VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov zagotavlja informacije o obdelavi in varstvu osebnih podatkov.

Obdelava podatkov: integrirani sistem za upravljanje logističnih storitev (ILMS)

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, enota D.4, Tisk in distribucija

Referenčna oznaka: DPR-EC-00515

Kazalo

  1. Uvod
  2. Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke
  3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke
  4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo
  5. Kako dolgo hranimo osebne podatke
  6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke
  7. Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo
  8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavite
  9. Kontaktni podatki
  10. Več informacij

Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, zakaj osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo ter kako jih uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. Navaja tudi kontaktne podatke odgovornega upravljavca podatkov za uveljavljanje vaših pravic, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

Spodaj so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave ILMS, ki ga izvaja enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije Evropske unije.

Zakaj in kako obdelujemo osebne podatke

Namen obdelave osebnih podatkov: Enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije zbira in uporablja vaše osebne podatke, da uradu olajša upravljanje zalog, izpolnitev naročil in izvedbo naročenih logističnih storitev.

Osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano odločanje, vključno z oblikovanjem profilov.

Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

– posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov

Pravna podlaga za obdelavo: Pooblastilo Urada za publikacije, Sklep 2009/496/ES Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije

Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo

Za izvedbo te naloge enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

1. Podatki o registriranih uporabnikih (ID uporabnika in geslo za dostop do sistema ILMS); podatki, ki se zahtevajo za dostop in upravljanje ID uporabnika:

  • uporabniško ime
  • uporabniški profil
  • ID uporabnika
  • telefonska številka
  • elektronski naslov
  • naslov za dostavo
  • naslov za izstavitev računa [velja le za uporabnike vnaprejšnjega obvestila o pošiljki (Advance Shipment Notice – ASN)]
  • upravni organ (samo za osebje EU)
  • ime podjetja (samo za dobavitelje tiskovine)
  • izbrani jezik (mogoče ga je spremeniti ob vzpostavitvi povezave s sistemom ILMS)

2. Podatki, ki jih zbiramo za izpolnitev naročil:

  • ime prejemnika
  • naslov za dostavo
  • naslov in kataloška številka naročene publikacije
  • telefonska številka (obvezna samo za nujne pošiljke)
  • telefonska številka prejemnika (obvezna samo za nujne pošiljke)
  • elektronski naslov

Predložitev osebnih podatkov je obvezna za zagotovitev zahtevanih storitev.

Kako dolgo hranimo osebne podatke

Enota D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije Evropske unije hrani podatke toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov, in sicer 10 let od vašega naročila.

Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije ali njenih pogodbenih izvajalcev. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotavljanje spletne varnosti ter preprečevanje izgube ali spremembe podatkov in nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

Kdo ima dostop do osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za to obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. Osebje navedenih organov zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavite

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka ali izbrisa in omejitve obdelave svojih osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Imate tudi pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov, ki se zakonito izvaja v skladu s členom 5(1)(a).

S tem dajete tudi privolitev, da osebne podatke posredujete v obdelavo enoti D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije. Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je opredeljeno v razdelku 10).

Kontaktni podatki

  • Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – enoto D.4 za tisk in distribucijo pri Uradu za publikacije info@publications.europa.eu.

  • Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Dostop do registra: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00515 .