Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Gegevensverwerking: EU Whoiswho – de officiële gids van de Europese Unie
Gegevensbeheerder: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid A.5, “PB-portaal”
Referentienummer: DPR-EC-00447
Inhoud
- Inleiding
- Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
- Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
- Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
- Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
- Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze meegedeeld?
- Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
- Contactgegevens
- Waar vindt u meer informatie?
1. Inleiding
De Europese Commissie (hierna "de Commissie") verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. Ook vindt u hierin de contactgegevens van de verantwoordelijke gegevensbeheerder bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Hieronder staat welke gegevens eenheid A.5, "PB-portaal van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie" verzamelt in verband met de verwerking "EU Whoiswho – de officiële gids van de Europese Unie".
2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
Doel van de verwerking: Eenheid A.5, "PB-portaal van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie" verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor publicatie in de https://op.europa.eu/web/who-is-who.
De verwerking bestaat uit het publiek toegankelijk maken van de officiële lijst van personeelsleden die voor de EU-instellingen, -organen en -agentschappen werken, en die van de leden van het Parlement en andere groepen.
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.
3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens:
- omdat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend;
en/of
- de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.
Rechtsgrond van de verwerking: mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
Ten behoeve van deze gegevensverwerking verzamelt eenheid A.5 "PB-portaal" van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:
Intern personeel van de Commissie: voornaam (afgekort voor "niet-leidinggevend personeel") en achternaam, telefoonnummer. Intern personeel van het secretariaat van het Parlement (alleen leidinggevend personeel): voornaam, achternaam, telefoonnummer en adressen. Voor andere EU-personeelsleden hangen de verzamelde gegevens af van de keuze van de respectieve EU-instelling.
Van deze betrokkenen worden het algemene werkadres (gebouw), het algemene e-mailadres en het centrale telefoonnummer van de organisatie vermeld.
Leden van het Europees Parlement en de fractiesecretariaten, leden van het Comité van permanente vertegenwoordigers bij de Raad, leden van de Stabilisatie- en Associatieraad, hoofden van de delegaties en de bureaus van de EU: de gegevens kunnen ook de volledige voornaam, het volledige e-mailadres en kantooradres, telefoonnummer en portretfoto omvatten.
Een volledig overzicht van gegevenscategorieën staat in de bijlage "EU Whoiswho gegevensvelden".
We hebben uw persoonsgegevens ontvangen van uw eenheid/dienst voor human resources, via een geautomatiseerde of semi-automatische gegevensoverdracht.
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Eenheid A.5 "PB-portaal" van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, namelijk voor het onderhouden van een recente gids van het EU-personeel in de EU Whoiswho. Wanneer u een andere functie krijgt binnen de EU, zal dat na korte tijd al worden weergegeven in de EU Whoiswho. Wanneer u niet meer voor de EU-instellingen werkt, verdwijnen uw persoonsgegevens na korte tijd uit de EU Whoiswho.
Naast de website EU Whoiswho publiceert het Bureau voor publicaties ook de volgende versies:
- Een jaarlijkse volledige versie van de gids in pdf-formaat, die te vinden is op de website (https://op.europa.eu/web/who-is-who/archive) en die daar ook gearchiveerd wordt.
- Een tweemaandelijkse gids per EU-instelling in pdf-formaat. Aangezien deze regelmatig worden bijgewerkt, worden oude versies niet gearchiveerd maar overschreven door de nieuwe.
- Daarnaast kunnen de gegevens uit de EU Whoiswho ook worden gedownload van het opendataportaal (https://data.europa.eu/).
Uw gegevens worden opgeslagen in een niet-openbare databank, waaruit zij na 5 jaar worden gewist (dit geldt voor niet-politiek belangrijke personen, bv. EU-personeel dat geen leidinggevende functie bekleedt).
6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden op de servers van de Europese Commissie opgeslagen. Iedere verwerking moet voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.
7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze meegedeeld?
We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerking belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire en, waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid. We geven geen gegevens door aan anderen.
De gids is openbaar toegankelijk op https://op.europa.eu/web/who-is-who
8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14-25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht tegen de verwerking bezwaar te maken of om uw gegevens over te dragen.
U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de gegevensbeheerder of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.
U dient aan de hand van een beschrijving (d.w.z. referentienummer(s) als omschreven in punt 10) te vermelden op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft.
9. Contactgegevens
- Gegevensbeheerder
Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid B.1 “Publicatieblad en Jurisprudentie” van het Bureau voor publicaties, info@publications.europa.eu.
- Functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie (DPO)
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (data-protection-officer@ec.europa.eu).
- Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)
Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de gegevensbeheerder uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).
10. Waar vindt u meer informatie?
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) houdt een register bij van de verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die zijn gedocumenteerd en waarvan hem kennis is gegeven. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl
De betrokken gegevensverwerking is bij de DPO geregistreerd onder referentienummer: DPR-EC-00447.
]]>