A SZEMÉLYES ADATOK VÉDELME

Adatvédelmi nyilatkozat a személyes adatok kezeléséről és védelméről

Adatkezelési művelet: Az ENDORSE 2025. évi konferenciájának megszervezése és lebonyolítása

Az Európai Unió Kiadóhivatala, D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” egység és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgáltatások” egység

Hivatkozási szám: DPR-EC-00491

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés

Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) tiszteletben tartja a felhasználók magánéletét és elkötelezetten védelmezi személyes adataikat. A személyes adatok Bizottság általi gyűjtése és kezelése a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 45/2001/EK rendelet és az 1247/2002/EK határozat hatályon kívül helyezéséről szóló, 2018. október 23-i (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendeleten alapul.

Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés indokait, a rendelkezésre bocsátott személyes adatok gyűjtésének, kezelésének és védelmének módját, az adatok felhasználását, valamint az Ön jogait saját személyes adataival kapcsolatban. A nyilatkozat ezenfelül az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is tartalmazza. Ha érvényt kíván szerezni jogainak, Önnek az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.

Ez az adatvédelmi nyilatkozat az Európai Unió Kiadóhivatalának D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” egysége és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgáltatások” egysége által végzett, „Az ENDORSE 2025. évi konferenciájának megszervezése” adatkezelési műveletre vonatkozik.

2. Milyen célból és hogyan kezeljük a személyes adatokat?

Az adatkezelési művelet célja: A Kiadóhivatal D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgáltatások” egysége azért gyűjti és használja fel az Ön személyes adatait, hogy meg tudja hívni Önt az európai intézmények, szervek és ügynökségek munkatársaival, az uniós tagállami közigazgatások munkatársaival, valamint a nagyközönséggel tartott ülésekre, információs napokra, műhelytalálkozókra vagy hasonló rendezvényekre (a továbbiakban: ülések).

Az adatkezelés során az Ön személyes adatait arra használjuk fel, hogy meghívjuk és/vagy regisztráljuk Önt egy, a Kiadóhivatal által szervezett ülésre, amelyre a Kiadóhivatal épületében vagy más helyszínen kerül sor.

Közegészségügyi veszéllyel járó kivételes körülmények között előfordulhat, hogy az adatkezelés során listát kell összeállítani azokról a személyekről, akik a részt vesznek Kiadóhivatal fontos ülésein, ideértve a külső és belső munkatársakat is.

A személyes adatokat nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra (pl. profilalkotás).

3. Milyen jogi előírások alapján gyűjtjük és kezeljük a személyes adatokat?

Személyes adatait azért kezeljük, mert:

– az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;

– az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó valamely jogi kötelezettségnek való megfeleléshez szükséges;

valamint

– Ön érintettként hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célra történő kezeléséhez.

Az adatkezelés további jogalapjai:

4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?

Ezen adatkezelési művelet végrehajtása érdekében a Kiadóhivatal D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgálatok” egységének módjában áll olyan személyes adatokat gyűjteni, amelyekre az ülésen való részvételhez szükség van. Az alábbi típusú adatokról van szó:

• Nem (a megszólításhoz szükséges)
• Vezeték- és utónév
• Beosztás
• Munkahelyi postai és e-mail-cím
• Munkahelyi telefonszám
• Étkezési preferenciák/étrendi megszorítások
• Biztonsági célú információk (személyzeti szám vagy személyazonosító szám/útlevélszám) Születési idő
• A költségtérítéshez szükséges adatok (a közlekedés és a szállás igénybevételére vonatkozó információk, bankszámlaszám)
• Előfordulhat, hogy a rendezvényen fényképeket és/vagy videókat is készítünk
• Ha népegészségügyi célú kontaktkövetés miatt listát állítunk össze azokról a személyekről, akik a részt vesznek a fontos üléseken, ideértve a külső és belső munkatársakat is, az összes adatot meg kell adni, valamint adott esetben a magántelefonszámot és e-mail-címet, az irodai címet, valamint az ülés időpontját (óra, nap) és helyszínét

5. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?

A Kiadóhivatal D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” egysége és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgálatok” egysége csak annyi ideig őrzi meg az Ön személyes adatait, amíg az a gyűjtés vagy a további feldolgozás céljának eléréséhez, azaz az ülés megszervezéséhez és az ülés célja(i) szempontjából fontos esetleges utánkövető tevékenységekhez szükséges. Az üléssel kapcsolatos utolsó művelet után egy évvel minden személyes adatot törlünk az adatbázisokból, kivéve a konferencia előadásairól készült felvételeket, amelyeket feltöltünk és elérhetővé teszünk az Európai Unió Kiadóhivatalának YouTube-csatornáján. Ezek a felvételek elérhetőek maradnak a YouTube-on. Emellett a Kiadóhivatalnál a Bizottság főigazgatóságai, az uniós ügynökségek és a Bizottság képviseletei számára tartott éves szemináriumok esetében a személyes adatokat az Európai Bizottság szolgálatai között megosztott kapcsolattartási adatok belső listájához tartozó adatként megőrizzük mindaddig, amíg az érintett a Kiadóhivatal szempontjából kapcsolattartó személynek minősül. Az érintettek bármikor kérhetik, hogy töröljük őket a kapcsolattartási listáról.

