Isikuandmete kaitse põhimõtted

Töötlemistoiming: Euroopa Liidu Väljaannete Talituse veebisait (Väljaannete talituse portaal)

Vastutav töötleja: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, üksus A.5, „Portaal ja veebiteenused“

Registriviide: DPR-EC-00449

1. Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kohustub kaitsma Teie isikuandmeid ja austama Teie privaatsust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusega (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist (ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001).

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes selgitatakse, miks Teie isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, kuidas kõiki esitatud isikuandmeid käsitletakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised õigused Teil on seoses oma isikuandmetega. Samuti on siin esitatud selle vastutava töötleja kontaktandmed, kelle poole saate oma õiguste kasutamiseks pöörduda, ning andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.

Allpool on esitatud teave Euroopa Liidu Väljaannete Talituse veebisaidiga (Väljaannete talituse portaal) seotud töötlemise kohta, mida teostab Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus C.1 „Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaal“.

2. Miks me Teie andmeid kogume, säilitame ja töötleme?

Töötlemistoimingu eesmärk. Väljaannete talituse üksus A.5 „Portaal ja veebiteenused“ kogub ja kasutab Teie isikuandmeid kasutajate registreerimiseks portaali veebisaidil, sealhulgas seoses paberkandjal väljaannete tellimise teenustega lehel „ELi väljaanded“ ning funktsiooniga „Väljaannete talituse assistent“.

Kasutaja registreerimine: see töötlemistoiming seisneb isikuandmeid sisaldava nimekirja pidamises andmebaasis. Andmeid kasutatakse anonüümselt ka uuringuteks ja/või statistilistel eesmärkidel, et parandada teenuse kvaliteeti.

„Väljaannete talituse assistent“: see funktsioon (aken veebilehel) võimaldab kasutajatel esitada standardküsimusi portaali teenuste ja saadavalolevate väljaannete kohta. Võite esitada küsimusi kirjalikult või suuliselt. Suuliste küsimuste puhul kasutab „Väljaannete talituse assistent“ juturobotit „Publio“. Juturobot registreerib audiosisendi (Teie suulised küsimused) ja saadab selle kõnetuvastusseadmesse, mis muundab kõne tekstiks. Audiosisendit töödeldakse serveris Microsoft Azure. Seejärel kuvab „Väljaannete talituse assistent“ audiosisendi kõnetuvastusseadme poolt tõlgitud sõnadega, enne kui kuvab standardvastuse nii kirjalikult kui ka automatiseeritud heli abil. See suhtlus on hetkeline ja ajutine. „Väljaannete talituse assistendi“ akna sulgemisel kustutatakse kogu suhtlus. Heli, esitatud küsimusi ega vastuseid ei salvestata.

Isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste tegemiseks, näiteks profiilianalüüsiks.

3. Millisel õiguslikul alusel me Teie isikuandmeid töötleme?

Töötleme Teie isikuandmeid, sest

- nende töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks;

ning

- kui olete andmesubjektina andnud nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks ühel või mitmel konkreetsel eesmärgil.

Kui esitate Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaali kaudu tellimuse, on Teie isikuandmete töötlemine vajalik Teie tellimuse täitmiseks.

Töötlemise õiguslik alus: väljaannete talituse volitused vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu, komisjoni, Euroopa Kohtu, kontrollikoja, Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ja Regioonide Komitee 26. juuni 2009. aasta otsusele 2009/496/EÜ, Euratom Euroopa Liidu Väljaannete Talituse korralduse ja toimimise kohta.

4. Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?

Töötlemistoimingu tegemiseks kogub Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksus C.1 „Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaal“ järgmist liiki isikuandmeid.

Kohustuslikud andmed täieliku konto loomiseks:

• Eesnimi
• Perekonnanimi
• E-posti aadress
• Salasõna (krüpteeritud)

Kohustuslikud andmed ühekordse sisselogimisega konto kasutamiseks (andmed võetakse väliselt teenuselt, nagu Facebook, Twitter või EU Login):

• Kasutajanimi
• E-post (Twitteri puhul mitte)
• Eesnimi
• Perekonnanimi

Vabatahtlikud andmed:

• Telefoninumber
• Huvipakkuv teema
• Eelistatud roll
• Aadressi liik
• Eesnimi (võib kohustuslikest andmetest erineda)
• Perekonnanimi (võib kohustuslikest andmetest erineda)
• Postiaadress
• Sihtnumber
• Linn
• Riik
• E-post (võib kohustuslikust aadressist erinev olla)
• Telefoninumber
• Isiku liik
• Organisatsioon
• Osakond
• Amet

Isikuandmete esitamine Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaali sirvimiseks ei ole kohustuslik. Isikuandmete esitamine on aga kohustuslik, kui soovite kasutada täiendavaid konto teenuseid nagu „Minu aadressid“, „Minu loetelud“, „Minu vidinad“, „Minu tellimused“, „Minu profiil“, „Minu teavitused“, „Minu märkused“, „Minu hinded“, „Minu otsingud“ ja „Minu RSS-kanalid“.

Samuti on isikuandmete esitamine kohustuslik, kui tellite trükiväljaande kojusaatmise.

Funktsioon „Väljaannete talituse assistent“

• Hääl (kui suhtlete assistendiga suuliselt)

5. Kui kaua me Teie isikuandmeid säilitame?

Väljaannete talituse üksus A.5 „Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaal“ säilitab Teie isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik andmete kogumise eesmärgi täitmiseks või nende töötlemiseks, eelkõige soovitud teenuste osutamise jaoks. Kui loote täieliku konto, saate te oma isikuandmed soovi korral ise kustutada (valik „Kustuta konto“).

