ISIKUANDMETE KAITSE PÕHIMÕTTED

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes antakse ülevaade teie isikuandmete töötlemisest ja kaitsmisest.

Isikuandmete töötlemine: ENDORSE 2023. aasta konverentsi korraldus ja materjalide avaldamine

Vastutav töötleja: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, üksus A.1 „Standardimine“

Viitenumber: DPR-EC-00491

Sisukord

1. Sissejuhatus
2. Mis eesmärgil ja kuidas isikuandmeid töödeldakse?
3. Milline on isikuandmete töötlemise õiguslik alus?
4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?
5. Kui kaua isikuandmeid säilitatakse?
6. Kuidas isikuandmeid kaitstakse?
7. Kellel on juurdepääs Teie isikuandmetele ja kellele neid avaldatakse?
8. Millised on Teie õigused ja kuidas saate neid kasutada?
9. Kontaktandmed
10. Kust leida lisateavet?

1. Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kaitseb isikuandmeid ja austab inimeste eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001.

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes on selgitatud, millisel eesmärgil isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, töödeldakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised on Teie õigused oma isikuandmete suhtes. Käesolevas dokumendis on ka toodud selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole on Teil võimalik oma õiguste kaitseks pöörduda, ning komisjoni isikuandmete kaitse ametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.

Järgnev teave käsitleb väljaannete talituse üksuste D.1 „Suhted sidusrühmadega“ ja A.1 „Standardimine“ ühist isikuandmete töötlemist „Kutse / eelregistreerimine / registreerimine“ ENDORSE konverentsi läbiviimise käigus.

2. Mis eesmärgil ja kuidas isikuandmeid töödeldakse?

Töötlemise eesmärk. Väljaannete talituse üksused „Suhted sidusrühmadega“ ja „Standardimine“ koguvad ja kasutavad Teie isikuandmeid ENDORSE konverentsi korraldamise ja läbiviimise jaoks. Seejuures teostatakse järgmisi töötlemistoiminguid:

• kutsete, sealhulgas ettevalmistavate veebiseminaride kutsete saatmine osalejatele ja külalistele:
  - kontaktandmete nimekirjade koostamine ja muud toimingud, näiteks rahulolu-uuringute läbiviimine
  - aruannete koostamine ja jagamine ning neile tagasiside kogumine
  - uudiskirjad ja väljaanded

• kui sama rühm kohtub korduvalt, siis tagatakse, et kõik osalenud kutsutakse ka järgmistele koosolekutele
• veebiseminaride ning ettekande esitajate ja osalejate voogedastus ja/või audio- ja videosalvestised, samuti fotod või muud pildid ja ettekanded
• programmikomitee töötlemistoimingud:
  - kutsutud ettekande esitajate nimekirja koostamine
  - konsulteerimine peaettekande esitajate valimisel
• korralduskomitee töötlemistoimingud:
  - ettekandematerjalide töötlemise jälgimine
• internetis ja intranetis osalejaid ja nende projekte ning žürii liikmeid puudutavad väljaanded, samuti muud ürituse uudised.

Konverentsi ürituste tutvustamise ja konverentsiteabe levitamise huvides avaldatakse osalejate ettekanded ja elulookirjeldused ning fotod ja videod neist spetsiaalsetel väljaannete talituse portaali ja Euroopa Komisjoni veebilehtedel ning sotsiaalmeedias (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest ja Google Plus).

Osalejad, kes ei soovi, et neist salvestataks või avaldataks visuaalmaterjali, võivad selle ära keelata. Selleks tuleb ühendust võtta vastutava töötlejaga (vt punkt 9).

Isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste tegemiseks, näiteks profiilianalüüsiks.

3. Milline on isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Töötleme isikuandmeid järgmistel põhjustel:

- isikuandmete töötlemine on vajalik üldiste huvidega seotud ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks

- nende töötlemine on vajalik vastutava töötleja õiguslikult siduva kohustuse täitmiseks

ja

- andmesubjekt on andnud nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks ühel või mitmel konkreetsel eesmärgil.

