BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Verwerkingshandeling: Verwerking i.v.m. auteursrecht

Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht”

Referentienummer: DPR-EC-00838

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de gegevensverwerking i.v.m. auteursrecht door eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht” van het Bureau voor publicaties verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om a) u als personeelslid van de EU-instellingen, -organen en -agentschappen advies te geven over auteursrechtelijke kwesties in het kader van uw redactionele projecten; en/of b) auteursrechten van de EU te beheren om het hergebruik van openbare EU-documenten door burgers, bedrijven en andere organen te vergemakkelijken, o.a. door het verlenen van licenties.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, noch voor profilering.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;

- de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust,

en

- u als betrokkene toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Aanvullende rechtsgronden voor de verwerking:

• Richtlijn 2006/116/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 betreffende de beschermingstermijn van het auteursrecht en van bepaalde naburige rechten
• Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

Ten behoeve van deze gegevensverwerking verzamelt eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht” van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

uw voornaam, achternaam, e-mailadres en land; de naam van uw organisatie of bedrijf.

Deze persoonsgegevens zijn nodig om uw verzoek in behandeling te kunnen nemen.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht” van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling. Uw gegevens worden dan bewaard voor de duur van het desbetreffende auteursrecht, die maximaal 70 jaar bedraagt.

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade data enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingshandelingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Zij zijn afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en met wie worden deze gedeeld?

Wij geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerking belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en waar nodig aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Als “betrokkene” hebt u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten rectificeren of te laten wissen, en om beperkingen te stellen aan de verwerking ervan. Indien van toepassing, hebt u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd op grond van artikel 5, lid 1, punt a).

U hebt aan eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht” van het Bureau voor publicaties toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan die intrekking van uw toestemming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Wenst u gebruik te maken van uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen, vermeld in uw verzoek dan het referentienummer (zie punt 10).

9. Contactgegevens

• De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of hebt u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid D.2 “Contracten en Auteursrecht” van het Bureau voor publicaties, info@publications.europa.eu.

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Commissie

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie (DPO) publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00838.