PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Operațiunea de prelucrare: Operațiuni legate de drepturile de autor

Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.2, „Contracte și drepturi de autor”

Numărul de referință: DPR-EC-00838

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Această declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, gestionăm și protejăm toate datele cu caracter personal care ne sunt furnizate, cum utilizăm informațiile obținute astfel și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, în declarație se precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Operațiuni legate de drepturile de autor”, efectuată de unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul operațiunii de prelucrare: Unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează informațiile dumneavoastră cu caracter personal (a) pentru a vă oferi dumneavoastră, în calitate de angajat al instituțiilor, organismelor sau agențiilor UE, consultanță privind aspectele legate de drepturile de autor în cadrul proiectelor dumneavoastră editoriale; și/sau (b) pentru a gestiona drepturile de autor deținute de UE în așa fel încât să se faciliteze reutilizarea documentelor publice ale Uniunii de către cetățeni, întreprinderi și alte organisme, inclusiv pentru a acorda licențe.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate în cadrul unui proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele cu caracter personal

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal deoarece:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

- prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care ne revine;

și

- dumneavoastră, ca persoană vizată, ați consimțit ca datele personale să vă fie prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Temeiuri juridice suplimentare pentru prelucrare:

• Directiva 2006/116/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 12 decembrie 2006 privind durata de protecție a dreptului de autor și a anumitor drepturi conexe
• Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene

4. Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) a Oficiului pentru Publicații colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

Prenumele, numele, adresa de e-mail și țara solicitantului; numele organizației/întreprinderii.

Furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie pentru tratarea cererii dumneavoastră.

5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

Unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a îndeplini scopul colectării. Apoi, datele dumneavoastră sunt arhivate pe durata valabilității drepturilor de autor în cauză, care este de maximum 70 de ani.

6. Cum protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară respectând Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a garanta securitatea online, pentru a evita riscul pierderii datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Măsurile organizatorice includ limitarea accesului la datele cu caracter personal doar la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal se acordă membrilor personalului Comisiei responsabili cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

8. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, conform capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unității D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, prin notificarea operatorului de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactându-l pe operatorul de date sau, în cazul unui conflict, pe responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau al mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (respectiv numerele de referință din registru, după cum se specifică în secțiunea 10 de mai jos).

9. Date de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații – la adresa info@publications.europa.eu.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date, aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, depunând o plângere (edps@edps.europa.eu).

10. Unde puteți găsi mai multe informații?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-00838.