Kui Te ei ole kontot kolm aastat kasutanud, saadame Teile selle ajavahemiku möödumisel sellekohase sõnumi. Kui Te sõnumile ühe kuu jooksul ei vasta, kustutame Teie konto automaatselt.

6. Kuidas me kaitseme Teie isikuandmeid?

Kõiki elektroonilises vormis olevaid isikuandmeid (e-kirjad, dokumendid, andmebaasid, üles laaditud andmehulgad jms) hoitakse:
- platvormil MS Azure Cloud (Europe), mida haldavad esmased töövõtjad SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI) Rumeeniast ning ARHS Spikeseed S.A. Luksemburgist, kes vastutavad väljaannete talituse portaali rakendamise eest;
- platvormil MS Azure Cloud (Europe), mida haldab töövõtja Tremend Software Consulting S.R.L. Rumeeniast, kes vastutab väljaannete talituse talitluspidevuse eest;
- töövõtja Paragon Supply Services (Prantsusmaa), kes vastutab tellimuste füüsilise käitlemise eest, serverites.
Alltöövõtjad, kes panustavad funktsiooni „Väljaannete talituse assistent“ (Publio): Pureinsights Technology Ltd (Ühendkuningriik) ning Wisevoice AI (Rumeenia).

Kõik töötlemistoimingud tehakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Komisjoni töövõtjad peavad järgima lepingu eritingimust, mis puudutab isikuandmete töötlemist komisjoni nimel, ning konfidentsiaalsuskohustust, mis tuleneb isikuandmete kaitse üldmäärusest (määrus (EL) 2016/679).

Komisjon tagab Teie isikuandmete kaitse mitmesuguste tehniliste ja korralduslike vahenditega. Tehniliste vahenditega tagatakse võrguturvalisus ning välditakse andmete kaotsimineku, nende muutmise ja neile loata juurdepääsu ohtu, võttes arvesse töötlemisest tulenevat riski ja töödeldavate isikuandmete laadi. Korralduslike vahenditega tagatakse, et isikuandmetele saavad juurdepääsu ainult volitatud isikud, kellel on õigustatud vajadus nendega tutvuda andmetöötlustoimingute tegemiseks.

7. Kes pääsevad juurde Teie isikuandmetele ja kellele neid avaldatakse?

Teie isikuandmetele pääsevad ligi komisjoni töötajad, kes vastutavad selle andmetöötlustoimingu eest, ja volitatud töötajad üksnes teadmisvajaduse põhimõtte kohaselt. Need töötajad peavad kinni pidama seadusjärgsetest ja vajaduse korral ka muudest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

Juurdepääs Teie isikuandmetele antakse ka töövõtjale (SIMAVI ja ARHS Spikeseed S.A.), kes vastutavad rakenduse haldamise eest, ning töövõtjale Tremend Software Consulting S.R.L, kes vastutab talituspidevuse eest.

Kui kasutate „Väljaannete talituse assistendi“ (Publio) kõnefunktsiooni, töödeldakse häälandmeid süsteemides, mida pakuvad alltöövõtjad Pureinsights Technology Ltd ja Wisevoice AI.

Kui esitate trükiversiooni väljaande tellimuse Euroopa Liidu Väljaannete Talituse ELi väljaannete osas, töötleb Teie isikuandmeid tellimuste täitmise eest vastutav töövõtja (praegu Paragon Supply Services Prantsusmaalt). Selle töötlemistoimingu suhtes kohaldatakse isikuandmete kaitse põhimõtteid, mis tehakse Teile kättesaadavaks pärast tellimuse täitmist.

Teavet, mida me kogume, ei anta ühelegi kolmandale isikule.

8. Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklite 14–25) kohaselt on Teil andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja kustutada ning õigus piirata oma isikuandmete töötlemist. Vajaduse korral on Teil õigus andmete töötlemine ka vaidlustada või neid ühest süsteemist teise üle kanda.

Kasutajaprofiili registreerimisega portaalis olete nõustunud esitama oma isikuandmed väljaannete talituse üksusele C.1 „Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaal“. Võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, teatades sellest vastutavale töötlejale. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne selle tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.

Oma õiguste kasutamist käsitlevates küsimustes saate ühendust võtta vastutava töötleja või vastuolude korral andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Kontaktandmed on esitatud punktis 9.

Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage palun oma taotluses nende kirjeldus (st registriviide või -viited vastavalt punktis 10 osutatule).

9. Kontaktandmed

- Vastutav töötleja

Kui soovite kasutada oma määruse (EL) 2018/1725 kohaseid õigusi või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse seoses Teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, võtke palun ühendust Euroopa Liidu Väljaannete Talituse üksuse C.1 „Euroopa Liidu Väljaannete Talituse portaal“ vastutava töötlejaga.

- Komisjoni andmekaitseametnik

Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete määruse (EL) 2018/1725 kohase töötlemise kohta, võite võtta ühendust andmekaitseametnikuga (data-protection-officer@ec.europa.eu).

- Euroopa Andmekaitseinspektor

Teil on õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile (dps@edps.europa.eu), kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.

10. Kust leida lisateavet?

Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit kõigist komisjoni tehtavatest isikuandmete töötlemise toimingutest, mis on dokumenteeritud ja talle teatavaks tehtud. Registriga saate tutvuda aadressil http://ec.europa.eu/dpo-register

Selle konkreetse töötlemistoimingu kirjeldus on kantud andmekaitseametniku hallatavasse avalikku registrisse viitenumbriga DPR-EC-00449