BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Verwerkingshandeling: Organisatie en publicatie van de ENDORSE 2025-conferentie

Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten”

Referentienummer: DPR-EC-00491

Inhoud

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u informatie over de verwerking van persoonsgegevens in verband met de organisatie van de ENDORSE 2025-conferentie door eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens om u uit te nodigen voor bijeenkomsten, informatiedagen, workshops of soortgelijke evenementen (hierna “bijeenkomsten” genoemd) met personeelsleden van de Europese instellingen, organen en agentschappen, personeel van de overheidsdiensten van EU-lidstaten en het algemene publiek.

De verwerking houdt in dat uw persoonsgegevens worden gebruikt om u uit te nodigen en/of te registreren voor een bijeenkomst die door het Bureau voor publicaties wordt georganiseerd en in de gebouwen van het Bureau voor publicaties of op een andere locatie wordt gehouden.

In uitzonderlijke omstandigheden van bedreigingen voor de volksgezondheid kan de verwerking ook betrekking hebben op het opstellen van lijsten van deelnemers aan essentiële bijeenkomsten van het Bureau voor publicaties met zowel extern als intern personeel.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend,

- de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust,

en

- u als betrokkene toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Aanvullende rechtsgronden voor de verwerking:

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Met het oog op deze verwerking kunnen eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen die nodig zijn voor uw deelname aan de bijeenkomst:

• geslacht (nodig voor de aanspreekvorm)
• voor- en achternaam
• functie
• zakelijk postadres en e-mailadres
• zakelijk telefoonnummer
• maaltijdvoorkeuren/dieetbehoeften
• informatie voor veiligheidsdoeleinden (personeelsnummer of nummer identiteitskaart of paspoort); geboortedatum
• informatie ten behoeve van de terugbetaling (informatie over het gebruik van vervoer en accommodatie; bankgegevens)
• Daarnaast kunnen we tijdens het evenement foto’s maken en/of video’s opnemen.
• Voor de lijsten van deelnemers aan essentiële vergaderingen met zowel extern als intern personeel die worden opgesteld om contacten te monitoren met het oog op de volksgezondheid, zijn alle gegevenscategorieën verplicht en kunnen deze ook uw persoonlijke telefoonnummer en e-mailadres, kantooradres en vergadertijd/-datum/-ruimte omvatten.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, namelijk voor het organiseren van de bijeenkomst en de eventuele vervolgacties die nodig zijn voor het doel of de doeleinden van de bijeenkomst. Alle persoonsgegevens worden 1 jaar na de laatste activiteit die verband houdt met de bijeenkomst uit de databanken verwijderd, met uitzondering van opnamen van gegeven presentaties, die zullen worden geüpload en op de YouTube-pagina van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie beschikbaar worden gesteld. De opnamen blijven op YouTube. Bovendien worden persoonsgegevens bewaard voor de jaarlijkse seminars die op het Bureau voor publicaties worden georganiseerd voor de DG’s van de Commissie, EU-agentschappen en vertegenwoordigingen van de Commissie; die persoonsgegevens staan op een lijst met contactgegevens die intern tussen de diensten van de Europese Commissie wordt gedeeld zolang de betrokkene een contactpersoon voor het Bureau voor publicaties is. U kunt op elk moment verzoeken om van een dergelijke contactlijst te worden verwijderd.

De lijsten van deelnemers aan essentiële bijeenkomsten met zowel extern als intern personeel die worden opgesteld om contacten te monitoren met het oog op de volksgezondheid, kunnen een specifieke bewaartermijn hebben die door het secretariaat-generaal van de Commissie wordt vastgesteld.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingshandelingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, dat is afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens om legitieme redenen moeten kennen met het oog op deze verwerkingshandeling.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingshandeling belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Wij geven de verzamelde gegevens niet door aan derden, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. Het Bureau voor publicaties geeft geen persoonsgegevens aan derde partijen door met het oog op direct marketing.

Sociale media

We gebruiken sociale media om via algemeen gebruikte en actuele kanalen informatie te verstrekken over en bekendheid te geven aan de ENDORSE 2025-conferentie. U kunt bijvoorbeeld video’s bekijken die we uploaden naar de YouTube-pagina van het Bureau voor publicaties, en links volgen die van onze website naar Twitter, Instagram en LinkedIn leiden.

De weergave op onze webpagina’s van knoppen om verbinding te maken met X (voorheen bekend als Twitter), Instagram, YouTube en LinkedIn betekent niet dat er cookies op uw computer (of andere apparaten) worden geplaatst.

