SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Behandling: Publikationsbyråns nyhetsbrev

Personuppgiftsansvarig: Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.1, Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet

Referensnummer: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Inledning

Europeiska kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till om du vill utöva dina rättigheter, och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller Publikationsbyråns nyhetsbrev och som utförs av Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.1, ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet”.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syfte med behandlingen: Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.1, ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet”, samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna skicka dig vårt återkommande nyhetsbrev, som innehåller ett urval av aktuella EU-publikationer om olika ämnen, bland annat ekonomi och forskning.

Uppgiftsbehandlingen består i att vi sparar dina personuppgifter i en databas.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter när

behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning,

du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.

4. Vilka personuppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande personuppgifter:

Obligatoriska uppgifter:

• Mejladress

5. Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling, det vill säga för att kunna erbjuda dig våra tjänster.

När du begär att få prenumerera på nyhetsbrevet sparas ditt mejl i två år. När du begär att få avsluta prenumerationen sparas ditt mejl i fem år.

6. Hur skyddas uppgifterna?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens servrar. Europeiska unionens publikationsbyrå använder Corporate Newsroom. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla kraven avseende konfidentialitet enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig personal från Europeiska unionens publikationsbyrå med ansvar för uppgiftsbehandlingen och underleverantörers behöriga personal som behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa gällande regler och eventuella avtal om konfidentialitet.

Alla personuppgifter som behandlas sparas på servrar som finns på EU:s territorium.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt att invända mot behandlingen och att flytta dina uppgifter (dataportabilitet).

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.1, ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet”, för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Om ni inte kommer överens kan du vända dig till kommissionens dataskyddsombud eller vid behov Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter under punkt 9 nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

• Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga (OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu).

• Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta dataskyddsombudet (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvarigas behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Registret hittar du på http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats i dataskyddsombudets register med referensnumret DPR-EC-03928. Den behandling som gäller Corporate Newsroom, det verktyg som används för att skicka ut Publikationsbyråns nyhetsbrev, har registrerats med referensnumret DPR-EC-00841.