VARSTVO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Postopek obdelave podatkov: Postopki v zvezi z avtorskimi pravicami

Urad za publikacije Evropske unije, enota D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“

Referenčna oznaka: DPR-EC-00838

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so navedene informacije glede obdelave podatkov v postopkih v zvezi z avtorskimi pravicami, ki jo izvaja enota D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“ pri Uradu za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke

Namen obdelave podatkov : Enota D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“ pri Uradu za publikacije zbira in uporablja vaše osebne podatke za (a) svetovanje vam v vlogi osebja institucij, organov in agencij EU o avtorskih pravicah v okviru uredniških projektov in/ali (b) upravljanje avtorskih pravic, ki so v lasti EU, da bi državljanom, podjetjem in drugim organom olajšala ponovno uporabo javnih dokumentov EU, vključno z izdajo dovoljenj.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Razlogi za obdelavo vaših osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;

– obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za nas,

in

– kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ste privolili v obdelavo osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov.

Dodatna pravna podlaga za obdelavo:

• Direktiva 2006/116/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006 o trajanju varstva avtorske pravice in določenih sorodnih pravic,
• Sklep 2009/496/ES, Euratom Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije.

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Enota D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“ pri Uradu za publikacije za izvedbo zadevnega postopka obdelave podatkov zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

ime, priimek, elektronski naslov in država vložnika zahtevka; ime organizacije ali podjetja.

Navedba osebnih podatkov je obvezna za obravnavo vašega zahtevka.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke

Enota D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“ pri Uradu za publikacije hrani vaše osebne podatke za izpolnitev namena zbiranja podatkov. Podatke nato arhiviramo za čas trajanja zadevne avtorske pravice oz. za največ 70 let.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) so shranjeni na strežnikih Evropske komisije. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varstvo vaših osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave podatkov, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.

8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“ imate v skladu s poglavjem III (členi 14 do 25) Uredbe (EU) 2018/1725 posebne pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka ali izbrisa ter pravico do omejitve njihove obdelave. Kadar je primerno, imate tudi pravico do ugovora obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).

S tem dajete tudi privolitev, da se vaši osebni podatki posredujejo enoti D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“ pri Uradu za publikacije za namene tega postopka obdelave podatkov. Privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihove kontaktne podatke lahko najdete v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se lahko obrnete na upravljavca podatkov – enoto D.2 „Pogodbe in avtorske pravice“ pri Uradu za publikacije (info@publications.europa.eu).

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje lahko poiščete podrobnejše informacije

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi javni register vseh pri njej dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Register je na voljo na: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v registru pri pooblaščeni osebi za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00838.