OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spracovateľská operácia: Spravodajca Úradu pre publikácie

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.1, Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia

Referenčná značka: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich získavame, ako s nimi narábame, ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou „Spravodajca Úradu pre publikácie“, ktorú vykonáva oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ získava a používa vaše osobné údaje na zasielanie pravidelného spravodajcu Úradu pre publikácie, ktorý predstavuje výber najnovších publikácií EÚ na viaceré témy vrátane financovania a výskumu.

Spracovateľská operácia pozostáva z vedenia zoznamu obsahujúceho osobné údaje v databáze.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame, pretože:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

a

– ako dotknutá osoba ste poskytli súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Právny základ pre spracúvanie: mandát Úradu pre vydávanie publikácií EÚ, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Aké osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ získava na účely vykonania tejto spracovateľskej operácie tieto kategórie osobných údajov:

Povinné údaje:

• e-mailová adresa

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získania, konkrétne na účely poskytnúť vám požadované služby.

E-mail vygenerovaný vašou žiadosťou o prihlásenie sa na odber spravodajcu sa uchováva dva roky. Žiadosti o odhlásenie sa z odberu sa uchovávajú päť rokov.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Úrad pre publikácie EÚ využíva systém Corporate Newsroom. Všetky operácie spracúvania údajov sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie týkajúce sa spracúvania vašich údajov v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti údajov vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [„GDPR“ – nariadenie (EÚ) 2016/679].

Komisia má na ochranu vašich osobných údajov zavedené viaceré technické a organizačné opatrenia. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich („need to know“) na účely predmetnej spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom Úradu pre vydávanie publikácií EÚ zodpovedným za vykonanie spracovateľskej operácie a oprávneným zmluvným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“ (potreby poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Všetky takto spracovávané osobné údaje sa uchovávajú na serveroch, ktoré sa nachádzajú na území EÚ.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup k vašim osobným údajom, ich opravu alebo vymazanie a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a).

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ Úradu pre vydávanie publikácií EÚ v prípade predmetného spracovania. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať tým, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie nebude mať vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych spracovateľských operácií, uveďte vo svojej žiadosti ich opis (t. j. referenčnú značku, ako sa uvádza v bode 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zberu a používania vašich osobných údajov, môžete kontaktovať prevádzkovateľa údajov – úrad EPSO, a to zaslaním správy na adresu OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Zodpovedná osoba (DPO) Komisie

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu na e-mailovej adrese DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. podať mu sťažnosť) na e-mailovej adrese edps@edps.europa.eu.

10. Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-03928. Záznam týkajúci sa nástroja Corporate Newsroom na šírenie spravodajca Úradu pre publikácie, je vedený pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00841.