ILMS - Om publikationskontoret

Dockbar

Juridisk meddelelse – ILMS

BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Denne databeskyttelseserklæring beskriver behandlingen og beskyttelsen af dine personoplysninger.

Behandling: Det integrerede system for logistikstyring (ILMS)

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor D.4, "Trykning og distribution"

Dokumentreference: DPR-EC-00515

Indholdsfortegnelse

  1. Indledning
  2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
  3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
  4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
  5. Hvor længe opbevares personoplysningerne?
  6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
  7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
  8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
  9. Kontaktoplysninger
  10. Her finder du yderligere information

Indledning

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") har forpligtet sig til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger (ophæver forordning (EF) nr. 45/2001).

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder også en præcisering af kontaktoplysningerne for den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende overfor, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder kan du finde information om databehandling i forbindelse med det integrerede system for logistikstyring (ILMS), som foretages af Den Europæiske Unions Publikationskontors kontor D4, "Trykning og distribution".

Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med behandlingen: Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution" indsamler og bruger dine personoplysninger, så Publikationskontoret kan administrere sine lagre, gennemføre dine bestillinger og yde de ønskede logistiske tjenester.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.

På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

- behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af Unionens institutioner eller organer har fået pålagt

samt

- du som registreret har givet samtykke til behandlingen af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Det juridiske grundlag for behandlingen: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at foretage denne behandling indsamler Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", følgende personoplysninger:

1. Oplysninger om registrerede brugere (som har fået et bruger-ID og password, så de har adgang til ILMS) oplysninger, der skal bruges til at bevilge adgang til og forvalte bruger-ID'et:

  • Brugernavn
  • Brugerprofil
  • Bruger-ID
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Forsendelsesadresse
  • Faktureringsadresse(r) (gælder kun for brugere af Advance Shipment Notice [ASN])
  • Administrativ afdeling (kun EU-personale)
  • Navn på din virksomhed (kun for leverandører af tryk)
  • Foretrukket sprog (kan ændres når som helst i ILMS)

2. Oplysninger, der indsamlet til forvaltning af bestillinger:

  • Modtagers navn
  • Leveringsadresse
  • Titler og katalognumre på de publikationer, du bestiller
  • Telefonnummer (kun obligatorisk ved hasteleveringer)
  • Modtagers telefonnummer (kun obligatorisk ved hasteleveringer)
  • E-mailadresse

Du skal opgive disse personoplysninger, så vi kan yde dig de ønskede tjenester.

Hvor længe opbevares personoplysningerne?

Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. i op til 10 år efter din bestilling.

Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle oplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser og uploadede datasamlinger) opbevares på Europa-Kommissionens eller dens kontrahenters servere. Al databehandling foregår i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at kende formålet med behandlingen.

Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun autoriseret personale i Kommissionen med ansvar for behandling af oplysningerne og autoriseret personale i overensstemmelse med "need to know"-princippet har adgang til dine personoplysninger. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.

Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen eller ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres på lovlig vis i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a).

Du har givet Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", tilladelse til at behandle dine personoplysninger. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at underrette den dataansvarlige. Tilbagetrækningen vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller i tilfælde af konflikt databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlinger, bedes du give en beskrivelse heraf (dvs. deres dokumentreference(r) som anført i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.

Kontaktoplysninger

  • Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige for Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", på info@publications.europa.eu.

  • Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) med hensyn til spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

  • Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. du kan indbringe en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

Her finder du yderligere information

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører en fortegnelse over alle de aktiviteter vedrørende Kommissionens behandling af personoplysninger, som er blevet dokumenteret og anmeldt til ham. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens fortegnelse under følgende referencenummer: DPR-EC-00515 .