VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov in njihovem varstvu.
Postopek obdelave podatkov: Organizacija in objava konference ENDORSE 2023
Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota za standardizacijo (A.1)
Referenčna oznaka: DPR-EC-00491
Kazalo
- Uvod
- Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?
- Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov
- Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?
- Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
- Kako varujemo vaše osebne podatke?
- Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?
- Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?
- Kontaktni podatki
- Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?
1. Uvod
Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ta uredba razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).
V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.
V nadaljevanju so predstavljene informacije v zvezi s postopkom obdelave „Vabilo/predhodna prijava/prijava“ v zvezi s konferenco ENDORSE, ki ga izvaja enota za odnose z deležniki D.1 v sodelovanju z enoto za standardizacijo A.1 Urada za publikacije.
2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?
Namen postopka obdelave osebnih podatkov: enoti za odnose z deležniki in standardizacijo Urada za publikacije zbirajo in uporabljajo vaše osebne podatke za organizacijo in vodenje konference ENDORSE. To vključuje naslednje postopke obdelave:
- vabila za udeležence in obiskovalce, vključno s pripravljalnimi spletnimi seminarji:
– kontaktni seznami in spremljanje ukrepov, vključno z anketami o zadovoljstvu
– priprava in razširjanje poročil ter povratne informacije
– novice in publikacije
- v primeru ponavljajočih se sestankov iste skupine zagotoviti, da so isti udeleženci povabljeni tudi na naslednje seje
- fotografije/slike, predstavitve, neposredni spletni prenos in/ali zvočni in video posnetki spletnih seminarjev ali govornikov in udeležencev dogodka
- programski odbor zagotovi:
– seznam povabljenih govornikov
– posvetovanje o izbiri glavnih govornikov - organizacijski odbor zagotovi:
– spremljanje obdelave predloženih vlog - publikacije o udeležencih in njihovih projektih ter članih žirije in nadaljnje poročanje o dogodku na spletu/intranetu
Za večjo preglednost informacij o konferenci in prepoznavnost povezanih dogodkov so fotografije, videoposnetki, predstavitve in življenjepisi udeležencev objavljeni na priložnostnih spletiščih (portal Urada za publikacije in Evropska komisija) in družbenih medijih (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest in Google Plus).
Udeleženci se lahko odločijo, da se njihove slike ne posnamejo ali objavijo na omenjenih platformah. V ta namen se morajo obrniti upravljavca, kot je opisano v oddelku 9.
Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.
3. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov
Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:
– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije
– obdelava je potrebna za izpolnitev pravne obveznosti, ki velja za upravljavca
ter
– posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dovolil obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov
Dodatna pravna podlaga za obdelavo:
- Pogodba o Evropski uniji, členi 5, 11 in 13; Pogodba o delovanju Evropske unije, členi 15 in 244–250
- pooblastilo Urada za publikacije, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije
- Direktiva 2013/37/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. junija 2013 o spremembi Direktive 2003/98/ES o ponovni uporabi informacij javnega sektorja
- Sklep Komisije 2011/833/EU z dne 12. decembra 2011 o ponovni uporabi dokumentov Komisije
- Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije
- Sklep 2009/496/ES Euratom Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije, zlasti člen 3(1)(e) in (g)
4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?
Za izvajanje tega postopka obdelave lahko enota za standardizacijo A.1 Urada za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov, ki so potrebni za sodelovanje na konferenci ENDORSE (vse kategorije podatkov so obvezne):
Predavatelji:
- kontaktni podatki: ime, priimek, organizacija in položaj, elektronski naslov (zasebni ali službeni), telefonska številka, država izvora, službeni naslov in računi v družbenih medijih
- podatki o izobrazbi in zaposlitvi (biografija)
- podrobnosti o njihovem prispevku (naslov povzetka, kratek opis, cilji prispevka, ciljna publika in potrebno gradivo)
Udeleženci dogodka:
- kontaktni podatki: ime, priimek, organizacija in položaj, država izvora, elektronski naslov (zasebni ali službeni), službeni naslov
Člani programskega odbora:
- kontaktni podatki: ime, priimek, organizacija, elektronski naslov (zasebni ali službeni), telefonska številka, država, službeni naslov in imena računov v družbenih medijih. Predložitev osebnih podatkov je obvezna, če želite sodelovati na dogodku v eni od zgoraj navedenih vlog.
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Enoti za odnose z deležniki in standardizacijo Urada za publikacije hranita vaše osebne podatke le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer za organizacijo konference in morebitne nadaljnje ukrepe, potrebne za namene konference. Vsi osebni podatki bodo izbrisani iz podatkovnih zbirk eno leto po zadnjem dejanju v zvezi s konferenco, razen posnetkov spletnih sestankov, ki se bodo do izbrisa hranili dve leti. Poleg tega se osebni podatki za letne seminarje, ki potekajo v Uradu za publikacije za generalne direktorate Komisije, agencije EU in predstavništva Komisije, hranijo kot del kontaktnih seznamov, ki se interno izmenjujejo med službami Evropske komisije, dokler je zadevni posameznik/-ca kontaktna oseba za Urad za publikacije. Zadevni/-e posamezniki/-ce lahko kadar koli zahtevajo izbris svojih podatkov s seznama.
6. Kako varujemo vaše osebne podatke?
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).
Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo vprašanj spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?
Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.