Töötlemise muud õiguslikud alused:

• Euroopa Liidu lepingu artiklid 5, 11 ja 13 Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklid 15 ja 244–250
• väljaannete talituse pädevus vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, Euroopa Kohtu, kontrollikoja, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ja Regioonide Komitee 26. juuni 2009. aasta otsusele 2009/496/EÜ, Euratom Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduse ja toimimise kohta
• Euroopa Parlamendi ja nõukogu 26. juuni 2013. aasta direktiiv 2013/37/EL, millega muudetakse direktiivi 2003/98/EÜ avaliku sektori valduses oleva teabe taaskasutamise kohta
• komisjoni 12. detsembri 2011. aasta otsus 2011/833/EL komisjoni dokumentide taaskasutamise kohta
• Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrus (EL, Euratom) 2018/1046, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid
• Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, Euroopa Kohtu, kontrollikoja, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ja Regioonide Komitee 26. juuni 2009. aasta otsus 2009/496/EÜ Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduse ja toimimise kohta, eriti selle artikli 3 lõike 1 punktid e ja g.

4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?

Selle töötlemise käigus võib väljaannete talituse üksus A.1 „Standardimine“ koguda järgmist liiki isikuandmeid, mille esitamine on ENDORSE konverentsil osalemiseks nõutav.

Ettekande esitajad:

• kontaktandmed: eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon ja ametikoht, e-post (isiklik või töömeil), telefoninumber, päritoluriik, töökoha aadress ja sotsiaalmeedia kontodel kasutatavad nimed
• haridus- ja/või tööalane taust (elulugu)
• esitatud ettekande andmed (ettekande kokkuvõtte pealkiri ja lühikirjeldus ning ettekande eesmärgid, sihtrühm ja selle esitamiseks vajalik materjal).

Külalised:

• kontaktandmed: eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon ja ametikoht, päritoluriik, e-post (isiklik või töömeil), töökoha aadress.

Programmikomitee liikmed:

• kontaktandmed: eesnimi, perekonnanimi, organisatsioon, e-post (isiklik või töömeil), telefoninumber, elukohariik, töökoha aadress ja sotsiaalmeedia kontodel kasutatavad nimed. Kui soovite üritusel osaleda mõnes eespool nimetatud rollis, siis tuleb Teil need isikuandmed esitada.

5. Kui kaua isikuandmeid säilitatakse?

Väljaannete talituse üksused „Suhted sidusrühmadega“ ja „Standardimine“ säilitavad Teie isikuandmeid ainult seni, kuni vaja nende kogumise eesmärgi täitmiseks ja edasiseks töötlemiseks, s.t korraldada konverentsi ja teha muid konverentsi eesmärkide saavutamiseks vajalikke toiminguid. Kõik isikuandmed kustutatakse andmebaasidest üks aasta pärast viimast konverentsiga seotud toimingut, välja arvatud veebis ülekantavate koosolekute salvestised, mis kustutatakse pärast kaheaastast alleshoidmist. Mis puudutab väljaannete talituse kontaktisikuks olevate andmesubjektide isikuandmeid, siis väljaannete talituses peetavate iga-aastaste komisjoni peadirektoraatide, ELi ametite ja komisjoni esinduste seminaride kontaktisikute andmed kantakse kontaktandmete nimekirja, mida saavad kasutada ka teised Euroopa Komisjoni talitused. Te võite igal ajal paluda, et Teie nimi sellest kontaktandmete nimekirjast kustutataks.

6. Kuidas isikuandmeid kaitstakse?

Kõiki digitaalseid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üleslaaditud andmestikud jne) hoitakse Euroopa Komisjoni serverites. Kõik töötlemistoimingud tehakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Komisjoni töövõtjad peavad järgima konkreetset lepingutingimust, mis puudutab isikuandmete töötlemist komisjoni nimel, ning konfidentsiaalsuskohustust, mis tuleneb isikuandmete kaitse üldmäärusest (määrus (EL) 2016/679).

