HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa henkilötietojen käsittelystä ja suojaamisesta.

Tietojenkäsittelytehtävä: ENDORSE 2025 -konferenssin järjestäminen ja hallinnointi

Euroopan unionin julkaisutoimisto, D.1-yksikkö ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta” ja A.1-yksikkö ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut”

Rekisteriviite: DPR-EC-00491

Sisällysluettelo

1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetään tiedot, jotka koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston D.1.-yksikön ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta” ja A.1-yksikön ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut” suorittamaa tietojen käsittelyä, joka liittyy ENDORSE 2025 -konferenssin järjestämiseen.

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston D.1-yksikkö ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta” ja A.1-yksikkö ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut” keräävät ja käyttävät henkilötietojasi, jotta sinut voidaan kutsua kokouksiin, tiedotuspäiviin, työpajoihin tai vastaaviin tapahtumiin (jäljempänä ’tapaamiset’), jotka järjestetään EU:n toimielinten, elinten ja virastojen henkilöstön, EU:n jäsenvaltioiden hallintojen henkilöstön sekä suuren yleisön kanssa.

Henkilötietoja käsitellään, jotta sinut voidaan kutsua ja/tai rekisteröidä julkaisutoimiston järjestämään tapaamiseen, joka järjestetään joko julkaisutoimiston tiloissa tai jossakin muussa paikassa.

Kansanterveysuhkaan liittyvissä poikkeustilanteissa käsittelyyn voi sisältyä myös julkaisutoimiston keskeisten tapaamisten osallistujien, mukaan lukien ulkoinen ja sisäinen henkilöstö, luetteloiden laatiminen.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietojasi käsitellään, koska:

- käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

ja

- olet rekisteröitynä antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Käsittelyn muut oikeusperustat:

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Tämän käsittelytehtävän suorittamiseksi julkaisutoimiston D.1-yksikkö ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta” ja A.1-yksikkö ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut” voivat kerätä seuraavat henkilötietoryhmät, jotka ovat tarpeen tapaamiseen osallistumiseksi:

• sukupuoli (tarvitaan puhutteluun)
• etunimi ja sukunimi
• tehtävä
• työpaikan postiosoite ja työsähköpostiosoite
• työpuhelinnumero
• ruokavalio/allergiat
• turvallisuustarkoituksiin tarvittavat tiedot (henkilöstönumero tai henkilökortin/passin numero, syntymäaika)
• korvausten maksamista varten annettavat tiedot (tiedot kuljetusten käytöstä ja majoituksesta, pankkiyhteystiedot)
• Tapahtuman aikana voidaan ottaa valokuvia ja/tai tallentaa videoita.
• Keskeisten tapaamisten osallistujien, mukaan lukien ulkoinen ja sisäinen henkilöstö, luetteloihin, jotka laaditaan kansanterveyden suojelemiseen liittyvää kontaktien seurantaa varten, vaaditaan kaikki tietoluokat ja niihin saatetaan tarvita myös yksityinen puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä toimiston osoite ja tapaamisen aika, päivämäärä ja huoneen numero.

5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston D.1-yksikkö ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteistoiminta” ja A.1-yksikkö ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut” säilyttävät henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta ne voivat täyttää tietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen eli tapaamisen ja mahdollisten jatkotoimien järjestämisen, jos ne katsotaan tarpeelliseksi tapaamisen kannalta. Kaikki henkilötiedot poistetaan tietokannoista yhden vuoden kuluttua tapaamiseen liittyvästä viimeisestä toimesta, lukuun ottamatta konferenssiesitysten tallenteita, jotka ladataan ja asetetaan saataville Euroopan unionin julkaisutoimiston YouTube-sivulle. Tallenteet säilytetään YouTubessa. Lisäksi henkilötietoja ylläpidetään sisäisesti jaettavassa yhteystietoluettelossa niissä Euroopan komission yksiköissä, joissa rekisteröity toimii yhteyshenkilönä julkaisutoimiston suuntaan. Yhteystietoluetteloa ylläpidetään vuotuisia seminaareja varten, joita julkaisutoimistossa järjestetään komission pääosastoja, EU:n virastoja ja komission edustustoja varten. Voit milloin tahansa pyytää tietojesi poistamista tästä yhteystietoluettelosta.

Keskeisten tapaamisten osallistujien, mukaan lukien ulkoinen ja sisäinen henkilöstö, luetteloita, jotka laaditaan kansanterveyden suojelemiseen liittyvää kontaktien seurantaa varten, saattaa koskea erityinen komission pääsihteeristön määrittelemä säilytysaika.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) olevat henkilötiedot tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komissio suojaa henkilötietoja usein teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä varmistetaan verkkoturvallisuus ja pienennetään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava sääntömääräisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.

Kerättyjä tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lain edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa. Julkaisutoimisto ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointia varten.

Sosiaalinen media

Käytämme sosiaalisen median suosituimpia kanavia ENDORSE 2025 -konferenssista tiedottamiseen ja sen näkyvyyden lisäämiseen. Julkaisemme esimerkiksi julkaisutoimiston YouTube-sivulla aiheeseen liittyviä videoita, ja verkkosivuillamme on linkit Twitteriin, Instagramiin ja LinkedIniin.

