VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.

Postopek obdelave podatkov: EU Vocabularies – prispevki, VocBench in wikiji

Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije OP.A.1 – enota za standardizacijo

Referenčna oznaka: DPR-EC-00408

Kazalo

1. Uvod
2. Zakaj obdelujemo osebne podatke in kako
3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke
4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo
5. Kako dolgo hranimo osebne podatke
6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke
7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo
8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate
9. Kontaktni podatki
10. Več informacij

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu osebnih podatkov in spoštovanju zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ta uredba razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako navedene informacije uporabljamo ter katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so predstavljene informacije v zvezi z obdelavo „EU Vocabularies (nekdanji register metapodatkov in nekdanji EuroVoc) – prispevki, VocBench in wikiji“, ki jo izvaja enota A.1 za standardizacijo Urada za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj obdelujemo osebne podatke in kako

Namen obdelave podatkov: Urad za publikacije Evropske unije zbira in uporablja osebne podatke za upravljanje prispevkov in zagotavljanje povratnih informacij ter zagotavljanje dostopa do orodja VocBench in wikijev.

Za orodje EU Vocabularies: vaši predlogi ali popravki, ki jih prejmemo prek funkcije Prispevki, se uporabljajo za izboljšanje storitve in so na voljo na spletu. Osebni podatki so potrebni tudi za pridobitev povratnih informacij in zagotovitev, da prispevka ni poslal robot. Na voljo imate tudi možnost, da stopite v stik s službo za pomoč uporabnikom in postavite vprašanja.

Organiziramo sestanke (prek aplikacije Webex), na katerih razpravljamo o posodobitvah vsebine wikijev in orodja EU Vocabularies. Ti sestanki se lahko snemajo. Seznam udeležencev, sklepi sestanka in videoposnetki se lahko objavijo na straneh EU Vocabularies in/ali v wikijih in/ali na platformi CircaBC.

Za wikije in orodje VocBench: registracija se opravi po prejemu vašega zahtevka za registracijo.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo osebne podatke

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu s členom 5(1) Uredbe (EU) 2018/1725, ker:

(a) je obdelava teh podatkov potrebna za izvajanje naloge, ki je v javnem interesu, ali za izvajanje javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

(b) je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca,

ter

(c) je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, dovolil obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov.

Dodatna pravna podlaga:

• 2013/37/EU: Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. junija 2013 o spremembi Direktive 2003/98/ES o ponovni uporabi informacij javnega sektorja
• 2011/833/EU: Sklep Komisije z dne 12. decembra 2011 o ponovni uporabi dokumentov Komisije
• 2002/22/ES: Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta z dne 7. marca 2002 o univerzalni storitvi in pravicah uporabnikov v zvezi z elektronskimi komunikacijskimi omrežji in storitvami (Direktiva o univerzalnih storitvah)
• Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (člena 12 in 13).
• Sklep 2009/496/ES, Euratom Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropske unije, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije, zlasti člen 3(1), točki (e) in (g), ter člen 5, točke (a), (b), (f), (i), (k), (l), (m) in (q).

Izvaja se v interesu preglednosti in pomaga javnosti pri ponovni uporabi naborov podatkov EU. Ta obdelava je potrebna za zagotovitev dobrega upravljanja ter zagotavljanje informacij in preglednosti wikijev.

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo

Za ta postopek obdelave enota za standardizacijo Urada za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov (delno pridobljenih v okviru vaših prispevkov):

• Za orodje EU Vocabularies – obvezni podatki: uporabniško ime, priimek, ime, e-naslov; neobvezni podatki: fotografija ali avatar, ime institucije/podjetja
• Za sestanke – neobvezno: videoposnetek/zvočni posnetek udeležencev
• Za wikije – obvezni podatki: EU Login, priimek, ime;
  neobvezno: videoposnetek/zvočni posnetek udeležencev
• Za orodje VocBench – obvezno: e-naslov, geslo (ni prikazano), priimek, ime, vsaj en delovni jezik; neobvezno: spol, država, telefonska številka, osebni URL, URL avatarja, rojstni dan, naslov, pripadnost, IRI uporabnika (ustrezna polja bodo izbrisana za naslednjo izdajo).

5. Kako dolgo hranimo osebne podatke

Enota A.1 za standardizacijo Urada za publikacije hrani podatke samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za zbiranje ali nadaljnjo obdelavo podatkov, in sicer dve leti.

6. Kako varujemo in shranjujemo osebne podatke

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Komisije. Za vse postopke obdelave podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

V zvezi s spletnimi stranmi orodja EU Vocabularies so podatki, oddani v okviru vašega prispevka, javni in na voljo na svetovnem spletu. Vaši osebni podatki niso prikazani.

V zvezi s spletnimi stranmi wikijev in orodja VocBench so vaši podatki vidni samo registriranim uporabnikom EU, ki imajo dostop do določenih wikijev in do ustreznih projektov orodja VocBench, za katere so bile aktivirane funkcije zgodovine in potrjevanja.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kjer je primerno, imate tudi pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov.

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).

S tem dajete tudi privolitev, da osebne podatke posredujete v obdelavo enoti A.1 za standardizacijo pri Uradu za publikacije Evropske unije za ta postopek obdelave podatkov. Privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov oziroma v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihove kontaktne podatke lahko najdete v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se prek spodnjih kontaktnih podatkov obrnite na upravljavca podatkov – vodjo enote A.1 za standardizacijo Urada za publikacije: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu.

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

10. Več informacij

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi javni register vseh pri njej dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate prek povezave: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-00408