ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Ova izjava o privatnosti sadržava informacije o obradi i zaštiti vaših osobnih podataka.

Postupak obrade: organizacija, publikacije i prijenos konferencije ENDORSE 2023.

Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel A.1, „Normizacija”

Broj upisa: DPR-EC-00491

Sadržaj

1. Uvod
2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?
3. Koji je pravni temelj za obradu vaših osobnih podataka?
4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
6. Kako štitimo vaše osobne podatke?
7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
9. Podaci za kontakt
10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojem se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su navedene informacije o postupku obrade „poziv/prethodna registracija/registracija” za potrebe konferencije ENDORSE koji provodi odjel D.1 „Odnosi s dionicima” u suradnji s odjelom A.1 „Normizacija” Ureda za publikacije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: odjeli „Odnosi s dionicima” i „Normizacija” Ureda za publikacije prikupljaju i upotrebljavaju vaše osobne podatke u svrhu organizacije i vođenja konferencije ENDORSE. To uključuje sljedeće postupke obrade:

• pozivnice za sudionike i posjetitelje, uključujući pripremne webinare:
  – popise kontakata i daljnje aktivnosti, uključujući ankete o zadovoljstvu sudionika
  – sastavljanje i distribuciju izvješća te povratne informacije o njima
  – biltene i publikacije

• u slučaju ponovne organizacije sastanaka iste skupine obrada je potrebna kako bi se osiguralo da sudionici prime poziv na sljedeće sastanke
• fotografije, prezentacije, prijenos uživo na internetu i/ili audio i videosnimke webinara ili govornika i sudionika na događanju
• zadaće programskog odbora:
  – izradu popisa pozvanih govornika
  – savjetovanje o odabiru glavnih govornika
• zadaće organizacijskog odbora:
  – praćenje obrade dostavljenih prezentacija
• publikacije o sudionicima i njihovim projektima te o članovima žirija i izvještavanje o događanju na internetu/intranetu.

Radi transparentnosti informacija o konferenciji i vidljivosti povezanih događanja, fotografije, videozapisi, prezentacije i životopisi sudionika objavljuju se na za to kreiranim internetskim stranicama (na portalu Ureda za publikacije i stranicama Europske komisije) i na društvenim mrežama (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest i Google Plus).

Sudionici koji ne žele da ih se snima niti da se njihove snimke objavljuju na bilo kojem mediju trebaju o tome obavijestiti voditelja obrade podataka, kako je opisano u 9. odjeljku.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo iz sljedećih razloga:

– to je nužno za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije

– obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade

i

– dali ste privolu za obradu vaših osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha.

Dodatne pravne osnove za obradu:

• Ugovor o Europskoj uniji, članci 5., 11. i 13. Ugovor o funkcioniranju Europske unije, članak 15. i članci od 244. do 250.
• Mandat Ureda za publikacije, Odluka 2009/496/EZ, Euratom Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije
• Direktiva 2013/37/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 26. lipnja 2013. o izmjeni Direktive 2003/98/EZ o ponovnoj uporabi informacija javnog sektora
• Odluka Komisije 2011/833/EU od 12. prosinca 2011. o ponovnoj uporabi dokumenata Komisije
• Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije
• Odluka 2009/496/EZ, Euratom Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i djelovanju Ureda za publikacije Europske unije, posebno članak 3. stavak 1. točke (e) i (g).

4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

Radi provedbe ovog postupka obrade odjel A.1 „Normizacija” Ureda za publikacije može prikupljati sljedeće kategorije osobnih podataka koje su potrebne za sudjelovanje na konferenciji ENDORSE (sve su kategorije podataka obvezne):

Sudionici:

• podaci za kontakt: ime, prezime, organizacija i radno mjesto u organizaciji, e-adresa (privatna ili službena), telefonski broj, zemlja podrijetla, službena adresa i računi na društvenim mrežama
• informacije o obrazovanju i/ili radnom iskustvu (biografija)
• podaci o podnesenom radu (naslov sažetka, kratak opis, ciljevi rada, ciljna publika i potrebni materijali).

Posjetitelji događanja:

• podaci za kontakt: ime, prezime, organizacija i radno mjesto u organizaciji, zemlja podrijetla, e-adresa (privatna ili službena), službena adresa.

Članovi programskog odbora:

• podaci za kontakt: ime, prezime, organizacija, e-adresa (privatna ili službena), telefonski broj, zemlja, službena adresa i računi na društvenim mrežama. Navođenje osobnih podataka je obvezno ako želite sudjelovati na događanju u jednoj od navedenih uloga.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjeli „Odnosi s dionicima” i „Normizacija” Ureda za publikacije čuvaju vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, to jest za organizaciju konferencije i eventualnih daljnjih aktivnosti, s obzirom na svrhe konferencije. Svi osobni podaci izbrisat će se iz baza podataka jednu godinu nakon provedbe posljednje aktivnosti povezane s konferencijom, osim snimaka sastanaka koji su se prenosili putem interneta, koje će se čuvati dvije godine prije nego što se izbrišu. Osim toga, za godišnje seminare koji se održavaju u Uredu za publikacije za glavne uprave Komisije, agencije EU-a i predstavništva Komisije osobni podaci čuvaju se kao dio popisa kontakata koji se razmjenjuju interno među službama Europske komisije sve dok je ispitanik osoba za kontakt Ureda za publikacije. U bilo kojem trenutku možete zatražiti da se vaši podaci uklone s popisa kontakata.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji predstavlja obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje ga moraju imati radi ovog postupka obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Informacije koje prikupimo podijelit će se s ugovarateljima koji koordiniraju registraciju za događanje, tehničku organizaciju i daljnje aktivnosti, i sa sustavom EasyChair (za vođenje konferencije). Ured za publikacije neće prosljeđivati osobne podatke trećim osobama radi izravnog marketinga.

