SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

Behandling: Det integrerade systemet för logistikförvaltning (ILMS)

Personuppgiftsansvarig: Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.4 ”Tryckning och distribution”

Referens: DPR-EC-00515

Innehåll

  1. Inledning
  2. Varför samlar ni in, sparar och behandlar mina personuppgifter?
  3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
  4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?
  5. Hur länge sparar ni uppgifterna?
  6. Hur skyddar ni mina uppgifter?
  7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
  8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
  9. Vem kan jag kontakta?
  10. Var hittar jag mer information?

Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG.

I det här meddelandet förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in, varför och hur. Du får också veta hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller det integrerade systemet för logistikförvaltning (ILMS) och som sköts av EU:s publikationsbyrå, enhet D.4 ”Tryckning och distribution”.

Varför samlar ni in, sparar och behandlar mina personuppgifter?

Syfte: Publikationsbyråns enhet D.4 ”Tryckning och distribution” samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna administrera sina lager, utföra dina beställningar och ge dig efterfrågade logistiktjänster.

Dina uppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

- Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

- Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.

Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande typer av personuppgifter:

1. Uppgifter om registrerade användare (som har användar-id och lösenord för ILMS) och uppgifter som behövs för att hantera åtkomst och behörighet:

  • Användarnamn
  • Användarprofil
  • Användar-id
  • Telefonnummer
  • Mejladress
  • Leveransadress
  • Faktureringsadress(er) (bara användare av Advance Shipment Notice [ASN])
  • Administrativ enhet (bara EU-personal)
  • Företagets namn (bara tryckerier)
  • Språkval (kan ändras när som helst i ILMS)

2. Uppgifter som samlas in för att hantera beställningar:

  • Mottagarens namn
  • Leveransadress
  • Titel och katalognummer på de beställda publikationerna
  • Telefonnummer (bara obligatoriskt vid brådskande leveranser)
  • Mottagarens telefonnummer (bara obligatoriskt vid brådskande leveranser)
  • Mejladress

Du måste lämna personuppgifter för att vi ska kunna erbjuda dig våra tjänster.

Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga tio år efter din beställning.

Hur skyddar ni mina uppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens eller underleverantörernas servrar. All uppgiftsbehandling måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet, risk för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt till dataportabilitet och rätt att invända mot behandlingen.

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 5.1 a.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till EU:s publikationsbyrå, enhet D.4 ”Tryckning och distribution” för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se ”Vem kan jag kontakta?” nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se ”Var hittar jag mer information?” nedan).

Vem kan jag kontakta?

  • Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet D.4 ”Tryckning och distribution” på info@publications.europa.eu.

  • Kommissionens dataskyddsombud

Mejla kommissionens dataskyddsombud om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725.

  • Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen.

Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där personuppgifter behandlas. Gå till registret

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00515 .