Izjava o zaštiti osobnih podataka: Unified Production Platform (UPP)

Zaštita vaših osobnih podataka
Ova izjava o privatnosti sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.
Postupak obrade: zahtjevi za usluge objavljivanja općih publikacija
Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, Uprava B „Izrada publikacija”
Broj upisa: DPR-EC-00424

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojem se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade zahtjeva za usluge objavljivanja općih publikacija, koji provodi uprava B „Izrada publikacija” Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: Uprava B „Izrada publikacija” Ureda za publikacije održava portal za autore na platformi „Unified Production Platform (UPP)” koji službama institucija, tijela i agencija EU-a omogućuje da Uredu za publikacije podnose zahtjeve za usluge objavljivanja općih publikacija ili da koriste suradnički alat za planiranje koji omogućuje koordinaciju budućih publikacija na lokalnoj razini (unutar glavne uprave) ili na razini institucije EU-a. Kao korisnik portala za autore na platformi UPP možete se služiti suradničkim alatom za planiranje tako da označivanjem polja date privolu za taj dio obrade.

Vaše osobne podatke prikupljamo kad izradite korisnički profil na platformi UPP i podnesete zahtjev na portalu za autore na platformi UPP i/ili unesete planiranu objavu u suradnički alat za planiranje. Te osobne podatke koristimo za preuzimanje i obradu zahtjeva za publikacije odnosno izdavanje računa autorskim službama kako bi se osiguralo da je zahtjev u skladu s politikom koju glavna uprava / institucija koja upućuje zahtjev primjenjuje na publikacije i koordiniranje planiranja publikacija među uključenim glavnim upravama Komisije, institucijama i tijelima EU-a.

Ako ste već koristili i alat DemPubWeb, koji je tehnički prethodnik portala za autore na platformi UPP, vaše osobne podatke čuvamo zajedno s relevantnim zahtjevima za usluge objavljivanja. Ti su vam podaci dostupni (samo za čitanje) u alatu DemPubWeb. Razdoblje čuvanja navedeno je u 5. odjeljku.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

3. Koji je pravni temelj za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

- obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

te

- kad zatražite korisnički profil na platformi UPP i unesete svoje osobne podatke u obrazac zahtjeva za portal za autore, kao ispitanik dajete privolu za obradu svojih osobnih podataka u te svrhe.

Dodatna pravna osnova:

Odluka 2009/496/EZ (Euratom) Europskog parlamenta, Europskog Vijeća, Vijeća, Komisije, Suda Europske unije, Revizorskog suda, Europskoga gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade uprava B „Izrada publikacija” Ureda za publikacije prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

osoba odgovorna za zahtjeve, osoba odgovorna za projekt i osoba za kontakt u vezi s financijskim pitanjima, inicijator i koordinator plana (mogu biti ista osoba):

• obvezno: ime, prezime, e-adresa, broj telefona, institucija, agencija ili tijelo EU-a (automatski preuzeto iz EU Logina i ne može se uređivati)
• nije obvezno za inicijatora i koordinatora plana: dodatna e-adresa i odjel.

Davanje osobnih podataka preduvjet je za održavanje korisničkog profila na portalu za autore na platformi UPP i za obradu zahtjeva za usluge objavljivanja u Uredu za publikacije.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Uprava B „Izrada publikacija” Ureda za publikacije čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, odnosno 10 godina od završetka projekta. Isto vrijedi i za postojeće podatke koji su prvotno registrirani u alatu DemPubWeb, tehničkom prethodniku portala za autore na platformi UPP i koji su dostupni samo za čitanje i u informativne svrhe.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-adrese, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu vaših osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).

Pristali ste dati svoje osobne podatke upravi B „Izrada publikacija” Ureda za publikacije za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u upravi B „Izrada publikacija” Ureda za publikacije, info@publications.europa.eu.

Komisijin službenik za zaštitu podataka

Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja ostvarujete na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (tj. podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade uvršten je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem upisa: DPR-EC-00424.