Komisjonil on isikuandmete kaitseks mitmesugused tehnilised ja korralduslikud vahendid. Tehniliste vahenditega tagatakse võrguturve ning välditakse andmete kaotsimineku, andmete muutmise ja neile loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest tulenevat riski ja töödeldavate isikuandmete laadi. Korralduslike vahenditega tagatakse, et juurdepääsu isikuandmetele saavad ainult vastava loaga isikud, kellel on vaja neid teada teatava andmetöötlustoimingu tegemiseks.

7. Kellel on juurdepääs Teie isikuandmetele ja kellele neid avaldatakse?

Teie isikuandmetele on juurdepääs ainult andmete töötlemisega tegelevatel Euroopa Komisjoni töötajatel ja volitatud töötajatel, kellel on vaja neid teada. Need töötajad on kohustatud kinni pidama õigusaktides sätestatud ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

Kogutavat teavet jagatakse töövõtjatega, kes koordineerivad üritusele registreerimist, tehnilist korraldamist ja muid toiminguid, ning platvormiga EasyChair konverentsi läbiviimise huvides. Väljaannete talitus ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele otseturunduse eesmärgil.

Sotsiaalmeedia

Me kasutame sotsiaalmeediat, et tutvustada ja populariseerida ENDORSE konverentsi laia levikuga kaasaegsete kanalite kaudu. Nii näiteks laadime me videoid üles väljaannete talituse YouTube’i lehele ning avaldame oma veebisaidil Twitteri, Instagrami ja LinkedIni linke.

Ei Twitter, Instagram, YouTube ega LinkedIn kasuta küpsisfaile, kui laadite meie veebilehti oma seadmesse ja klõpsate vastavatel väljadel nende teenustega ühenduse loomiseks.

Konverentsi videoid saab vaadata meie veebisaidil. Neid esitatakse YouTube’i videovaaturi abil. Kui klõpsate video vaatamiseks videol oleval nupul „Play“, paigaldatakse Teie arvutisse või seadmesse YouTube’i küpsisfail. Kui ühelgi videol ei klõpsata, siis küpsisfaili ei paigaldata.

Sotsiaalmeedia kasutamine ei tähenda mingil juhul selle kanalite soovitamist või nende isikuandmete kaitse põhimõtete heakskiitmist. Kui üks või mitu sotsiaalmeedia kanalit ei ole mingil ajal kättesaadavad, siis meie teenuse puudumise eest ei vastuta.

Soovitame Teil endil lugeda Twitteri, LinkedIni, Instagrami ja YouTube’i isikuandmete kaitse põhimõtteid. Neis selgitatakse iga ettevõte isikuandmete kogumise, töötlemise ja kasutamise põhimõtteid ning kasutajate õigusi ja seda, kuidas kasutajad saavad kaitsta oma isikuandmeid nende teenuste kasutamisel.

Konverentsiäpp

Väljaannete talitus kasutab mobiilseadmete jaoks mõeldud konverentsiäppi Sli.do (https://www.sli.do/). See rakendus aitab registreerunutel ENDORSE konverentsil osaleda – vastata küsitlustele ning esitada arvamusi ja küsimusi. Registreerunutel soovitatakse küll konverentsiäpp alla laadida ja seda kasutada, kuid see ei ole tingimata vajalik.

Konverentsiäpi kasutamiseks tuleb osalejal luua kasutajakonto. Selleks on vaja ees- ja perekonnanime, ametinimetust ja e-posti aadressi (vt https://accounts.sli.do/signup).

Konverentsil saab osaleda äpi jaotise „Küsi, kommenteeri ja hääleta“ kaudu. Osalejate küsimused ja kommentaarid ning konverentsi avalikul istungil toimuvate küsitluste tulemused kuvatakse konverentsiruumi ekraanil. Teavet ei kuvata enne, kui moderaatorid (teenuseosutaja ja väljaannete talitus) on seda analüüsinud, et kontrollida võimaluste piires saatja isikut ja sõnumi või küsimuse teemakohasust.

Väljaannete talitus ei vastuta Sli.do äpi kaudu pakutavate teenuste eest. Soovitame osalejatel tutvuda selle teenuseosutaja isikuandmete kaitse põhimõtetega.

