondaje privind gradul de satisfacție;
- compilarea și distribuirea rapoartelor, precum și a observațiilor cu privire la acestea
- buletine informative și publicații;
- în cazul reuniunilor aceluiași grup, garantarea faptului că participanții sunt invitați la reuniunile ulterioare;
- fotografii, prezentări, transmisiuni în direct pe internet și/sau înregistrări audio și video ale webinarelor sau ale vorbitorilor și participanților la eveniment;
- de către comitetul programului:
- întocmirea listei vorbitorilor invitați;
- consultare pentru selectarea principalilor vorbitori; - de către comitetul organizator:
- monitorizarea trimiterii prezentărilor; - publicații despre participanți și proiectele acestora, precum și despre membrii juriului și alte știri despre eveniment pe internet/intranet.
Pentru a asigura transparența informațiilor referitoare la conferință și pentru o bună vizibilitate a evenimentelor aferente, fotografiile, materialele video, prezentările și CV-urile participanților sunt publicate pe site-urile internet ad-hoc (OP și Comisia Europeană) și pe platformele de comunicare socială (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest și Google Plus).
Participanții care doresc ca imaginile care îi reprezintă să nu fie nici înregistrate, nici publicate pe vreun suport pot opta să se retragă contactând operatorul, așa cum se indică în secțiunea 9.
Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, nici pentru crearea de profiluri.
3. Care este temeiul juridic pe baza căruia prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru că:
- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii
- prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
precum și
- deoarece dumneavoastră, ca persoană vizată, ați consimțit ca datele personale să vă fie prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.
Temei juridic suplimentar pentru prelucrare:
- Tratatul privind Uniunea Europeană (articolele 5, 11 și 13) Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (articolele 15 și 244-250).
- Mandatul Oficiului pentru Publicații, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.
- Directiva 2013/37/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 iunie 2013 de modificare a Directivei 2003/98/CE privind reutilizarea informațiilor din sectorul public
- Decizia Comisiei 2011/833/UE din 12 decembrie 2011 privind reutilizarea documentelor Comisiei
- Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii
- Decizia 2009/496/CE a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene, în special articolul 3 alineatul (1) literele (e) și (g)
4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?
Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea A.1 („Standardizare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații poate colecta următoarele categorii de date cu caracter personal care sunt necesare pentru participarea la conferința ENDORSE (toate categoriile de date sunt obligatorii):
Autorii contribuțiilor:
- Date de contact: prenume, nume de familie, organizația și funcția deținută, adresă de e-mail (privată sau profesională), număr de telefon, țară de origine, adresă profesională și conturile de pe platformele de comunicare socială;
- Educație și/sau experiență profesională (biografie);
- Detalii cu privire la contribuția transmisă (titlul rezumatului, scurtă descriere, obiectivele contribuției, public-țintă și materiale necesare)
Vizitatorii la eveniment
- Date de contact: prenume, nume de familie, organizația și funcția deținută, țară de origine, adresă de e-mail (privată sau profesională), adresă profesională.
Membrii comitetului programului:
- Date de contact: prenume, nume de familie, organizație, adresă de e-mail (privată sau profesională), număr de telefon, țară de origine, adresă profesională și conturile de pe platformele de comunicare socială. Furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie dacă doriți să participați la eveniment în unul din rolurile descrise mai sus.
5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?
Unitățile „Relații cu părțile interesate” și „Standardizare” din cadrul Oficiului pentru Publicații păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pe perioada de timp necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării acestora, și anume pentru organizarea conferinței și eventualele acțiuni ulterioare necesare. Toate datele cu caracter personal vor fi șterse din bazele de date după 1 an de la ultima acțiune întreprinsă, cu excepția înregistrării reuniunilor transmise în direct pe internet, care vor fi păstrate timp de 2 ani înainte de a fi șterse. În plus, pentru seminarele anuale organizate la Oficiul pentru Publicații pentru direcțiile generale ale Comisiei, agențiile UE și reprezentanțele Comisiei, datele cu caracter personal sunt păstrate ca parte a unei liste de date de contact partajate la nivel intern între serviciile Comisiei Europene, atâta timp cât persoana vizată este persoană de contact pentru Oficiul pentru Publicații. Puteți solicita în orice moment eliminarea datelor dumneavoastră de pe această listă.
6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.
Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor [RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679].
Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.
7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?
Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.
Informațiile pe care le colectăm vor fi partajate cu contractanții care coordonează înregistrarea la eveniment, organizarea tehnică și monitorizarea, precum și cu EasyChair (pentru gestionarea conferinței). Oficiul pentru Publicații nu va divulga datele cu caracter personal terților pentru a fi utilizate în scop de marketing direct.
Platforme de comunicare socială
Utilizăm platformele de comunicare socială pentru a informa și promova conferința ENDORSE prin canale actuale, utilizate pe scară largă De exemplu, puteți urmări materialele video pe care le încărcăm pe pagina de YouTube a Oficiului pentru Publicații și puteți accesa de pe site-ul nostru linkurile către Twitter, Instagram și LinkedIn.
Twitter, Instagram, YouTube și LinkedIn nu instalează module cookie atunci când încărcați paginile site-ului nostru pe dispozitivul dumneavoastră și faceți clic pe câmpurile respective pentru a vă conecta la aceste servicii.
