PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Gegevensverwerking: Integrated Logistics Management System (ILMS)

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.4 “Druk en verspreiding”

Referentie: DPR-EC-00515

Inhoud

  1. Inleiding
  2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
  3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
  4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
  5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
  6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
  7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?
  8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?
  9. Contactgegevens
  10. Waar vindt u meer informatie?

Inleiding

De Europese Commissie (hierna "de Commissie") verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te eerbiedigen. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) 45/2001.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. Ook vindt u hierin de contactgegevens van de verantwoordelijke verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u van uw rechten gebruik wilt maken, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Alle informatie hieronder heeft betrekking op de gegevensverwerking ten behoeve van het Integrated Logistics Management System (ILMS) door eenheid D.4 "Druk en verspreiding" van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking: Eenheid D.4 “Druk en verspreiding” van het Bureau voor publicaties bewaart en gebruikt uw gegevens voor het beheer van de eigen voorraden, het afhandelen van bestellingen en het verlenen van de gevraagde logistieke diensten.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend;

en

- u als betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Rechtsgrond van de verwerking: Mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze gegevensverwerking verzamelt eenheid D.4 "Druk en verspreiding" van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Gegevens over geregistreerde gebruikers (gebruikers die een ID en wachtwoord hebben ontvangen voor toegang tot het ILMS) die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen en de account te beheren:

  • gebruikersnaam
  • gebruikersprofiel
  • gebruikers-ID
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • bezorgadres
  • factuuradres(sen) (alleen voor gebruikers van het voorafgaand verzendingsbericht: Advanced Shipment Notice, ASN)
  • administratieve eenheid (alleen voor EU-personeel)
  • naam van het bedrijf (alleen voor leveranciers van drukwerk)
  • voorkeurtaal (kan worden gewijzigd via ILMS)

2. Gegevens in verband met bestellingen:

  • naam van de ontvanger
  • leveringsadres
  • titel(s) en catalogusnummer(s) van de bestelde publicatie(s)
  • telefoonnummer (alleen verplicht bij dringende leveringen)
  • telefoonnummer van de ontvanger (alleen verplicht bij dringende leveringen)
  • e-mailadres

Het verstrekken van persoonsgegevens is verplicht omdat dit nodig is om de door u gevraagde diensten te kunnen verlenen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid D.4 "Druk en verspreiding" van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, namelijk tien jaar na de bestelling.

Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie of haar contractant(en). Alle verwerkingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Voor contractanten die namens de Commissie persoonsgegevens verwerken, gelden specifieke contractuele bepalingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG", Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerking belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht tegen de verwerking bezwaar te maken of om uw gegevens over te dragen.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die rechtmatig is uitgevoerd op grond van artikel 5, lid 1, onder a) van Verordening (EU) 2018/1725.

U heeft aan eenheid D.4 "Druk en verspreiding" van het Bureau voor publicaties toestemming gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Die intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

Contactgegevens

  • Verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid D.4 “Druk en verspreiding” van het Bureau voor publicaties, info@publications.europa.eu.

  • Functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie (DPO)

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

  • Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) houdt een register bij van de verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die zijn gedocumenteerd en waarvan hem kennis is gegeven. Dit register kunt u raadplegen op: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl

De betrokken gegevensverwerking is bij de DPO geregistreerd onder referentienummer: DPR-EC-00515 .