BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Verwerkingshandeling: Audiovisuele diensten van het Bureau voor publicaties
Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid B2 “Multimedia en Publicaties”
Referentienummer: DPR-EC-13869
Inhoud
- Inleiding
- Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
- Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
- Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
- Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
- Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
- Contactgegevens
- Waar vindt u meer informatie?
1. Inleiding
De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (waarbij Verordening (EG) nr. 45/2001 werd ingetrokken).
In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder vindt u de informatie over de verwerkingshandeling “Audiovisuele diensten van het Bureau voor publicaties”, uitgevoerd door eenheid B2 “Multimedia en Publicaties” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.
2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid B2 “Multimedia en Publicaties” van het Bureau voor publicaties verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens om de uitvoering, het onderhoud en het beheer van de audiovisuele diensten van het Publicatiebureau te vergemakkelijken.
Uw persoonsgegevens worden verzameld als u deelneemt aan een audiovisuele productie die door of namens het Publicatiebureau wordt uitgevoerd, om uw toestemming voor het gebruik van uw beeltenis en/of stem in een dergelijke productie te registreren. Uw persoonsgegevens worden verzameld aan de hand van een toestemmingsformulier.
De geregistreerde persoonsgegevens hebben betrekking op professionele acteurs/stemacteurs en op burgers die tijdens interviews worden opgenomen/gefilmd. Het kan daarbij gaan om minderjarigen en personen met een (verstandelijke) beperking.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.
3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens:
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend;
- omdat, als u als acteur/stemacteur en de onderaannemer die het audiovisuele materiaal produceert een toestemmingsformulier hebben ondertekend, de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract sluit,
en
omdat u als betrokkene (of in het geval van minderjarigen: u en de wettelijke voogden) toestemming heeft/hebben gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
Aanvullende rechtsgronden voor de verwerking:
Mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
Ten behoeve van deze verwerkingshandeling verzamelt eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden” van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Als audiovisuele inhoud geregistreerde persoonsgegevens: geluidsopnamen, beeldopnamen en/of audiovisuele opnamen van u
- Identificatiegegevens: voornaam, achternaam, handtekening, locatiegegevens (land of woonplaats)
Deze persoonsgegevens zijn nodig om aan een audiovisueel project te kunnen deelnemen.
Aangezien uit visuele en audiovisuele inhoud ras of etnische afkomst blijkt, heeft de verwerking betrekking op deze bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Bovendien kunnen in bepaalde omstandigheden (audiovisuele inhoud over medische onderwerpen) gegevens over gezondheid worden geregistreerd. Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen als wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen op het standaard EC-toestemmingsformulier.
De verwerking kan ook betrekking hebben op gegevens over kwetsbare betrokkenen (minderjarigen en/of personen met een beperking):
- Foto’s en beeld- en geluidsopnamen van personen met een beperking die in de audiovisuele media verschijnen
- Foto’s en beeld- en geluidsopnamen van minderjarigen die in de audiovisuele media verschijnen
- Foto’s en beeld- en geluidsopnamen van vluchtelingen uit niet-Europese landen
Wij verwerken de persoonsgegevens van minderjarigen en/of mensen met een verstandelijke beperking alleen als wij vooraf van een formele vertegenwoordiger of een wettelijke voogd toestemming hebben gekregen via het standaard EC-toestemmingsformulier voor beeld- en geluidsopnamen, webstreaming tijdens vergaderingen, evenementen en conferenties. De verwerking is dan rechtmatig in de zin van artikel 10, lid 2, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725.
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Eenheid B2 “Multimedia en Publicaties” van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking.
Persoonsgegevens in de audiovisuele productie zelf kunnen permanent worden bewaard voor historische doeleinden.
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingshandelingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, dat is afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens om legitieme redenen moeten kennen met het oog op deze verwerkingshandeling.
7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?
We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingshandeling belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.
Daarnaast zullen de volgende onderaannemers uw persoonsgegevens verwerken:
- cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlijn, Duitsland
- European Service network SA (Consortium), Brussel, België
- Markenfilm Crossing, Hamburg, Duitsland
- Actimage S.A., Luxemburg, Luxemburg
We geven de verzamelde gegevens niet door aan derden, tenzij en voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a).
Door akkoord te gaan met het verstrekken van uw gegevens heeft u ermee ingestemd dat eenheid B2 “Multimedia en Publicaties” van het Bureau voor publicaties uw persoonsgegevens gebruikt voor de huidige verwerkingshandeling. U kunt uw toestemming altijd intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming introk.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt zich eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.
Geef in uw verzoek aan op welke verwerkingshandeling(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie(s) te vermelden.
9. Contactgegevens
- Verwerkingsverantwoordelijke
Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke (“Data Controller”), eenheid B2 “Multimedia en Publicaties” van het Bureau voor publicaties (info@publications.europa.eu).
- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)
Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de door de Commissie uitgevoerde verwerkingshandelingen met betrekking tot persoonsgegevens die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Deze specifieke verwerkingshandeling is met de volgende referentie in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming opgenomen: DPR-EC-13869