BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring beskriver behandlingen og beskyttelsen af dine personoplysninger.

Behandling: Udbudsprocedurer, udførelse af kontrakter og indkaldelser af interessetilkendegivelser

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor D.2, "Kontrakter og ophavsret"

Dokumentreference: DPR-EC-00496

Indholdsfortegnelse

1. Indledning
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
9. Kontaktoplysninger
10. Her finder du yderligere information

1. Indledning

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") har forpligtet sig til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophæver forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder også en præcisering af kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende overfor, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder kan du finde information om databehandling som led i proceduren for udførelse af kontrakter og indkaldelser af interessetilkendegivelser, som gennemføres af kontor D.2, "Kontrakter og ophavsret", i Den Europæiske Unions Publikationskontor ("Publikationskontoret").

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Kontor D.2, "Kontrakter og ophavsret", i Publikationskontoret indsamler og anvender dine oplysninger til at behandle og evaluere ansøgninger eller tilbud, der indsendes af virksomheder eller enkeltpersoner som svar på Publikationskontorets udbudsprocedurer, og til udførelse af de efterfølgende kontrakter.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

(a) behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af Unionens institutioner eller organer har fået pålagt

(b) behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige

(c) behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt

samt

(d) den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Det juridiske grundlag for behandlingen:

• Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget.
• Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse (2009/496/EF, Euratom) af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at foretage denne behandling indsamler Publikationskontorets kontor D.2, "Kontrakter og ophavsret", følgende personoplysninger:

• Fornavn, efternavn, e-mailadresse, arbejdsadresse og telefonnummer på det ansvarlige personale hos en tilbudsgiver/ekspert.
• Afhængigt af typen af de ønskede tjenester kan oplysningerne omfatte følgende personoplysninger om deres eller underleverandørers personale:
• Fornavn og efternavn, nationalitet, talte sprog, uddannelse, certificeringer, ekspertisens art og alder samt faglig erfaring.

Der skal angives personoplysninger for at opfylde de lovbestemte krav i finansforordningen. Hvis du ikke opgiver dine personoplysninger, kan du muligvis ikke deltage i udbudsprocedurerne.

5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Publikationskontorets kontor D. 2, "Kontrakter og ophavsret", opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. i 5 år for ikke-valgte tilbudsgivere og i 10 år efter sidste betaling i henhold til kontrakten for udvalgte tilbudsgivere.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede gruppedata mv.) lagres på Europa-Kommissionens servere. Al databehandling foregår i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at kende formålet med behandlingen.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun autoriseret personale i Kommissionen med ansvar for behandling af oplysningerne og autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.

Interne modtagere af oplysningerne:

Ansatte i Den Europæiske Unions Publikationskontor og i visse tilfælde i andre EU-institutioner, organer eller agenturer, som Publikationskontoret er tjenesteyder for, og i visse tilfælde EU's interne revisionstjenester.

Eksterne modtagere af oplysningerne:

I visse tilfælde eksterne eksperter og kontrahenter, der deltager i evalueringen af tilbuddene en kontrahents personale, der skal have adgang til personoplysninger for at kunne udføre, administrere og overvåge kontrakten.

Kontrakttildelinger offentliggøres i Tenders European Daily (tillæg S til Den Europæiske Unions Tidende).

De oplysninger, vi indsamler, videregives ikke til tredjemand, undtagen i det omfang og til de formål, som loven kræver.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen eller ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres på lovlig vis i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a).

Du har givet Publikationskontorets kontor D.2, "Kontrakter og ophavsret", tilladelse til at behandle dine personoplysninger. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækningen vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller i tilfælde af konflikt databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlinger, bedes du give en beskrivelse heraf (dvs. deres dokumentreference(r) som anført i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige for Publikationskontorets kontor D.2, "Kontrakter og ophavsret".

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med hensyn til spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. du kan indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Her finder du yderligere information

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører en fortegnelse over alle de aktiviteter vedrørende Kommissionens behandling af personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til ham. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens fortegnelse under følgende referencenummer: DPR-EC-00496 .