IL-PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI TIEGĦEK

Operazzjoni ta’ proċessar: Newsletter tal-OP

Kontrollur tad-Data: l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, unità D.1, Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni

Referenza tar-reġistrazzjoni: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa ulterjorment id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data.

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek miegħu, tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni tal-ipproċessar “Newsletter tal-OP” tal-unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea hi ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Finijiet tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE tiġbor u tuża l-informazzjoni personali tiegħek biex tibgħatlek in-newsletter regolari tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE, li tippreżenta għażla ta’ pubblikazzjonijiet reċenti tal-UE dwar diversi suġġetti, fosthom dwar il-finanzi u r-riċerka.

L-operazzjoni ta’ proċessar tikkonsisti fiż-żamma ta’ lista li fiha data personali f’bażi tad-data.

Id-data personali tiegħek mhijiex se tintuża biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Ir-raġuni(jiet) legali għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għax:

- l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ xi kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;

u

- meta inti bħala s-suġġett tad-data tkun tajt il-kunsens għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għal skop speċifiku wieħed jew iktar.

Bażi legali għall-ipproċessar: il-mandat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE, id-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea.

4. Liema data personali tinġabar u tkun soġġetta għal ipproċessar ulterjuri

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni tal-ipproċessar, l-unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE tiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

Data obbligatorja

• Indirizz tal-posta elettronika

5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?

L-Unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iżżomm biss id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir, jiġifieri biex jingħataw is-servizzi mitluba.

L-email iġġenerata mit-talba tiegħek biex tabbona għan-Newsletter tinżamm għal 2 snin. It-talbiet għat-tneħħija tal-abbonament jinżammu għal 5 snin.

6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha b’format elettroniku (ittri elettroniċi, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data mtellgħa f’sistema, eċċ.) tinħażen fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE jagħmel użu mill-Kamra tal-Aħbarijiet Korporattiva. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbutin bi klawżola kuntrattwali speċifika għal kull operazzjoni ta’ pproċessar tad-data personali tiegħek f’isem il-Kummissjoni, kif ukoll bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jitnisslu mir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (“GDPR, General Data Protection Regulation” ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ għadd ta’ miżuri tekniċi u organizzazzjonali. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf ta’ data, it-tibdil ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ proċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-istaff awtorizzat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju ta’ “ħtieġa ta' tagħrif”. Tali staff għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u, fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Id-data personali kollha ta’ dan l-ipproċessar tinħażen fis-servers li jinsabu fit-territorju tal-UE.

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Bħala “suġġett tad-data” inti għandek drittijiet speċifiċi skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14–25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Meta applikabbli, għandek id-dritt ukoll li toġġezzjona għall-ipproċessar jew id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex tipprovdi d-data personali tiegħek lill-Unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE għall-operazzjoni ta' pproċessar preżenti. Tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Tista’ teżerċita l-jeddijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun hemm bżonn, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni tal-kuntatt tagħhom tinsab fl-Intestatura 9 ta’ hawn taħt.

Meta tkun tixtieq teżerċita l-jeddijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni tal-ipproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-reġistrazzjoni(jiet) tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 ta’ hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tkun tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, ikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data hawn: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (DPO)

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Għandek id-dritt li tirrikorri għand (jiġifieri tista’ tressaq ilment ma’) il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew dokumentati u notifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-03928. Ir-rekord relatat mal-Kamra tal-Aħbarijiet Korporattiva, l-għodda użata għad-disseminazzjoni tal-Bullettin OP, għandu r-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-00841.