PROTECȚIA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

Operațiune de prelucrare: Serviciul de asistență de prim nivel pentru utilizatorii serviciilor electronice și ai altor produse ale Oficiului pentru Publicații

Operator de date: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”

Referința din registru: DPR-EC-00493

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) este dedicată principiului respectării și protejării dreptului dumneavoastră la viață privată. Comisia colectează și prelucrează ulterior date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, prelucrăm și asigurăm protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, cum utilizăm informațiile respective și ce drepturi aveți în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, prezenta declarație indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la operațiunea de prelucrare „Serviciul de asistență de prim nivel pentru utilizatorii serviciilor electronice și ai altor produse ale Oficiului pentru Publicații”, efectuată de unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”, din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce și cum vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Scopul operațiunii de prelucrare: Unitatea D.1 „Relațiile cu părțile interesate și activitățile de informare” din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă putea răspunde la întrebări sau pentru a soluționa eventualele probleme tehnice pe care le semnalați atunci când contactați Serviciul de asistență de prim nivel.

Operațiunea de prelucrare constă în înregistrarea datelor cu caracter personal pe care ni le furnizați atunci când ne contactați și în utilizarea lor pentru a vă răspunde, odată ce am găsit un răspuns la întrebarea sau problema dumneavoastră de ordin tehnic.

În cazuri excepționale, dacă trimiteți o întrebare sau o cerere pentru care Oficiul pentru Publicații al UE nu are competența de a răspunde, Serviciul de asistență poate transfera această întrebare către Centrul de contact Europe Direct, gestionat de DG COMM din cadrul Comisiei, sau către un alt serviciu competent al Comisiei Europene. Cererea va fi apoi prelucrată în conformitate cu declarația cu referința DPR-EC-01386, „Tratarea cererilor de informații și a corespondenței din partea cetățenilor pe baza capitolului IV din Codul bunei conduite administrative”, și cu declarația de confidențialitate referitoare la pagina „Contactați Comisia Europeană”.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat care include profilarea.

3. Pe ce temei juridic ne bazăm când vă prelucrăm datele cu caracter personal?

Prelucrăm datele cu caracter personal pentru că:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii

- v-ați dat acordul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Temeiul juridic pentru prelucrare: mandatul Oficiului pentru Publicații al UE, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

4. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, unitatea D.1 („Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

Contact prin e-mail: adresa de e-mail, prenumele și numele, limba și țara de reședință și, în unele cazuri, o adresă poștală.

Contact telefonic: numărul de telefon, prenumele și numele, înregistrări ale convorbirilor telefonice, limba și țara de reședință.

Scrisoare prin poștă (excepțional): prenumele și numele, adresa poștală, limba și țara de reședință.

5. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

Unitatea D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare” din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE păstrează datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului colectării sau al prelucrării ulterioare, și anume pentru furnizarea serviciilor solicitate.

Odată ce serviciile nu mai sunt solicitate, vă vom păstra datele pentru o perioadă de maximum cinci ani, iar apoi le vom șterge.

6. Cum vă protejăm datele cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate fie pe serverele Comisiei Europene, fie pe cele ale contractanților cu care a semnat contractul FWC 12053, 1.8.2026-31.7.2030 (contract-cadru în cascadă): Netcompany (2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxemburg) și Infeurope (113, rue Adolphe Fischer, L-1521 Luxemburg). Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679).

Pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiunile necesare menite să garanteze securitatea online, să trateze riscul pierderii datelor, al modificării datelor sau al accesului neautorizat, ținând seama de riscul pe care îl prezintă prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Măsurile organizatorice includ limitarea accesului la datele cu caracter personal doar la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul desfășurării acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este acordat personalului autorizat al Comisiei responsabil să efectueze această operațiune de prelucrare și personalului contractual autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile statutare și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, conform capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau aveți dreptul la portabilitatea datelor.

Ați consimțit să furnizați date cu caracter personal unității D.1 „Relații cu părțile interesate și activitățile de informare” din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE pentru această operațiune de prelucrare. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment notificând operatorul de date. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea respectivă.

Vă puteți exercita drepturile contactându-l pe operatorul de date sau, în cazul unui conflict, pe responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa și Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate la punctul 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referințele din registru, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Date de contact

• Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date, adică unitatea D.1 („Relații cu părțile interesate și activitățile de informare”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al UE, la adresa: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

• Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră prevăzute în Regulamentul (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date, aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, depunând o plângere la adresa edps@edps.europa.eu.

10. Unde puteți găsi informații mai detaliate?

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie, așa cum au fost documentate și notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul următor: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-00493.