VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov in njihovem varstvu.
Postopek obdelave podatkov: Organizacija in objava konference ENDORSE 2025
Urad za publikacije Evropske unije, enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enota A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“
Referenčna oznaka: DPR-EC-00491
1. Uvod
Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ta uredba razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).
V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
V nadaljevanju so predstavljene informacije o postopku obdelave podatkov v zvezi z organizacijo konference ENDORSE 2025, ki ga izvajata enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enota A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“ Urada za publikacije Evropske unije.
2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?
Namen postopka obdelave osebnih podatkov: Enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enota A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“ Urada za publikacije zbirata in uporabljata vaše osebne podatke, da vas lahko povabita na sestanke, informativne dneve, delavnice ali podobne dogodke (v nadaljnjem besedilu: sestanki) z uslužbenci evropskih institucij, organov in agencij, uslužbenci javnih uprav držav članic EU ter širšo javnostjo.
Obdelava vključuje uporabo vaših osebnih podatkov, da se vas lahko povabi in/ali prijavi na sestanek, ki ga organizira Urad za publikacije in poteka v prostorih Urada za publikacije ali na drugi lokaciji.
V izjemnih okoliščinah nevarnosti za javno zdravje lahko obdelava vključuje tudi pripravo seznamov udeležencev bistvenih sestankov Urada za publikacije, ki vključujejo notranje in zunanje sodelavce.
Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.
3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov
Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:
– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije
– obdelava je potrebna za izpolnitev pravne obveznosti, ki velja za upravljavca
ter
– posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dovolil obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov
Dodatna pravna podlaga za obdelavo:
4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?
Za namen tega postopka obdelave lahko enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enota A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“ Urada za publikacije zbirata naslednje kategorije osebnih podatkov, ki so potrebni za udeležbo na sestanku:
- spol (potreben za pravilno naslavljanje)
- ime in priimek
- funkcija
- službeni poštni in elektronski naslov
- službena telefonska številka
- prehranske preference/omejitve
- informacije za varnostne namene (identifikacijska številka uslužbenca ali številka osebne izkaznice oziroma potnega lista; datum rojstva)
- informacije za namene povračila stroškov (informacije o prevozu in nastanitvi; bančni podatki)
- Poleg tega bomo med dogodkom morda snemali fotografije in/ali videoposnetke.
- Kar zadeva sezname udeležencev bistvenih sestankov, ki vključujejo notranje in zunanje sodelavce ter se pripravijo zaradi spremljanja stikov za namene javnega zdravja, so obvezne vse kategorije podatkov, ki lahko vključujejo tudi zasebno telefonsko številko in elektronski naslov, službeni poštni naslov ter čas, datum in prostor sestanka.
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enota A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“ Urada za publikacije hranita vaše osebne podatke le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer za organizacijo sestanka in morebitne nadaljnje dejavnosti, potrebne za namene sestanka. Vsi osebni podatki bodo izbrisani iz podatkovnih zbirk eno leto po zadnji dejavnosti v zvezi s sestankom, z izjemo posnetkov predstavitev na konferenci, ki bodo naloženi in dani na voljo na strani Urada za publikacije Evropske unije na platformi YouTube. Posnetki bodo ostali na platformi YouTube. Poleg tega se osebni podatki za letne seminarje, ki potekajo v Uradu za publikacije za generalne direktorate Komisije, agencije EU in predstavništva Komisije, hranijo kot del kontaktnih seznamov, ki se interno izmenjujejo med službami Evropske komisije, dokler je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, kontaktna oseba za Urad za publikacije. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko kadar koli zahteva izbris svojih podatkov s takega kontaktnega seznama.
Za sezname udeležencev bistvenih sestankov, ki vključujejo notranje in zunanje sodelavce ter se pripravijo zaradi spremljanja stikov za namene javnega zdravja, lahko velja specifično obdobje hrambe, ki ga določi Generalni sekretariat Komisije.
6. Kako varujemo vaše osebne podatke?
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga pomeni obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.
Zbrane informacije se ne bodo posredovale tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, zahtevane z zakonom. Urad za publikacije osebnih podatkov ne bo posredoval tretjim osebam za neposredno trženje.
Družbeni mediji
Družbene medije uporabljamo za obveščanje o konferenci ENDORSE 2025 ter njeno promocijo prek sodobnih kanalov, ki se široko uporabljajo. Ogledate si lahko na primer videoposnetke na naši strani na Youtubu ali sledite povezavam z našega spletišča na Twitter, Instagram in LinkedIn.
Ko se strani našega spletišča naložijo na vaš računalnik (ali drugo napravo), se pri prikazu gumbov za povezavo s storitvami platform X (prej Twitter), Instagram, YouTube in LinkedIn ne namestijo piškotki.
Videoposnetke v zvezi s konferenco si lahko ogledate na našem spletišču. Posnetki bodo predvajani v predvajalniku YouTube. Ko kliknete na videoposnetek za njegov ogled, se na vaš računalnik ali napravo namesti piškotek platforme YouTube. Če na videoposnetke ne kliknete, se piškotki ne namestijo.