A fontos ülések résztvevőinek a népegészségügyi célú kontaktkövetés miatt létrehozott – külső és belső munkatársakat is magában foglaló – listájára egyedi megőrzési időszak vonatkozhat, melyet a Bizottság Főtitkársága határoz meg.

6. Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?

A személyes adatokat elektronikus formában (e-mail, dokumentumok, adatbázisok, feltöltött adatfájlok stb.) tároljuk az Európai Bizottság szerverein. Az összes adatkezelési műveletre az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban kerül sor.

A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében a Bizottság technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések megfelelő lépéseket foglalnak magukban az online biztonság szavatolására, valamint az adatvesztés kockázatával, az adatok megváltoztatásával és a jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelemre. Ezek az intézkedések számolnak az adatkezelés révén előálló kockázatokkal, és figyelembe veszik a kezelt személyes adatok jellegét. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz csakis azok a feljogosított személyek kapnak hozzáférést, akiknek erre indokoltan szükségük van az adatkezelési művelet végrehajtásához.

7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kaphatja meg azokat?

Az Ön személyes adataihoz a Bizottság adatkezelési műveletek végrehajtásával megbízott munkatársai és a feljogosított munkatársak férhetnek hozzá, a szükséges ismeret elvének megfelelően. Ezeket a munkatársakat jogszabályi kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik.

Az általunk összegyűjtött információkat nem adjuk át harmadik feleknek, kivéve olyan mértékben és abból a célból, amelyre jogszabály kötelez minket. A Kiadóhivatal nem ad át személyes adatokat harmadik félnek közvetlen üzletszerzés (direkt marketing) céljára.

Közösségi média

A közösségi médiát arra használjuk, hogy korszerű és széles körben használt csatornákon hirdessük és népszerűsítsük a 2025. évi ENDORSE konferenciát. Meg lehet nézni például a Kiadóhivatal YouTube-oldalára feltöltött videókat, és honlapunkról linkek vezetnek a Twitter-, Instagram- és LinkedIn-felületünkre.

Weboldalunk, amikor betöltődik az Ön számítógépére (vagy más készülékére), nem telepít cookie-kat azoknak a gomboknak a megjelenítésekor, amelyekkel kapcsolódni lehet az X (korábbi nevén Twitter), az Instagram, a YouTube és a LinkedIn szolgáltatáshoz.

Honlapunkon a YouTube platformján keresztül meg lehet tekinteni a konferenciához kapcsolódó videókat. Amikor Ön rákattint a „Lejátszás” (Play) gombra, a YouTube cookie-t telepít az Ön számítógépére, illetve eszközére. Ha nem kattint rá egyik videóra sem, nem települ cookie a készülékére.

A közösségi média használata egyáltalán nem jelenti azt, hogy jóváhagytuk a kérdéses szolgáltatókat vagy adatvédelmi politikájukat. Abban az esetben, ha a közösségimédia-platformok átmenetileg nem érhetőek el, a Kiadóhivatal nem vonható felelősségre az ebből adódó szolgáltatáskimaradásért.

Javasoljuk, hogy olvassa el az X (korábbi nevén Twitter), a LinkedIn, az Instagram és a YouTube adatvédelmi szabályzatát, mely ismerteti az adott vállalat adatgyűjtési és -kezelési politikáját, az adatok felhasználását, az érintettek jogait, valamint azt, hogy a felhasználók hogyan tudnak gondoskodni magánszférájuk védelméről e szolgáltatások használata során.

Konferenciaalkalmazás

A Kiadóhivatal a Sli.do konferenciaalkalmazást (https://www.sli.do/) használja. Az alkalmazás célja, hogy segítse az ENDORSE 2025. évi konferenciájára regisztrált felhasználókat az eseményen való részvételben: lehetővé teszi számukra, hogy részt vegyenek szavazásokon, megosszák észrevételeiket és kérdéseket tegyenek fel. Az eseményre regisztrálókat arra biztatjuk, hogy töltsék le vagy használják a konferenciaalkalmazást (de ez nem kötelező).

