VARSTVO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV

Postopek obdelave: Bilten Urada za publikacije

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“

Referenčna oznaka: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu osebnih podatkov in spoštovanju zasebnosti. Komisija zbira in obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako jih zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Spodaj so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave „Bilten Urada za publikacije“, ki ga izvaja enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ Urada za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj obdelujemo osebne podatke in kako

Namen obdelave podatkov: enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ pri Uradu za publikacije Evropske unije zbira in uporablja osebne podatke za pošiljanje biltena Urada za publikacije, ki vsebuje najnovejše publikacije EU o različnih temah, vključno s financiranjem in raziskavami.

Postopek obdelave zajema vzdrževanje seznama, ki vsebuje osebne podatke v podatkovni zbirki.

Vaši osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano sprejemanje odločitev ali oblikovanje profilov.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Vaše osebne podatke obdelujemo, ker:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

in

– vi kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolite v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov.

Pravna podlaga za obdelavo: pooblastilo Urada za publikacije EU, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije.

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ pri Uradu za publikacije EU za namene obdelave podatkov zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

Obvezni podatki

• elektronski naslov

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Enota D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ Urada za publikacije hrani podatke toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja, zlasti za zagotovitev zahtevanih storitev.

E-naslov, ki ste ga navedli s prijavo na bilten, se hrani dve leti. Zahteve za odjavo se hranijo pet let.

6. Kako varujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Urad za publikacije EU uporablja korporativno novinarsko redakcijo (Corporate Newsroom). Vsi postopki obdelave podatkov se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti ter za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene postopka obdelave podatkov.

7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima pooblaščeno osebje Urada za publikacije EU, odgovorno za ta postopek obdelave podatkov, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Vsi osebni podatki, zbrani v tem postopku obdelave, so shranjeni na strežnikih, ki se nahajajo na ozemlju EU.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kjer je primerno, imate tudi pravico do ugovora obdelavi ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Imate pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a).

Privolili ste, da osebne podatke predložite enoti D.1 „Odnosi z deležniki in ozaveščanje“ Urada za publikacije EU za ta postopek obdelave podatkov. Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, po potrebi pa tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihove kontaktne podatke lahko najdete v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktne informacije

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje pravic iz Uredbe (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo svojih osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov na naslovu OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) se lahko obrnete z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725.

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Register je na voljo na: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta specifični postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-03928. Evidenca v zvezi s korporativno novinarsko redakcijo, orodjem, ki se uporablja za razširjanje Biltena Urada za publikacije, ima naslednjo referenčno oznako: DPR-EC-00841.