Väljaannete talitus kasutab ka platvormi EasyChair (https://easychair.org/). Programmikomitee kasutab seda lahendust ENDORSE konverentsile paberkandjal esitatavate ettekannete haldamiseks, ettekannete läbivaatamiseks, programmi koostamiseks ja konverentsimaterjali ettevalmistamiseks.

EasyChair kogub andmeid, mida konverentside korraldajad ikka koguvad. Need andmed on nimi, e-posti aadress, postiaadress, veebilehe aadress, riik, organisatsiooni nimi ja telefoninumber. EasyChair töötleb isikuandmeid kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega ning isikuandmeid kasutatakse ja säilitatakse ainult ENDORSE konverentsi jaoks.

Veebipõhine koosolekuplatvorm

Me kasutame veebikoosolekute korraldamiseks kolmanda isiku pakutavat rakendust „Cisco WebEx“. Kui registreerute ENDORSE konverentsile ja loote sellega ühenduse, kogub Cisco WebEx järgmisi andmeid: Teie nimi, e-posti aadress, salasõna, IP-aadress, veebilehitseja, telefoninumber (mittekohustuslik), postiaadressi (mittekohustuslik), geograafiline piirkond, avatar (mittekohustuslik), kliendi kasutatavas kataloogis olev kasutajateave (niivõrd, kuivõrd kui see on sünkroniseeritud) ning kordumatu kasutajatunnus. Neid andmeid hoitakse Euroopa Liidu serverites, kuid Cisco WebEx ja tema lepingupartner ICF Next saavad neid kasutada.

Seda, kuidas Cisco WebExi Euroopa Komisjonis kasutatakse, on põhjalikult selgitatud töötlemisprotokollis DPR-EC-05006 (Service de Web Conference (Webex)).

Üksikasjalik teave CISCO WebExi isikuandmete kaitse põhimõtete kohta on kättesaadav ka aadressil https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Millised on Teie õigused ja kuidas saate neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on Teil andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada ning õigus piirata oma isikuandmete töötlemist. Teatavatel juhtudel on Teil õigus andmete töötlemine vaidlustada, samuti on Teil õigus andmete ülekandmisele.

Teil on õigus esitada artikli 5 lõike 1 punkti a alusel seaduslikult toimuva isikuandmete töötlemise kohta vastuväiteid.

Olete nõustunud usaldama oma isikuandmed töötlemiseks väljaannete talituse üksustele „Suhted sidusrühmadega“ ja „Standardimine“. Saate oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, kui esitate sellekohase soovi vastutavale töötlejale. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

Oma õigusi saate kasutada, kui võtate ühendust isikuandmete vastutava töötlejaga, vaidluse korral aga komisjoni isikuandmete kaitse ametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed leiate punktist 9.

Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage oma taotluses nende kirjeldus (s.t punktis 10 osutatud viitenumber või -numbrid).

9. Kontaktandmed

• Vastutav töötleja

Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada oma isikuandmete kogumise ja kasutamise kohta kaebuse, palume võtta ühendust isikuandmete vastutava töötleja – väljaannete talitusega:

• üksus „Suhted sidusrühmadega“ (D.1)

e-post: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• üksus „Standardimine“ (A.1)

e-post: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

Euroopa Komisjoni isikuandmete kaitse ametnik

Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta määruse (EL) 2018/1725 kohaselt, võite ühendust võtta isikuandmete kaitse ametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Euroopa Andmekaitseinspektor

Kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725, võite esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile (edps@edps.europa.eu).

10. Kust leida lisateavet?

Komisjoni isikuandmete kaitse ametnik peab avalikku registrit kõikidest komisjoni isikuandmete töötlemise dokumenteeritud juhtumitest, millest talle on teatatud. Registriga saate tutvuda aadressil http://ec.europa.eu/dpo-register.

See konkreetne töötlemine kantakse komisjoni isikuandmete kaitse ametniku avalikku registrisse viitenumbriga DPR-EC-00491.