VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o
obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.

Postopek obdelave podatkov: Avdiovizualne storitve Urada za publikacije

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije, enota B2, „Multimedijske vsebine in publikacije“

Referenčna oznaka: DPR-EC-13869

Kazalo

1. Uvod
2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?
3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov
4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
6. Kako varujemo vaše osebne podatke?
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?
9. Kontaktni podatki
10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ta uredba razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, kako z njimi ravnamo in jih varujemo, kako te informacije uporabljamo ter katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, ter pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave osebnih podatkov „Avdiovizualne storitve Urada za publikacije“, ki ga izvaja enota B2 „Multimedijske vsebine in publikacije“ pri Uradu za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

Namen postopka obdelave osebnih podatkov: Enota B2 „Multimedijske vsebine in publikacije“ Urada za publikacije zbira in uporablja vaše osebne podatke za lažje delovanje, vzdrževanje in upravljanje avdiovizualnih storitev, ki jih izvaja Urad za publikacije.

Vaši osebni podatki se bodo zbirali, če sodelujete v avdiovizualni produkciji Urada za publikacije ali v njegovem imenu, da se evidentira vaše soglasje za uporabo vaše slike in/ali glasu v taki produkciji. Vaši osebni podatki se zbirajo z vzorčnim obrazcem dovoljenja.

Evidentirani osebni podatki zajemajo poklicne igralce in igralke / napovedovalce in napovedovalke ter državljane in državljanke, ki so bili posneti med intervjuji. Vključuje lahko mladoletnike in osebe z intelektualno oviro.

Osebni podatki se ne bodo uporabljali za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

– če ste kot igralec/-ka oz. napovedovalec/-ka podpisali dovoljenje za izvajalca, ki pripravlja avdiovizualno gradivo, je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka ste, ali za ukrepanje na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe

in

vi kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki (za mladoletne osebe pa vi in zakoniti skrbniki), ste dovolili obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov

Dodatna pravna podlaga za obdelavo:

pooblastilo Urada za publikacije, Sklep 2009/496/ES, Euratom Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?

Za postopek obdelave enota D.1 „Odnosi z deležniki“ pri Uradu za publikacije Evropske unije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Osebni podatki, evidentirani kot avdiovizualna vsebina: vaši zvočni, vizualni in/ali avdiovizualni posnetki
• Identifikacijski podatki: ime, priimek, podpis, podatki o lokaciji (država ali kraj prebivališča)

Navedba teh osebnih podatkov je obvezna za sodelovanje v vsakem avdiovizualnem projektu.

Ker vizualna in avdiovizualna vsebina razkriva rasno ali etnično poreklo, obdelava vključuje te posebne kategorije osebnih podatkov. Poleg tega se lahko v nekaterih okoliščinah (avdiovizualna vsebina o zdravstvenih temah) zajamejo podatki o zdravju. Te osebne podatke obdelujemo šele po pridobitvi vaše izrecne privolitve v standardnem obrazcu Evropske komisije o privolitvi.

Obdelava lahko vključuje tudi podatke v zvezi z ranljivimi posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki (tj. mladoletniki in/ali invalidi):

• fotografije, videoposnetki in zvočni posnetki invalidov, ki se pojavljajo v avdiovizualnih medijih
• fotografije, videoposnetki in zvočni posnetki mladoletnikov, ki se pojavljajo v avdiovizualnih medijih
• fotografije, videoposnetki in zvočni posnetki beguncev iz neevropskih držav

Osebne podatke mladoletnikov in/ali oseb z intelektualno oviro obdelujemo le, če smo pridobili predhodno soglasje uradnega zastopnika ali zakonitega skrbnika s standardnim obrazcem Evropske komisije o privolitvi za zvočno in slikovno snemanje, spletni prenos med sestanki, prireditvami in konferencami. Obdelava je potem zakonita v smislu člena 10(2), točka (a), Uredbe (EU) 2018/1725.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Enota B2 „Multimedijske vsebine in publikacije“ pri Uradu za publikacije hrani osebne podatke samo toliko časa, kolikor je potrebno za zbiranje ali nadaljnjo obdelavo podatkov.

Osebni podatki, vsebovani v sami avdiovizualni produkciji, se lahko trajno hranijo v zgodovinske namene.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke?

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Komisija je za varstvo osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo in spremembo podatkov ter pred nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.

Poleg tega bodo vaše osebne podatke obdelovali naslednji izvajalci:

• cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlin, Nemčija
• European Service Network SA (Consortium), Bruselj, Belgija
• Markenfilm Crossing, Hamburg, Nemčija
• Actimage S.A., Luxembourg, Luksemburg

Zbrane informacije ne bodo posredovane tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, zahtevane z zakonom.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico nasprotovati obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).

S privolitvijo v predložitev vaših podatkov ste privolili, da enota B2 „Multimedijske vsebine in publikacije“ Urada za publikacije uporablja vaše osebne podatke za ta postopek obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 v nadaljevanju.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto B2 „Multimedijske vsebine in publikacije“ pri Uradu za publikacije na naslovu info@publications.europa.eu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji objavi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta specifični postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-13869