OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Operacja przetwarzania danych osobowych: Dział pomocy technicznej pierwszego kontaktu dla użytkowników usług elektronicznych Urzędu Publikacji i innych produktów

Administrator danych: Urząd Publikacji Unii Europejskiej, Dział D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Stronami i Działania Informacyjne”

Numer w rejestrze: DPR-EC-00493

1. Wprowadzenie

Komisja Europejska (zwana dalej „Komisją”) jest zobowiązana do ochrony danych osobowych i do poszanowania prywatności osób, których dane dotyczą. Komisja gromadzi i przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych.

W tym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniamy, dlaczego przetwarzamy dane osobowe, w jaki sposób je gromadzimy i przetwarzamy oraz jak zapewniamy ich ochronę, a także w jaki sposób wykorzystywane są pozyskiwane informacje oraz jakie prawa przysługują osobom, których dotyczą dane, w odniesieniu do tych danych. Podajemy również dane kontaktowe właściwego administratora danych, u którego można dochodzić swoich praw, inspektora ochrony danych i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Poniżej przedstawione informacje dotyczą operacji przetwarzania danych „Dział pomocy technicznej pierwszego kontaktu dla użytkowników usług elektronicznych Urzędu Publikacji i innych produktów”, prowadzonej przez dział D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Podmiotami i Działania Informacyjne” w Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej.

2. Dlaczego i jak przetwarzamy dane osobowe?

Cel przetwarzania danych: Dział D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Stronami i Działania Informacyjne” w Urzędzie Publikacji gromadzi i wykorzystuje dane osobowe do udzielania odpowiedzi na zapytania oraz na potrzeby interwencji w przypadku problemów technicznych zgłaszanych działowi pomocy technicznej pierwszego kontaktu przez użytkowników.

Operacja przetwarzania danych polega na rejestracji danych osobowych przekazywanych przez użytkowników w momencie skontaktowania się z działem, aby mógł on odpowiedzieć na przesłane zapytanie lub rozwiązać zgłoszony problem techniczny.

W wyjątkowych przypadkach, gdy dział pomocy technicznej nie będzie w stanie rozwiązać zgłoszonego problemu lub odpowiedzieć na przesłane zapytanie, może przekazać je centrum informacyjnemu Europe Direct prowadzonemu przez DG COMM lub innej właściwej służbie Komisji Europejskiej. Zgłoszenie lub zapytanie zostanie następnie rozpatrzone zgodnie z numerem w rejestrze DPR-EC-01386 „Postępowanie z zapytaniami i korespondencją od obywateli na podstawie rozdziału IV Kodeksu dobrego postępowania administracyjnego” oraz oświadczeniem o ochronie prywatności na stronie Kontakt z Komisją Europejską.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

3. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe, ponieważ:

- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej instytucji lub organowi Unii;

- użytkownicy wyrazili zgodę na przetwarzanie danych osobowych do jednego lub kilku konkretnych celów.

Podstawa prawna operacji przetwarzania danych: uprawnienia Urzędu Publikacji UE, decyzja (2009/496/WE, Euratom) Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie organizacji i działania Urzędu Publikacji Unii Europejskiej.

4. Jakie dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy?

W ramach operacji przetwarzania danych dział D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Stronami i Działania Informacyjne” w Urzędzie Publikacji UE gromadzi następujące kategorie danych osobowych:

w kontaktach poczta elektroniczną: adres e-mail, imię i nazwisko, język i kraj zamieszkania, a tylko w niektórych przypadkach: adres pocztowy.

W przypadku kontaktu telefonicznego: numer telefonu, imię i nazwisko, nagrania rozmów telefonicznych, język i kraj zamieszkania.

W przypadku kontaktu listownego (w wyjątkowych sytuacjach): imię i nazwisko, adres pocztowy, język i kraj zamieszkania.

5. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dział D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Stronami i Działania Informacyjne” w Urzędzie Publikacji UE przechowuje dane osobowe wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celu gromadzenia i przetwarzania danych, jakim jest realizacja zamówionej usługi.

Po realizacji usługi przechowujemy dane przez okres nie dłuższy niż pięć lat, a następnie je usuwamy.

