PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Această declarație de confidențialitate oferă informații cu privire la prelucrarea și protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Operațiune de prelucrare: Proceduri de achiziții, executarea contractelor și cereri de exprimare a interesului

Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.2, „Contracte și drepturi de autor”

Referința înregistrării: DPR-EC-00496

Cuprins

  1. Introducere
  2. De ce și cum prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
  3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele personale?
  4. Ce date personale colectăm și prelucrăm?
  5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
  6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?
  7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?
  8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?
  9. Date de contact
  10. Unde puteți găsi mai multe informații

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date (de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001).

Această declarație de confidențialitate explică motivul pentru care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal, modul în care colectăm, gestionăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care le aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, precizează datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Proceduri de achiziții, executarea contractelor și cereri de exprimare a interesului” efectuată de unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene (denumit în continuare „Oficiul pentru Publicații”).

2. De ce și cum prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Scopul prelucrării datelor: Unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a prelucra și evalua candidaturile sau ofertele trimise de persoane fizice sau juridice ca răspuns la procedurile de achiziții lansate de Oficiul pentru Publicații, precum și pentru a executa contractele ulterioare.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat și nici pentru crearea de profiluri.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când prelucrăm datele dumneavoastră personale?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru că:

(a) prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organismul Uniunii;

(b) prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;

(c) prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

și

(d) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Temeiul juridic pentru prelucrare:

  • Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii;
  • Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

4. Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

  • Numele, prenumele, adresa de e-mail, adresa profesională și numărul de telefon al personalului responsabil din cadrul societății care depune oferta/ al expertului.
  • În funcție de tipul de servicii dorite, pot fi necesare următoarele date cu caracter personal ale angajaților săi/ subcontractanților săi:
  • Numele și prenumele, cetățenia, limbile vorbite, educația, certificările, durata și tipul de cunoștințe și experiența profesională.

Furnizarea datelor cu caracter personal este obligatorie pentru îndeplinirea cerințelor legale prevăzute în Regulamentul financiar. Dacă nu furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal, este posibil să nu puteți participa la procedurile de achiziții.

5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume timp de 5 ani, în cazul ofertanților necâștigători, iar în cazul ofertanților câștigători, timp de 10 ani de la ultima plată efectuată în baza contractului.

6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele personale în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară respectând Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Printre măsurile organizatorice se numără restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate, care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul respectă dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

Destinatarii interni ai datelor:

Personalul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene și, în unele cazuri, al altor instituții, organisme sau agenții ale UE pentru care Oficiul pentru Publicații este furnizor de servicii; în unele cazuri, serviciile de audit intern ale UE.

Destinatarii externi ai datelor:

În anumite cazuri, experți externi și contractanți care participă la evaluarea ofertelor; personalul contractantului care trebuie să aibă acces la datele cu caracter personal pentru executarea, gestionarea și monitorizarea contractului.

Anunțurile de atribuire sunt publicate pe site-ul „Tenders European Daily” (suplimentul S la Jurnalul Oficial al Uniunii Europene).

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi divulgate unor părți terțe, cu excepția cazului în care acest lucru este necesar în scopul aplicării legii.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de persoană vizată (conform definiției din capitolul III, articolele 14-25 din Regulamentul (UE) 2018/1725), aveți o serie de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa, rectifica sau șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și dreptul de a restricționa prelucrarea acestora. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau aveți dreptul la portabilitatea datelor.

Aveți dreptul de a vă opune operațiunii de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a).

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unității D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, notificând operatorul de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Date de contact

  • Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea D.2 („Contracte și drepturi de autor”) din cadrul Oficiului pentru Publicații – la adresa
info@publications.europa.eu.

  • Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor la adresa DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

  • Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile pe care vi le conferă Regulamentul (UE) 2018/1725 v-au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră personale de către operatorul de date, puteți depune o reclamație la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, la adresa edps@edps.europa.eu.

10. Unde puteți găsi mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința de înregistrare: DPR-EC-00496 .