Podatke, ki jih zbiramo, bomo delili s pogodbenimi izvajalci, ki urejajo prijave na dogodek, tehnično organizacijo in nadaljnje ukrepe, ter s podjetjem EasyChair (za vodenje konference). Urad za publikacije osebnih podatkov ne bo posredoval tretjim osebam za neposredno trženje.
Družbeni mediji
Družbene medije uporabljamo za obveščanje o konferenci ENDORSE in njeno promocijo prek razširjenih in aktualnih kanalov. Ogledate si lahko na primer videoposnetke na naši strani na Youtubu ali sledite povezavam z našega spletišča na Twitter, Instagram in LinkedIn.
Twitter, Instagram, YouTube ali LinkedIn pri nalaganju naših spletnih strani na vašo napravo in klikanju na polja za povezavo s temi storitvami ne uporabljajo piškotkov.
Videoposnetke v zvezi s konferenco si lahko ogledate na našem spletišču. Za ogled uporabite predvajalnik YouTube. Če na videoposnetku kliknete „Predvajaj“, se na vaš računalnik ali napravo namesti piškotek YouTube. Če na videoposnetke ne kliknete, se piškotki ne namestijo.
Uporaba družbenih medijev ne pomeni podpore tem medijem ali njihovim politikam zasebnosti. V primeru, da eden ali več družbenih medijev občasno ni na voljo, ne prevzemamo nobene odgovornosti glede pomanjkljivosti storitve zaradi izpada njihovega delovanja.
Priporočamo vam, da preberete politike zasebnosti Twitterja, LinkedIna, Instagrama in YouTuba, kjer so razložene politike posameznih podjetij glede zbiranja, obdelave in uporabe podatkov ter vaše pravice in načini, kako lahko varujete svojo zasebnost pri uporabi teh storitev.
Konferenčna aplikacija
Urad za publikacije uporablja konferenčno aplikacijo Sli.do (https://www.sli.do/) za mobilne naprave. Z aplikacijo lahko udeleženci konference ENDORSE sodelujejo v anketah, delijo mnenja in postavljajo vprašanja. Udeležence spodbujamo, da si aplikacijo prenesejo in uporabljajo, vendar k temu niso zavezani.
Za njeno uporabo morajo ustvariti uporabniško ime. Račun vsebuje ime, priimek, naziv delovnega mesta in elektronski naslov (glej https://accounts.sli.do/signup).
Udeleženci lahko sodelujejo na konferenci z uporabo funkcij v razdelku aplikacije „Ask/comment/vote“. Vprašanja in pripombe udeležencev ter rezultati glasovanj, ki bodo potekala med javno sejo konference, bodo prikazani na zaslonu v konferenčni dvorani. Pred prikazom bodo moderatorji (ponudnik storitev in Urad za publikacije) informacije analizirali, da bi preverili, kolikor je to praktično izvedljivo, verodostojnost identitete pošiljatelja in ustreznost vsebine sporočila oziroma vprašanja.
Urad za publikacije ni odgovoren za storitve aplikacije Sli.do. Predlagamo, da upoštevate obvestila o varstvu podatkov ponudnika.
Urad za publikacije uporablja tudi konferenčno orodje EasyChair (https://easychair.org/). Orodje bo uporabljal programski odbor za upravljanje papirnatih vlog za konferenco ENDORSE, pregledovanje dokumentov, obdelavo programa in pripravo konference.
EasyChair zbira podatke, ki jih običajno zahtevajo organizatorji konferenc. To vključuje ime, elektronski naslov, naslov za korespondenco, spletno stran, državo, ime delodajalca in telefonsko številko. EasyChair pri obdelavi osebnih podatkov upošteva splošno uredbo o varstvu podatkov, podatki pa se uporabljajo in hranijo samo za namene konference ENDORSE.
Platforma za spletne sestanke
Za gostovanje spletnih sestankov bomo uporabili orodje „Cisco WebEx“. Ko se prijavite in povežete s konferenco ENDORSE, Cisco WebEx zbira vaše ime, elektronski naslov, geslo, naslov IP, brskalnik, telefonsko številko (neobvezno), poštni naslov (neobvezno), geografsko regijo, avatarja (neobvezno), informacije o uporabniku, vključene v aktivni imenik stranke (če je sinhroniziran) in edinstveni ID uporabnika (UUID). Cisco WebEx in njegov podizvajalec ICF Next imata dostop do teh podatkov, ki gostujejo na strežnikih v Evropski uniji.
Podrobnejše informacije o tem, kako Evropska komisija uporablja Cisco WebEx, so na voljo v evidenci obdelave DPR-EC-05006 (Service de Web Conference (Webex)).
Podrobnejše informacije o politiki varstva podatkov CISCO WebEx so na voljo tukaj: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?
Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico nasprotovati obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.
Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).
S tem dajete tudi privolitev, da osebne podatke posredujete v obdelavo enotama za odnose z deležniki in standardizacijo pri Uradu za publikacije Evropske unije. Privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.
Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 v nadaljevanju.
Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10).
9. Kontaktni podatki
- Upravljavec podatkov
Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov Urada za publikacije.
- Enota za odnose z deležniki (D.1)
E-naslov: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.
- Enota za standardizacijo (A.1)
E-naslov: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.
– Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji
Za vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.
– Evropski nadzornik za varstvo podatkov
Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji objavi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Ta postopek obdelave podatkov bo v registru pri pooblaščeni osebi za varstvo podatkov voden pod referenčno oznako: DPR-EC-00491