HENKILÖTIETOJEN SUOJA
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan
henkilötietojen käsittelystä ja suojasta.
Tietojen käsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston tarjoamat audiovisuaaliset palvelut
Rekisterinpitäjä: Julkaisutoimiston B2-yksikkö ”Multimedia ja julkaisut”
Rekisteriviite: DPR-EC-13869
Sisällysluettelo
- Johdanto
- Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
- Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
- Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
- Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
- Miten henkilötiedot suojataan?
- Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
- Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?
- Yhteystiedot
- Mistä saa lisätietoa?
1. Johdanto
Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).
Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa käsittelyn yhteydessä. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.
Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston B2-yksikön ("Multimedia ja julkaisut") suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää "Julkaisutoimiston tarjoamat audiovisuaaliset palvelut".
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston B2-yksikkö (”Multimedia ja julkaisut”) kerää ja käyttää henkilötietoja helpottaakseen julkaisutoimiston tarjoamien audiovisuaalisten palvelujen toimintaa, ylläpitoa ja hallinnointia.
Henkilötietoja kerätään, jos osallistut julkaisutoimiston toteuttamaan tai sen puolesta toteutettuun audiovisuaaliseen tuotantoon, ja sen tarkoituksena on tallentaa annettu suostumus kuvan ja/tai äänen käyttöön tällaisessa tuotannossa. Henkilötiedot kerätään käyttöoikeuden luovutuslomakkeen avulla.
Tallennetut henkilötiedot kattavat sekä näyttelemisen/ääninäyttelemisen ammattilaiset että haastattelujen aikana tallennetut/kuvatut kansalaiset. Mukana voi alla alaikäisiä ja (kehitys)vammaisia henkilöitä.
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
Henkilötietoja käsitellään, koska
– käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;
– jos näyttelijän/ääninäyttelijän ja audiovisuaalista aineistoa tuottavan toimeksisaajan välillä on allekirjoitettu käyttöoikeuden luovutuslomake, käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jonka osapuolena näyttelijä/ääninäyttelijä on, tai tämän pyynnöstä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi
sekä
rekisteröity on antanut suostumuksen (alaikäiset yhdessä laillisten holhoojien kanssa) henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
Käsittelyn muu oikeusperusta:
Julkaisutoimiston lupa, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 26. kesäkuuta 2009 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
D.1-yksikkö ("Sidosryhmäsuhteet") kerää seuraavat henkilötietojen ryhmät voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:
- Audiovisuaalisena sisältönä tallennetut henkilötiedot: äänitallenteet, kuvatallenteet ja/tai audiovisuaaliset tallenteet rekisteröidystä
- Yksilöintitiedot: etunimi, sukunimi, allekirjoitus, sijaintitiedot (asuinmaa tai -kaupunki)
Kaikkiin audiovisuaalisiin hankkeisiin osallistuminen edellyttää näiden henkilötietojen antamista.
Koska kuvallisesta ja audiovisuaalisesta sisällöstä käy ilmi henkilön etninen alkuperä, käsittely koskee tätä erityisiä henkilötietoryhmää. Lisäksi tietyissä tapauksissa (lääketieteellisiä aiheita käsittelevä audiovisuaalinen sisältö) voi tallentua terveyttä koskevia tietoja. Käsittelemme näitä henkilötietoja vain, jos siihen on saatu nimenomainen suostumus komission vakiolomakkeella.
Käsittelyyn voi sisältyä myös heikommassa asemassa olevia rekisteröityjä (eli alaikäisiä ja/tai vammaisia henkilöitä) koskevia tietoja:
- Audiovisuaalisessa mediassa olevat valokuva-, video- ja äänitallenteet, joissa esiintyy vammaisia henkilöitä
- Audiovisuaalisessa mediassa olevat valokuva-, video- ja äänitallenteet, joissa esiintyy alaikäisiä
- Audiovisuaalisessa mediassa olevat valokuva-, video- ja äänitallenteet, joissa esiintyy Euroopan ulkopuolisista maista tulevia pakolaisia
Käsittelemme alaikäisten ja/tai kehitysvammaisten henkilöiden henkilötietoja vain, jos siihen on saatu ennakkosuostumus viralliselta edustajalta tai lailliselta holhoojalta komission vakiolomakkeella, jossa pyydetään suostumusta äänittämisen ja videointiin sekä suoratoistoon kokousten, tapahtumien ja konferenssien aikana. Käsittely on näin ollen lainmukaista asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetulla tavalla.
5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Julkaisutoimiston B2-yksikkö ("Multimedia ja julkaisut") säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen.
Varsinaisen audiovisuaalisen tuotannon sisältämiä henkilötietoja voidaan säilyttää pysyvästi arkistointitarkoituksia varten.
6. Miten henkilötiedot suojataan?
Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikki tietojen käsittely suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10. tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.
Komissio suojaa henkilötietoja usein teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät. Näiden työntekijöiden on noudatettava sääntömääräisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.
Lisäksi seuraavat toimeksisaajat käsittelevät henkilötietojasi:
- cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berliini, Saksa
- European Service network SA (Consortium), Bryssel, Belgia
- Markenfilm Crossing, Hampuri, Saksa
- Actimage S.A., Luxemburg, Luxemburg
Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin lain edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.
8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?
Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.
Suostumalla antamaan tietonsa rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että julkaisutoimiston B2-yksikkö ”Multimedia ja julkaisut” käyttää henkilötietoja tässä käsittelytoimessa. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.
Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa kuvaus niistä (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla).
9. Yhteystiedot
- Rekisterinpitäjä
Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan tai esittää kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia taikka tehdä valituksen henkilötietojen keräämisestä ja käytöstä, hän voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston B2-yksikköön ("Multimedia ja julkaisut"): info@publications.europa.eu.
- Komission tietosuojavastaava
Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
- Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)
Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.
10. Mistä saa lisätietoa?
Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-13869