Uporaba družbenih medijev ne pomeni odobravanja teh medijev ali njihovih politik zasebnosti. V primeru, da eden ali več družbenih medijev občasno ni na voljo, ne prevzemamo nobene odgovornosti za izpad storitve zaradi njihovega nedelovanja.
Priporočamo vam, da preberete izjave o varstvu osebnih podatkov platform X (prej Twitter), LinkedIn, Instagram in YouTube, kjer so pojasnjene politike posameznih podjetij glede zbiranja, obdelave in uporabe podatkov ter vaše pravice in možnosti, kako lahko varujete svojo zasebnost pri uporabi teh storitev.
Konferenčna aplikacija
Urad za publikacije uporablja konferenčno aplikacijo Sli.do (https://www.sli.do/). Z aplikacijo lahko udeleženci konference ENDORSE 2025 sodelujejo v anketah, delijo mnenja in postavljajo vprašanja. Udeležence spodbujamo, da si aplikacijo prenesejo in uporabljajo, vendar k temu niso zavezani.
Za njeno uporabo morajo ustvariti uporabniški račun. Račun vsebuje ime, priimek, funkcijo, elektronski naslov in geslo.
Udeleženci lahko na konferenci sodelujejo z uporabo funkcij v razdelku aplikacije „Vprašaj/komentiraj/glasuj“. Vprašanja in komentarji udeležencev ter rezultati glasovanj, ki bodo potekala med javnim delom konference, bodo prikazani na zaslonu v konferenčni dvorani. Pred prikazom bodo moderatorji (ponudnik storitev in Urad za publikacije) informacije analizirali, da bi preverili, kolikor je to praktično izvedljivo, verodostojnost identitete pošiljatelja in relevantnost vsebine sporočila oziroma vprašanja.
Urad za publikacije ni odgovoren za storitve aplikacije Slido. Predlagamo, da si preberete spletno izjavo o varstvu osebnih podatkov podjetja Cisco, ki se uporablja za vse proizvode in storitve podjetja Cisco, tudi za Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.
Urad za publikacije uporablja tudi konferenčno orodje EasyChair (https://easychair.org/). Orodje bo uporabljal programski odbor za upravljanje prispevkov za konferenco ENDORSE 2025, za pregled prispevkov, urejanje programa konference in pripravo konference.
EasyChair zbira podatke, ki jih običajno potrebujejo organizatorji konferenc. To vključuje ime, elektronski naslov, naslov za korespondenco, spletno stran, državo, ime delodajalca, telefonsko številko in geslo. Urad za publikacije ni odgovoren za storitve aplikacije EasyChair. Predlagamo, da si preberete izjavo o varstvu osebnih podatkov podjetja EasyChair: https://easychair.org/privacy.
Urad za publikacije uporablja tudi konferenčno aplikacijo Events@EU. Aplikacija je namenjena zagotavljanju informacij o programu, govornikih in lokaciji konference ENDORSE 2025 ter omogoča stike med udeleženci. Udeležence spodbujamo, da si aplikacijo prenesejo in uporabljajo, vendar k temu niso zavezani.
Aplikacija je v celoti integrirana in povezana z Event-Works, orodjem Evropske komisije za registracijo. Če želite postati registrirani uporabnik aplikacije Event-Works, se morate prijaviti prek EU Login. Pri registraciji v EU Login morate navesti nekatere osebne podatke, na primer ime, priimek in elektronski naslov.
Urad za publikacije ni odgovoren za storitve v okviru aplikacije Events@EU. Predlagamo, da preberete izjavo o varstvu osebnih podatkov aplikacije Event-Works: https://ec.europa.eu/dpo-register/detail/DPR-EC-00297.
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico nasprotovati obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.
Privolili ste, da osebne podatke predložite enoti D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enoti A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“ Urada za publikacije za ta postopek obdelave podatkov. Privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.
Če med dogodkom ne želite biti fotografirani ali posneti, o tem obvestite upravljavca podatkov (glej razdelek 9). Osebje upravljavca podatkov vas bo poskusilo posesti na mesto, kjer ne boste fotografirani ali posneti.
Če po dogodku želite, da se nekatere fotografije/videoposnetki, na katerih ste vidni, odstranijo iz povezanega arhiva ali da ste odstranjeni s fotografije ali videoposnetka, pošljite ustrezen zahtevek upravljavcu podatkov.
Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.
Kar zadeva sezname udeležencev bistvenih sestankov, ki vključujejo notranje in zunanje sodelavce ter se pripravijo zaradi spremljanja stikov za namene javnega zdravja, lahko v skladu s členom 25 Uredbe (EU) 2018/1725 veljajo omejitve vaših pravic kot posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).
9. Kontaktni podatki
– Upravljavec podatkov
Če želite uveljavljati svoje pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali imate pripombe, vprašanja, pomisleke ali želite vložiti pritožbo v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov, se obrnite na upravljavca podatkov – enoto D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ ter enoto A.1 „Storitve standardizacije podatkov in oblik“ Urada za publikacije, in sicer na naslov OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.
– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
– Evropski nadzornik za varstvo podatkov
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta postopek obdelave podatkov se bo v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodil pod referenčno oznako: DPR-EC-00491