BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Databehandlingsaktivitet: Helpdesk på første niveau for brugere af Publikationskontorets elektroniske tjenester og andre produkter

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor D.1 – Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter

Reference: DPR-EC-00493

1. Indledning

Europa-Kommissionen (herefter "Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i relation til dine personoplysninger. Erklæringen indeholder også kontaktoplysninger på den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, og på databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder kan du finde information om databehandlingsaktiviteten "Helpdesk på første niveau for brugere af Publikationskontorets elektroniske tjenester og andre produkter", som varetages af Den Europæiske Unions Publikationskontors kontor D1 (Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter).

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formål med databehandlingsaktiviteten: Publikationskontorets kontor D.1 "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" indsamler og bruger dine personoplysninger til at besvare henvendelser eller løse tekniske problemer, som du henvender dig til helpdesk på første niveau med.

Databehandlingsaktiviteten består i at registrere de personoplysninger, du giver os, når du henvender dig til os, og bruge dem til at svare dig, når vi har et svar på din forespørgsel eller en løsning på dit tekniske problem.

I særlige tilfælde, hvor du sender et spørgsmål eller en henvendelse, som Publikationskontoret ikke er kompetent til at svare på, kan helpdesk videregive spørgsmålet til Europe Directs kontaktcenter, der drives af Kommissionens GD COMM, eller en anden kompetent afdeling i Europa-Kommissionen. Anmodningen vil derefter blive behandlet i overensstemmelse med register DPR-EC-01386 "Behandling af forespørgsler og korrespondance fra borgere baseret på kapitel IV i kodeksen for god forvaltningsskik" og databeskyttelseserklæringen på siden "Kontakt Europa-Kommissionen".

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi:

behandling er nødvendig enten for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som led i udøvelsen af den offentlige myndighed, som Unionens institutioner eller organer har fået pålagt

du har givet samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.

Retsgrundlaget for behandling: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF, Euratom af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Den Europæiske Unions Publikationskontor.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

For at varetage denne databehandlingsaktivitet indsamler Publikationskontorets kontor D.1 "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" følgende kategorier af personoplysninger:

Ved kontakt pr. e-mail: e-mailadresse, fornavn og efternavn, sprog og bopælsland, og kun i visse tilfælde postadresse.

Ved kontakt pr. telefon: telefonnummer, fornavn og efternavn, optagelser af telefonopkaldene, sprog og bopælsland.

Ved kontakt pr. post (undtagelsesvis): fornavn og efternavn, postadresse, sprog og bopælsland.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Publikationskontorets kontor D.1 "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen, dvs. at yde den service, du har anmodet om.

Når du ikke længere har behov for hjælp, opbevarer vi dine oplysninger i højst fem år, hvorefter de slettes.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på servere tilhørende Europa-Kommissionen eller dennes kontrahenter under rammekontrakt 12053, 1/8/2026-31/7/2030 (rammekontrakt efter kaskademodellen): Netcompany (2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg) og Infeurope (113, rue Adolphe Fischer, L-1521 Luxembourg). Al databehandlingsaktivitet varetages i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse, når de behandler dine oplysninger på Kommissionens vegne, og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed og risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyn til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. De organisatoriske foranstaltninger består bl.a. i at begrænse adgangen til personoplysninger til alene at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang ("need to know"-princippet) for at kunne behandle oplysningerne.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregiver vi dem til?

Kun autoriseret personale i Kommissionen med ansvar for behandling af oplysninger og autoriseret kontraktansat personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?

Som "registreret" har du særlige rettigheder i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, særlig retten til at få indsigt i, berigtiget og slettet dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Du har også ret til at gøre indsigelse mod databehandlingen og ret til dataportabilitet, hvis det er relevant.

Du har givet Publikationskontorets kontor D.1 "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" tilladelse til at behandle dine personoplysninger. Du kan når som helst trække samtykket tilbage ved at henvende dig til den dataansvarlige. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af den behandling af dine oplysninger, der blev foretaget, før du trak dit samtykke tilbage.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af konflikt, databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan finde deres kontaktoplysninger i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i tilknytning til en eller flere konkrete databehandlingsaktivitet(er), bedes du i din henvendelse give en beskrivelse heraf (dvs. deres referencenummer/-numre som anført i punkt 10 nedenfor).

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du vil indgive en klage vedrørende indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige i Publikationskontorets kontor D.1 "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter" her: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om forhold, der vedrører behandling af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse (dvs. indgive en klage) over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor finder du nærmere oplysninger?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over al Kommissionens databehandlingsaktivitet, der er blevet dokumenteret og anmeldt til vedkommende. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den aktuelle databehandlingsaktivitet er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-00493.