ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Ova izjava sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.

Postupak obrade: organizacija, publikacije i prijenos konferencije ENDORSE 2025.

Ured za publikacije Europske unije, odjel D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i odjel A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata”

Broj upisa: DPR-EC-00491

Sadržaj

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezuje se štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i obrađuje osobne podatke na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001.

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci koriste i koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojemu se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su navedene informacije o postupku obrade podataka za organizaciju konferencije ENDORSE 2025. koji provode odjeli D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata” Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: odjel D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i odjel A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata” Ureda za publikacije prikupljaju i koriste vaše osobne podatke kako bi vas pozvali na sastanke, otvorene dane, radionice i slična događanja (dalje u tekstu „sastanci”) s osobljem europskih institucija, tijela i agencija, osobljem uprava država članica EU-a i širom javnošću.

Obrada uključuje korištenje vaših osobnih podataka kako biste primili poziv ili bili prijavljeni za sastanak koji organizira Ured za publikacije i koji se održava u njegovim prostorijama ili negdje drugdje.

U iznimnim okolnostima prijetnji javnom zdravlju obrada može uključivati i sastavljanje popisa sudionika na najvažnijim sastancima Ureda za publikacije, uključujući vanjsko i interno osoblje.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, što uključuje profiliranje.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

– obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

– obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade

i

– dali ste privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha.

Dodatne pravne osnove za obradu:

4. Koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade odjel D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i odjel A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata” Ureda za publikacije mogu prikupljati sljedeće kategorije osobnih podataka koji su potrebni za sudjelovanje na sastanku:

• spol (potrebno za pravilno oslovljavanje)
• ime i prezime
• funkcija
• službena poštanska adresa i e-adresa
• službeni telefonski broj
• prehrambene preferencije / posebni prehrambeni zahtjevi
• informacije potrebne u sigurnosne svrhe (broj člana osoblja ili broj osobne iskaznice / putovnice; datum rođenja)
• informacije za potrebe povrata troškova (informacije o korištenju prijevoza i smještaju; bankovni podaci).
• Osim toga, na događanju ćemo možda fotografirati i/ili snimati sudionike.
• Kad je riječ o popisima sudionika najvažnijih sastanaka, uključujući vanjsko i interno osoblje, koji se sastavljaju radi praćenja kontakata za potrebe javnog zdravlja, sve su kategorije podataka obvezne, a mogu uključivati i privatni telefonski broj i e-adresu, adresu ureda i vrijeme/datum/prostoriju održavanja sastanka.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjel D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i odjel A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata” Ureda za publikacije čuvaju vaše osobne podatke samo onoliko koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, to jest za organizaciju sastanka i eventualnih daljnjih aktivnosti s obzirom na svrhe sastanka. Svi osobni podaci izbrisat će se iz baza podataka godinu dana nakon posljednje radnje povezane sa sastankom, osim snimki prezentacija s konferencije, koje će se učitati i staviti na raspolaganje na YouTube stranici Ureda za publikacije Europske unije. Te će snimke ostati na YouTubeu. Osim toga, za godišnje seminare koji se održavaju u Uredu za publikacije za glavne uprave Komisije, agencije EU-a i predstavništva Komisije osobni podaci čuvaju se kao dio popisa kontakata koji se razmjenjuju interno među službama Europske komisije sve dok je ispitanik osoba za kontakt Ureda za publikacije. U bilo kojem trenutku možete zatražiti da se vaši podaci uklone s popisa kontakata.

Popisi sudionika najvažnijih sastanaka, uključujući vanjsko i interno osoblje, sastavljeni radi praćenja kontakata za potrebe javnog zdravlja mogu se čuvati na određeno vrijeme koje određuje Glavno tajništvo Komisije.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizici povezani s obradom i prirodom osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To je osoblje dužno poštovati regulatorne i dodatne ugovorne obveze čuvanja povjerljivosti.

Informacije koje prikupljamo neće se prosljeđivati trećim osobama, osim u opsegu i u svrhe propisane nacionalnim pravom. Ured za publikacije neće prosljeđivati osobne podatke trećim osobama radi izravnog marketinga.

Društvene mreže

Društvene mreže koristimo radi promicanja konferencije ENDORSE 2025. uobičajenim popularnim kanalima. Na primjer, možete gledati videozapise na YouTube stranici Ureda za publikacije ili kliknuti na poveznice s naših internetskih stranica na Twitter, Instagram i LinkedIn.

Kad na svojem računalu (ili drugom uređaju) otvarate naše internetske stranice na kojima su gumbi s poveznicom na X (nekadašnji Twitter), Instagram, YouTube i LinkedIn, neće se ništa mijenjati s kolačićima koji se odnose na te društvene mreže.