6. Jak chronimy i zabezpieczamy dane osobowe?

Wszystkie dane osobowe w formacie elektronicznym (wiadomości e-mail, dokumenty, bazy danych, przesłane zestawy danych itp.) są przechowywane na serwerach Komisji Europejskiej lub jej podwykonawców na podstawie umowy ramowej 12053, 01/08/2026-31/07/2030 (umowa ramowa w systemie kaskadowym): Netcompany (2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luksemburg) i Infeurope (113, rue Adolphe Fischer, L-1521 Luksemburg). Wszystkie operacje przetwarzania danych prowadzone są zgodnie z decyzją Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej.

Podczas przetwarzania danych w imieniu Komisji podwykonawcy Komisji muszą przestrzegać specjalnej klauzuli umownej, a także obowiązków w zakresie poufności danych wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych – rozporządzenia (UE) 2016/679.

W celu ochrony danych osobowych Komisja wprowadziła szereg środków technicznych i organizacyjnych. Środki techniczne obejmują odpowiednie działania w zakresie bezpieczeństwa online, ryzyka utraty danych, modyfikowania danych lub nieuprawnionego dostępu, z uwzględnieniem ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz charakterem przetwarzanych danych osobowych. Środki organizacyjne obejmują ograniczenie dostępu do danych osobowych – dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione, które z uzasadnionych względów muszą mieć do nich dostęp na potrzeby danej operacji przetwarzania.

7. Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one ujawniane?

Dostęp do danych osobowych mają upoważnieni pracownicy Komisji odpowiedzialni za prowadzenie odnośnej operacji przetwarzania danych oraz upoważnieni podwykonawcy zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Pracownicy tych służb i organów przestrzegają regulaminowych, a także – w razie potrzeby – dodatkowych zobowiązań umownych do zachowania poufności.

8. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, i jak można ich dochodzić?

„Osoby, których dane dotyczą” mają szczególne prawa na podstawie rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo dostępu do własnych danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania tych danych osobowych. W stosownych przypadkach osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych i prawo do przenoszenia danych.

Użytkownicy wyrażają zgodę na przekazanie danych osobowych działowi D.1 „Stosunki z Zainteresowanymi Stronami i Działania Informacyjne” w Urzędzie Publikacji UE na potrzeby tej operacji przetwarzania danych. Zgodę tę można wycofać w dowolnym momencie poprzez powiadomienie administratora danych. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem operacji przetwarzania danych dokonanych przed wycofaniem zgody.

Swoich praw można dochodzić, kontaktując się z administratorem danych lub, w przypadku konfliktu, z inspektorem ochrony danych. W razie potrzeby można również zwrócić się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Dane kontaktowe tych organów podano poniżej w punkcie 9.

Korzystając z tych praw w odniesieniu do konkretnej operacji przetwarzania, należy w przesłanym wniosku podać opis tej operacji (tj. numer w rejestrze podany w punkcie 10 poniżej).

9. Dane kontaktowe

• Administrator danych

Aby skorzystać z praw na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub przesłać uwagi, pytania lub zastrzeżenia, ewentualnie aby złożyć skargę w związku z gromadzeniem i wykorzystywaniem danych osobowych, należy skontaktować się z administratorem danych: Dział D.1 ds. Stosunków z Zainteresowanymi Stronami i Działań informacyjnych w Urzędzie Publikacji UE, OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Inspektor ochrony danych w Komisji (IOD)

W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych na podstawie rozporządzenia (UE) 2018/1725 można skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD)

Osoby, których dotyczą dane, mają prawo odwołać się (wnieść skargę) do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu), jeżeli uznają, że w wyniku przetwarzania ich danych osobowych przez administratora danych zostały naruszone ich prawa wynikające z rozporządzenia (UE) 2018/1725.

10. Gdzie można znaleźć więcej informacji?

Inspektor ochrony danych w Komisji publikuje rejestr wszystkich udokumentowanych i zgłoszonych mu operacji przetwarzania danych osobowych przez Komisję. Rejestr ten jest dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta konkretna operacja przetwarzania została wpisana do rejestru publicznego inspektora ochrony danych pod następującym numerem: DPR-EC-00493.