U kunt op onze website video’s over de conferentie bekijken. Deze worden afgespeeld met behulp van een YouTube-speler. Als u in een video op “afspelen” klikt om deze te bekijken, wordt op uw computer of apparaat een YouTube-cookie geplaatst. Als u op geen enkele video klikt, worden er geen cookies geplaatst.

Het gebruik van sociale media impliceert geenszins dat wij deze media of hun privacybeleid goedkeuren. Wanneer een of meer sociale media af en toe niet beschikbaar zijn, aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor het uit die onbeschikbaarheid voortvloeiende gebrek aan dienstverlening.

Wij raden u aan het privacybeleid van X (voorheen bekend als Twitter), LinkedIn, Instagram en YouTube te lezen. Daarin wordt voor elk bedrijf het beleid op het gebied van gegevensverzameling en -verwerking, hun gebruik van gegevens, uw rechten en de manieren waarop u uw privacy kunt beschermen bij het gebruik van deze diensten toegelicht.

Conferentieapp

Het Publicatiebureau gebruikt de conferentieapp Slido (https://www.sli.do/). De app ondersteunt de inschrijvers bij hun deelname aan de ENDORSE 2025-conferentie doordat ze in de app kunnen antwoorden op opiniepeilingen, standpunten kunnen delen en vragen kunnen stellen. Inschrijvers worden aangemoedigd, maar zijn niet verplicht om de conferentieapp te downloaden of te gebruiken.

Als zij de conferentieapp gebruiken, moeten de deelnemers een login aanmaken. De account bevat voornaam, achternaam, functiebenaming, e-mailadres en wachtwoord.

Via de rubriek “Ask/comment/vote” van de conferentieapp kunnen de deelnemers actief aan de conferentie deelnemen. De vragen en opmerkingen van de deelnemers en de samenvattingen van de resultaten van eventuele stemmingen die tijdens de openbare zitting van de conferentie plaatsvinden, worden op een scherm in de conferentiezaal getoond. Voordat deze informatie wordt weergegeven, wordt deze door moderatoren (de dienstverlener en het Bureau voor publicaties) geanalyseerd om, voor zover praktisch mogelijk, de identiteit van de afzender en de relevantie van de inhoud van het bericht/de vraag te verifiëren.

De diensten die door de Slido-app worden verzorgd, vallen niet onder de verantwoordelijkheid van het Bureau voor publicaties. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de verklaring over online privacy van Cisco, die van toepassing is op alle Cisco-producten en -diensten, waaronder Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Het Bureau voor publicaties maakt ook gebruik van de conferentietool EasyChair (https://easychair.org/). Deze tool is bedoeld voor gebruik door het programmacomité en ondersteunt het beheer van bijdragen op papier voor de ENDORSE 2025-conferentie, het reviseren van artikelen, het opstellen van het programma en het voorbereiden van de werkzaamheden van de conferentie.

EasyChair verzamelt gegevens die normaal door organisatoren van conferenties worden gevraagd. Hieronder vallen naam, e-mailadres, correspondentieadres, webpagina, land, werkgever, telefoonnummer en wachtwoord. De diensten die door de EasyChair-app worden verzorgd, vallen niet onder de verantwoordelijkheid van het Bureau voor publicaties. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de privacyverklaring van EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

U hebt eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken met het oog op deze verwerkingshandeling. U kunt uw toestemming altijd intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming introk.

Wilt u tijdens het evenement niet worden gefotografeerd of gefilmd, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 9) en informeer hen daarover. Het personeel van de verwerkingsverantwoordelijke zal proberen u een plaats te geven waar u niet in beeld zult komen.

Als u na het evenement wilt dat bepaalde foto’s/video’s van u uit een online databank worden verwijderd, of als u uzelf van een foto of video wil laten verwijderen, stuur uw verzoek dan naar de verwerkingsverantwoordelijke.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt zich eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Met betrekking tot lijsten van deelnemers aan essentiële bijeenkomsten met zowel extern als intern personeel die worden opgesteld om contacten te monitoren met het oog op de volksgezondheid, kunnen uw rechten als betrokkene worden beperkt op grond van artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725. Wilt u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen uitoefenen, beschrijf deze dan in uw verzoek (door hun dossiernummer(s) te geven zoals vermeld in punt 10).

9. Contact

- De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725, hebt u opmerkingen, vragen of bezwaren, of wilt u een klacht indienen in verband met het verzamelen en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, te weten eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” en eenheid A.1 “Diensten voor de normalisatie van data en formaten” van het Bureau voor publicaties: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de door de Commissie uitgevoerde verwerkingshandelingen met betrekking tot persoonsgegevens die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerkingshandeling is met de volgende referentie in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming opgenomen: DPR-EC-00491