Pe site-ul nostru puteți viziona materiale video referitoare la conferință, acestea fiind stocate pe YouTube. În cazul în care faceți clic pe „play”, pe calculatorul sau dispozitivul dumneavoastră va fi instalat un cookie YouTube. Dacă nu faceți clic pe niciun material video, nu va fi instalat niciun cookie.
Utilizarea platformelor de comunicare socială nu implică în niciun fel susținerea acestora sau a politicilor lor de confidențialitate. Dacă se întâmplă ca platforma să nu fie disponibilă, nu ne asumăm nicio responsabilitate pentru lipsa serviciului în această perioadă de indisponibilitate.
Vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale platformelor Twitter, LinkedIn, Instagram și YouTube. Acestea explică politica fiecărei companii în materie de colectare, prelucrare și utilizare a datelor, drepturile dumneavoastră și modul în care vă puteți proteja viața privată atunci când utilizați aceste servicii.
Aplicația pentru conferințe
Oficiul pentru Publicații utilizează aplicația pentru conferințe Sli.do (https://www.sli.do/) pentru dispozitive mobile. Aceasta este concepută pentru a ajuta entitățile înregistrate să participe la conferința ENDORSE, răspunzând la sondaje, făcând schimb de opinii și punând întrebări. Entitățile înregistrate sunt încurajate (dar nu sunt obligate) să descarce sau să utilizeze aplicația pentru conferințe.
Atunci când utilizează aplicația pentru conferințe, participanții vor trebui să creeze un nume de utilizator. Contul va conține prenumele, numele, funcția și adresa de e-mail (a se vedea https://accounts.sli.do/signup).
Secțiunea „Ask/comment/vote” din cadrul aplicației le permite invitaților să participe la conferință. Întrebările și observațiile primite din partea participanților, precum și agregarea rezultatelor sondajelor care au loc în timpul sesiunii publice a conferinței vor fi afișate pe un ecran în sala de conferințe. Înainte de a fi afișate, informațiile vor fi analizate de moderatori (prestatorul de servicii și Oficiul pentru Publicații) pentru a verifica, în măsura posibilului, autenticitatea identității expeditorului și relevanța conținutului mesajului/întrebării.
Serviciile acoperite de aplicația Sli.do nu intră în responsabilitatea Oficiului pentru Publicații. Vă invităm să consultați avizele privind protecția datelor ale furnizorului de servicii.
Oficiul pentru Publicații utilizează, de asemenea, instrumentul de conferință EasyChair (https://easychair.org/). Acest instrument va fi utilizat de comitetul programului și ajută la gestionarea propunerilor pe suport de hârtie pentru conferința ENDORSE, la revizuirea documentelor, la editarea programului și la pregătirea lucrărilor conferinței.
EasyChair colectează date care, în mod normal, sunt solicitate de organizatorii de conferințe. Acestea includ numele, adresa de e-mail, adresa de corespondență, pagina web, țara, afilierea și numărul de telefon. 6. Prelucrarea datelor cu caracter personal de către EasyChair respectă RGPD, iar datele sunt utilizate și păstrate numai în scopul conferinței ENDORSE.
Platforma web pentru reuniuni
Pentru a găzdui reuniuni pe internet, vom utiliza instrumentul terț „Cisco WebEx”. Când vă înregistrați și vă conectați la conferința ENDORSE, Cisco WebEx colectează o serie de informații despre dumneavoastră: numele, adresa de e-mail, parola, adresa IP, browserul, numărul de telefon (opțional), adresa poștală (opțional), regiunea geografică, avatarul (opțional), informațiile privind utilizatorul incluse în repertoriul activ al clientului (dacă este sincronizat), identificatorul unic de utilizator (UUID). Cisco WebEx și subcontractantul său ICF Next au acces la aceste date, care sunt găzduite pe servere din Uniunea Europeană.
Pentru informații detaliate cu privire la utilizarea Cisco WebEx de către Comisia Europeană, a se vedea evidența activităților de prelucrare DPR-EC-05006 (Service de Web Conference - Webex)
Informații detaliate despre politicile CISCO WebEx privind confidențialitatea datelor sunt disponibile, de asemenea, la adresa: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.
8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?
În calitate de „persoană vizată”, în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau dreptul la portabilitatea datelor.
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).
Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unităților „Relații cu părțile interesate” și „Standardizare” din cadrul Oficiului pentru Publicații pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin notificarea operatorului de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea respectivă.
Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. În caz de necesitate puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).
9. Coordonate de contact
- Operatorul de date
Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări ori preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date al Oficiului pentru Publicații (OP):
- Unitatea „Relații cu părțile interesate” (D.1)
E-mail: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu
- Unitatea „Standardizare” (A.1)
E-mail: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu
- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei
Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) în legătură cu orice aspect referitor la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.
Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)
Dacă sunteți de părere că drepturile dumneavoastră în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 au fost încălcate de către operatorul de date ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți depune o plângere și la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu).
10. Mai multe informații
Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie care au fost documentate și care i-au fost notificate. Pentru a consulta registrul, accesați http://ec.europa.eu/dpo-register.
Această operațiune specifică de prelucrare va fi inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-00491