PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Operațiune de prelucrare: Buletinul informativ al OP

Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”

Referința din registru: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează ulterior date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, prelucrăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, cum utilizăm informațiile respective și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, prezenta declarație indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Buletinul informativ al OP”, efectuată de unitatea D.1 („Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul operațiunii de prelucrare: Unitatea D.1 („Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă trimite buletinul informativ periodic al Oficiului pentru Publicații al UE, care conține o selecție de publicații recente ale UE pe teme diverse, inclusiv finanțare și cercetare.

Operațiunea de prelucrare constă în menținerea unei liste conținând date cu caracter personal într-o bază de date.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat care include profilarea.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Prelucrăm datele cu caracter personal pentru că:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

și

- dumneavoastră, ca persoană vizată, ați consimțit ca datele personale să vă fie prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Temeiul juridic pentru prelucrare: mandatul Oficiului pentru Publicații al UE, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.1 („Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

Date obligatorii

• adresa de e-mail

5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

Unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare” din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pentru perioada de timp necesară pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării, și anume pentru furnizarea serviciilor solicitate.

E-mailul generat de cererea dumneavoastră de abonare la buletinul informativ este păstrat timp de 2 ani. Cererile de dezabonare sunt păstrate timp de 5 ani.

6. Cum vă protejăm datele cu caracter personal?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Oficiul pentru Publicații al UE utilizează sistemul de management al conținutului „Corporate Newsroom”. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679).

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiunile necesare menite să garanteze securitatea online, să trateze riscul pierderii datelor, al modificării datelor sau al accesului neautorizat, ținând seama de riscul pe care îl prezintă prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Măsurile organizatorice includ limitarea accesului la datele cu caracter personal doar la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este oferit personalului autorizat al Oficiului pentru Publicații al UE responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului contractual autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile statutare și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Toate datele cu caracter personal care fac obiectul acestei operațiuni de prelucrare sunt stocate pe servere aflate pe teritoriul UE.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, conform capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau aveți dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unității D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare” din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment notificând operatorul de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea respectivă.

Vă puteți exercita drepturile contactându-l pe operatorul de date sau, în cazul unui conflict, pe responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa și Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referințele din registru, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Date de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să îl contactați pe operatorul de date la adresa de e-mail OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date, aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor depunând o plângere la adresa edps@edps.europa.eu.

10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, așa cum au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-03928. Declarația de confidențialitate privind instrumentul utilizat pentru difuzarea buletinului informativ al OP (sistemul de gestionare a conținutului „Corporate Newsroom”) are referința: DPR-EC-00841.