X- (aiemmin Twitter), Instagram-, YouTube- ja LinkedIn-painikkeiden esittäminen sivuillamme ei tallenna evästeitä näihin palveluihin, kun julkaisutoimiston sivut latautuvat käyttäjän mille tahansa laitteelle.

Voit katsoa konferenssiin liittyviä videoita verkkosivuillamme. Ne esitetään YouTube-soittimella. Kun käynnistät videon, laitteellesi asetetaan YouTube-eväste. Jos et käynnistä videota, evästettä ei aseteta.

Sosiaalisen median käyttömme ei merkitse sen kanavien tai niiden tietosuojapolitiikkojen tukemista. Jos yhdellä tai useammalla sosiaalisen median kanavalla esiintyy toimintahäiriöitä, komissio ei vastaa niistä johtuvista palvelukatkoksista.

Suosittelemme tutustumista X:n (aiemmin Twitter), LinkedInin, Instagramin ja YouTuben tietosuojaselosteisiin. Niissä selitetään kunkin yrityksen tietojenkeräämis- ja -käsittelyperiaatteet, tietojen käyttö, käyttäjien oikeudet sekä tavat, joilla he voivat suojata yksityisyytensä palveluja käyttäessään.

Konferenssisovellus

Julkaisutoimisto käyttää konferenssisovellusta Sli.do (https://www.sli.do/). Sovellus on suunniteltu helpottamaan ENDORSE 2025 -konferenssin osallistujien vuorovaikutusta sen aikana. He voivat osallistua kyselyihin, vaihtaa mielipiteitä ja vastata kysymyksiin. Sovelluksen käyttö on suositeltavaa, mutta ei pakollista.

Konferenssisovelluksen käyttäjien on luotava käyttäjätili. Siihen tarvitaan etu- ja sukunimi, ammattinimike ja sähköpostiosoite, ja käyttäjän on luotava salasana sovellukseen.

Sovelluksen ”Ask/comment/vote”-osion toiminnot mahdollistavat osallistumisen konferenssiin. Osallistujien kysymykset ja kommentit sekä konferenssin aikana suoritettujen julkisten kyselyiden tulokset näytetään konferenssihuoneen näyttötaululla. Tiedot analysoidaan ennen niiden näyttämistä, ja moderoijina toimivat palveluntarjoaja ja julkaisutoimisto pyrkivät mahdollisuuksien mukaan varmistamaan lähettäjän henkilöllisyyden ja viestin tai kysymyksen relevanssin.

Julkaisutoimisto ei vastaa Slido-sovelluksen palveluista. Sitä koskee Cisco Online -tietosuojaseloste, jota sovelletaan kaikkiin Ciscon tuotteisiin ja -palveluihin, myös Slidoon. Tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Julkaisutoimisto käyttää myös EasyChair-konferenssityökalua (https://easychair.org/). Se on tarkoitettu ohjelmakomitealle, ja se auttaa hallinnoimaan ja arvioimaan ENDORSE 2025 -konferenssiin lähetettyjä esityksiä, muokkaamaan ohjelmaa ja valmistelemaan konferenssin kulkua.

EasyChair kerää tietoja, joita konferenssien järjestäjät yleensäkin keräävät. Niitä ovat nimi, sähköpostiosoite, yhteysosoite, verkkosivu, maa, työnantaja, puhelinnumero ja salasana. Julkaisutoimisto ei vastaa EasyChair-sovelluksen palveluista. EasyChairin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://easychair.org/privacy.

8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity on suostunut antamaan henkilötietonsa julkaisutoimiston D.1-yksikölle ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta” ja A.1-yksikölle ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut” niiden käsittelyä varten. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos et halua, että sinua valokuvataan tai videoidaan tapahtuman aikana, ilmoita siitä rekisterinpitäjälle (yhteystiedot kohdassa 9). Rekisterinpitäjän henkilöstö pyrkii sijoittamaan sinut paikkaan, josta et päädy valokuvaan.

Jos haluat tapahtuman jälkeen, että sinusta otetut tietyt valokuvat tai videot poistetaan mistä tahansa tapahtumaan liittyvästä tietovarastosta tai että sinut poistetaan valokuvasta tai videosta, lähetä pyyntö rekisterinpitäjälle.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Keskeisten tapaamisten osallistujien, mukaan lukien ulkoinen ja sisäinen henkilöstö, luetteloiden, jotka laaditaan kansanterveyden suojelemiseen liittyvää kontaktien seurantaa varten, osalta rekisteröidyn oikeuksia voidaan rajoittaa asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan mukaisesti. Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytehtävästä/-tehtävistä on kyse (eli ilmoita kyseinen rekisteriviite / kyseiset rekisteriviitteet, jotka on annettu kohdassa 10).

9. Yhteystiedot

- Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi, jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston D.1-yksikköön ”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta” ja A.1-yksikköön ”Datan ja tallennusmuotojen standardointipalvelut”: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

- Komission tietosuojavastaava

Jos asiasi koskee henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvattu tietojenkäsittelytehtävä kirjataan komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00491