Društveni mediji

Društvenim medijima se koristimo radi promicanja konferencije ENDORSE putem suvremenih kanala u širokoj upotrebi. Primjerice, možete gledati videozapise na YouTube stranici Ureda za publikacije ili kliknuti na poveznice s naših internetskih stranica na Twitter, Instagram i LinkedIn.

Kad učitate naše stranice na svojem uređaju i kliknete na poveznice na Twitter, Instagram, YouTube ili LinkedIn, oni ne postavljaju kolačiće.

Na našim internetskim stranicama možete gledati videozapise povezane s konferencijom. Oni će se pokrenuti u YouTubeovu reproduktoru videozapisa. Ako kliknete na „play” na videozapisu i pogledate ga, na vaše računalo ili uređaj pohranit će se kolačić Youtubea. Ako ne kliknete na videozapise, kolačići se neće pohraniti.

Korištenje društvenih medija ni na koji način ne podrazumijeva podržavanje tih medija ili njihovih politika zaštite privatnosti. U slučaju da društveni mediji povremeno nisu dostupni, ne preuzimamo nikakvu odgovornost zbog prekida usluge uzrokovanog njihovim prekidom rada.

Preporučujemo da pročitate politike zaštite privatnosti Twittera, LinkedIna, Instagrama i YouTubea. One pružaju informacije o politici tih društvenih medija u vezi s prikupljanjem i obradom podataka, uporabom podataka, vašim pravima i načinima na koje možete zaštititi svoju privatnost pri korištenju tih usluga.

Aplikacija za konferencije

Ured za publikacije upotrebljava aplikaciju za konferencije Sli.do (https://www.sli.do/) za mobilne uređaje. Uz pomoć te aplikacije sudionici mogu tijekom konferencije ENDORSE ispunjavati ankete, razmjenjivati mišljenja i postavljati pitanja. Sudionike se potiče da preuzmu i tijekom konferencije upotrebljavaju tu aplikaciju, ali to nije obvezno.

Kako bi mogli koristiti aplikaciju, sudionici će morati izraditi račun za prijavu. Račun će sadržavati ime, prezime, naziv radnog mjesta i e-adresu (vidjeti https://accounts.sli.do/signup).

Odjeljak aplikacije za pitanja, komentare i glasovanje omogućuje sudjelovanje na konferenciji. Pitanja i komentari sudionika te objedinjeni rezultati anketa koje se provedu tijekom javnih sjednica konferencije prikazat će se na zaslonu u konferencijskoj dvorani. Te će informacije prije njihova prikazivanja analizirati moderatori (pružatelj usluga i Ured za publikacije) kako bi provjerili, koliko je to u praksi moguće, autentičnost identiteta pošiljatelja i relevantnost sadržaja poruke/pitanja.

Ured za publikacije nije odgovoran za usluge u okviru aplikacije Sli.do. Predlažemo da pročitate izjavu o zaštiti podataka pružatelja usluga.

Ured za publikacije upotrebljava i alat za konferencije EasyChair (https://easychair.org/). Taj će alat koristiti programski odbor, a služi za upravljanje radovima podnesenima za konferenciju ENDORSE, pregledavanje radova, uređivanje programa konferencije i pripremu održavanja konferencije.

EasyChair prikuplja podatke koje organizatori konferencija obično zahtijevaju. To uključuje ime, e-adresu, adresu za korespondenciju, internetsku stranicu, zemlju, ime poslodavca i telefonski broj. Obrada osobnih podataka u alatu EasyChair u skladu je s Općom uredbom o zaštiti podataka, a podaci se upotrebljavaju i zadržavaju samo za potrebe konferencije ENDORSE.

Platforma za internetske sastanke

Za održavanje internetskih sastanaka koristit ćemo alat treće strane „Cisco WebEx”. Kad se registrirate i povežete na konferenciju ENDORSE, alat Cisco WebEx prikuplja podatke o vašem imenu, e-adresi, lozinki, IP adresi, pregledniku, telefonskom broju (nije obvezno), poštanskoj adresi (nije obvezno), zemljopisnoj regiji, avataru (nije obvezno), korisničkim informacijama iz aktivnog direktorija korisnika (ako je sinkroniziran) i jedinstvenom identifikatoru korisnika (UUID). Cisco WebEx i njegov podugovaratelj ICF Next imaju pristup tim podacima, koji su smješteni na poslužiteljima u Europskoj uniji.

Detaljnije informacije o tome kako Europska komisija koristi alat Cisco WebEx navedene su u upisu postupka obrade DPR-EC-05006 (Usluga internetskih konferencija (Webex)).

Podrobnije informacije o politikama zaštite podataka sustava CISCO WebEx dostupne su i na poveznici: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu vaših osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).

Pristali ste dati svoje osobne podatke odjelima „Odnosi s dionicima” i „Normizacija” Ureda za publikacije za ovaj postupak obrade. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka. Povlačenje privole neće utjecati na zakonitost obrade koja je provedena prije nego što ste povukli privolu.

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

• Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbe, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i upotrebom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka Ureda za publikacije (OP):

• Odjel „Odnosi s dionicima” (D.1)

E-adresa: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• Odjel „Normizacija” (A.1)

E-adresa: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

– Komisijin službenik za zaštitu podataka

Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja imate na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih dokumentiranih i prijavljenih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade bit će upisan u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem: DPR-EC-00491