A konferenciaalkalmazás használatához felhasználói fiókot kell létrehozni, mely tartalmazni fogja a családi és utónevet, a beosztást és az e-mail-címet.

A konferenciaalkalmazás „Ask/comment/vote” (Kérdésfeltevés/Észrevételezés/Szavazás) rovata lehetővé teszi az aktív részvételt a konferencián. A résztvevők kérdéseit és észrevételeit, valamint a konferencia nyilvános ülése során tartott szavazások összesített eredményét megjelenítjük a konferenciateremben található kivetítőn. A kivetítőn való megjelenítés előtt az információkat moderátorok (a szolgáltató és a Kiadóhivatal) elemzik, hogy – amennyire a gyakorlatban lehetséges – ellenőrizzék a kérdező vagy az észrevételt tevő személy azonosságát és a kérdés/üzenet relevanciáját.

A Sli.do alkalmazás révén nyújtott szolgáltatások nem tartoznak a Kiadóhivatal felelősségi körébe. Javasoljuk, hogy olvassa el a Cisco online adatvédelmi nyilatkozatát, amely valamennyi Cisco-termékre és -szolgáltatásra vonatkozik, beleértve a Sli.dot is: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

A Kiadóhivatal használja az EasyChair konferenciaeszközt is (https://easychair.org/). Ez az eszköz segíti a programbizottságot az ENDORSE 2025. évi konferenciájára benyújtott előadástervezetek kezelésében és áttekintésében, a program megszerkesztésében és a konferencia előkészítésében.

Az EasyChair begyűjti azokat az adatokat, amelyekre a konferenciaszervezőknek általában szükségük van. Ilyen adat a név, az e-mail-cím, a levelezési cím, a weboldal, az ország, a munkáltató, a telefonszám és a jelszó. Az EasyChair alkalmazás révén nyújtott szolgáltatások nem tartoznak a Kiadóhivatal felelősségi körébe. Javasoljuk, hogy tekintse át az EasyChair adatvédelmi nyilatkozatát: https://easychair.org/privacy.

8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja őket?

Az adatkezelés érintettjeként Önt az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, elsősorban a következők: jogában áll személyes adataihoz hozzáférni, azokat helyesbíteni vagy törölni, illetve kezelésüket korlátozni. Adott esetben Ön arra is jogosult, hogy kifogást emeljen a személyes adatainak kezelése ellen, valamint joga van ahhoz, hogy adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa (adathordozhatóság).

Ön hozzájárult ahhoz, hogy benyújtott személyes adatait a Kiadóhivatal D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” egysége és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgáltatások” egysége a jelen adatkezelési művelet céljaira felhasználja. Ezt a hozzájárulását Ön bármikor visszavonhatja úgy, hogy erről értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

Ha nem szeretné, hogy a rendezvény során fénykép vagy filmfelvétel készüljön Önről, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel (lásd az alábbi 9. pontot), és tájékoztassa erről. Az adatkezelő munkatársai megpróbálják Önt olyan helyre ültetni, ahol nem fog látszani a fényképeken.

Ha a rendezvényt követően Ön szeretné, hogy egyes fényképeket/videókat, amelyeken szerepel, töröljenek a kapcsolódó adattárakból, vagy hogy az Önt ábrázoló részt töröljék valamelyik fényképről vagy videóról, kérjük, küldje el kérését az adatkezelőnek.

Jogainak érvényre juttatásáért felveheti a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel. Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Elérhetőségi adataikat a 9. pont ismerteti.

A fontos ülések résztvevőinek a népegészségügyi célú kontaktkövetés miatt létrehozott – külső és belső munkatársakat is magában foglaló – listái tekintetében az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkével összhangban korlátozhatók az Önt mint az adatkezelés által érintett személyt megillető jogok. Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban gyakorolni kívánja a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a lenti 10. pontot).

9. Elérhetőségi adatok

– Adatkezelő

Ha érvényre szeretné juttatni az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani a személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba az adatkezelővel, vagyis a Kiadóhivatal D.1. „Kapcsolattartás és tájékoztatás” és A.1. „Adat- és formátumszabványosítási szolgáltatások” egységével a következő e-mail-címen: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

– A Bizottság adatvédelmi tisztviselője

A személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezeléséhez kapcsolódó kérdésekkel, problémákkal az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat a következő e-mail-címen: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

– Az európai adatvédelmi biztos

Ha úgy ítéli meg, hogy az adatkezelő által végzett személyesadat-kezelés során sérültek az Önt az (EU) 2018/1725 rendelet szerint megillető jogok, jogorvoslati kérelmével (panaszával) az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhat a következő e-mail-címen: edps@edps.europa.eu.

10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő linken érhető el: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_hu.

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00491