Na našim internetskim stranicama možete gledati videozapise povezane s konferencijom. Oni će se pokrenuti u YouTubeovom reproduktoru videozapisa. Ako kliknete na „play” na videozapisu i pogledate ga, na vaše računalo ili uređaj pohranit će se kolačić Youtubea. Ako ne kliknete na videozapise, kolačići se neće pohraniti.

Korištenje društvenih mreža ni na koji način ne podrazumijeva podržavanje tih mreža ili njihovih politika zaštite privatnosti. U slučaju da društvene mreže povremeno ne budu dostupne, ne preuzimamo nikakvu odgovornost zbog prekida usluge uzrokovanog njihovim prekidom rada.

Preporučujemo da pročitate politike zaštite privatnosti mreža X (nekadašnji Twitter), Instagram, YouTube i LinkedIn. One pružaju informacije o politici tih društvenih medija u vezi s prikupljanjem i obradom podataka, uporabom podataka, vašim pravima i načinima na koje možete zaštititi svoju privatnost pri korištenju tih usluga.

Aplikacija za konferencije

Ured za publikacije upotrebljava aplikaciju za konferencije Slido (https://www.sli.do/). Ona omogućuje sudionicima da tijekom konferencije ENDORSE 2025. ispunjavaju ankete, razmjenjuju mišljenja i postavljaju pitanja. Sudionike se potiče da ju preuzmu i koriste tijekom konferencije, no to nije obvezno.

Kako bi mogli koristiti aplikaciju, sudionici će morati izraditi račun za prijavu. On će sadržavati ime, prezime, naziv radnog mjesta, e-adresu i lozinku.

Odjeljak aplikacije za pitanja, komentare i glasanje omogućuje sudjelovanje na konferenciji. Pitanja i komentari sudionika i objedinjeni rezultati anketa provedenih tijekom javnih sjednica konferencije prikazat će se na zaslonu u konferencijskoj dvorani. Te će informacije prije prikazivanja analizirati moderatori (pružatelj usluga i Ured za publikacije) kako bi provjerili, koliko je to u praksi moguće, autentičnost identiteta pošiljatelja i relevantnost sadržaja poruke/pitanja.

Ured za publikacije nije odgovoran za usluge u okviru aplikacije Slido. Predlažemo da pročitate izjavu o zaštiti osobnih podataka poduzeća Cisco Online, koja se primjenjuje na sve njegove proizvode i usluge, uključujući Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Ured za publikacije upotrebljava i alat za konferencije EasyChair (https://easychair.org/). Tim će se alatom koristiti programski odbor, a služi za upravljanje radovima podnesenima za konferenciju ENDORSE 2025., pregledavanje tih radova, uređivanje programa konferencije i pripremu zbornika radova s konferencije.

EasyChair prikuplja podatke koje organizatori konferencija obično zahtijevaju. To uključuje ime, e-adresu, adresu za korespondenciju, internetsku stranicu, zemlju, ime poslodavca, telefonski broj i lozinku. Ured za publikacije nije odgovoran za usluge u okviru aplikacije EasyChair. Predlažemo da pročitate izjavu o zaštiti osobnih podataka poduzeća EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebno pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje njihove obrade. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Pristali ste dati svoje osobne podatke odjelu D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i odjelu A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata” Ureda za publikacije za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Ako ne želite da vas se na događanju fotografira ili snima, obratite se voditelju obrade podataka (vidjeti 9. odjeljak) i o tome ga obavijestite. Osoblje voditelja obrade podataka pokušat će vas smjestiti na mjesto na kojem nećete biti snimljeni.

Ako nakon konferencije želite da se određene fotografije ili videozapisi na kojima ste vidljivi uklone iz bilo kojeg povezanog repozitorija ili da vas se ukloni s fotografije ili iz videozapisa, pošaljite svoj zahtjev voditelju obrade podataka.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju nejasnoća službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Kad je riječ o popisima sudionika najvažnijih sastanaka, uključujući vanjsko i interno osoblje, koji se sastavljaju radi praćenja kontakata za potrebe javnog zdravlja, vaša prava kao ispitanika mogu se ograničiti u skladu s člankom 25. Uredbe (EU) 2018/1725. Ako želite ostvariti svoja prava u vezi s jednim ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

– Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i korištenjem vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka, odnosno odjelu D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti” i odjelu A.1 „Usluge standardizacije podataka i formata” Ureda za publikacije, OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

– Komisijin službenik za zaštitu podataka

Pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete uputiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade bit će upisan u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00491.