PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei dati personali.

Trattamento: Organizzazione e pubblicazione della conferenza ENDORSE 2025

Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, unità D.1, "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e unità A.1, "Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati"

Numero di registro: DPR-EC-00491

Indice

1. Introduzione

La Commissione europea (di seguito "la Commissione") si impegna a tutelare i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001).

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali forniti, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'interessato al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Di seguito sono riportate le informazioni relative al trattamento del funzionamento organizzativo della conferenza ENDORSE 2025 svolto dall'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e dall'unità A.1 "Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: L'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e l'unità A.1 "Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccolgono e utilizzano le informazioni personali per invitare i partecipanti a riunioni, giornate di informazione, seminari o eventi analoghi (di seguito "riunioni") con membri del personale delle istituzioni, degli organi e delle agenzie dell'UE, con il personale delle amministrazioni degli Stati membri dell'UE e con il pubblico in generale.

Il trattamento comporta l'utilizzo dei dati personali dei partecipanti per invitarli e/o registrarli a riunioni organizzate dall'Ufficio delle pubblicazioni e da tenersi presso i locali dell'Ufficio delle pubblicazioni o in un altro luogo.

In circostanze eccezionali di minacce per la salute pubblica, il trattamento può anche comportare la compilazione di elenchi di partecipanti alle riunioni essenziali dell'Ufficio delle pubblicazioni, con personale esterno e interno.

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione

- il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento

e

- l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.

Basi giuridiche supplementari del trattamento dati:

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento, l'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e l'unità A.1 "Servizi di standardizzazione dei dati e dei formati" dell'Ufficio delle pubblicazioni possono raccogliere le seguenti categorie di dati personali necessarie per la partecipazione alla riunione:

• sesso (necessario per il titolo)
• nome e cognome
• funzione
• indirizzi postali e di posta elettronica professionali
• numero di telefono professionale
• preferenze alimentari/esigenze dietetiche
• informazioni a fini di sicurezza (numero personale o numero della carta d'identità/passaporto; data di nascita
• informazioni per il rimborso spese (mezzi di trasporto, alloggio; dati bancari)
• inoltre, durante l'evento si potrebbero scattare foto e/o registrare video.
• Per quanto riguarda gli elenchi di partecipanti alle riunioni essenziali con personale esterno e interno, stilati per monitorare i contatti per motivi di salute pubblica, tutte le categorie di dati sono obbligatorie e possono includere anche il numero di telefono e l'indirizzo di posta elettronica privati, l'indirizzo dell'ufficio e l'orario/la data/la sala della riunione.

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

L'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e l'unità A.1 "Standardizzazione dei dati e dei formati" dell'Ufficio delle pubblicazioni conservano i dati personali solo per il tempo necessario a conseguire la finalità della raccolta o dell'ulteriore trattamento, in particolare per l'organizzazione della riunione e le eventuali azioni di follow-up necessarie in relazione alle finalità della riunione. Tutti i dati personali saranno cancellati dalle banche dati un anno dopo l'ultima azione relativa alla riunione, ad eccezione delle registrazioni delle presentazioni della conferenza, che saranno caricate e rese disponibili sulla pagina YouTube dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea. Le registrazioni rimarranno su YouTube. Inoltre, per i seminari annuali organizzati presso l'Ufficio delle pubblicazioni per le DG della Commissione, le agenzie dell'UE e le rappresentanze della Commissione, i dati personali sono conservati nell'ambito di un elenco di contatti condivisi internamente tra i servizi della Commissione europea fintantoché l'interessato rappresenta una persona di riferimento per l'Ufficio delle pubblicazioni. È possibile chiedere, in qualsiasi momento, di essere cancellati da tale elenco di contatti.

Gli elenchi dei partecipanti alle riunioni essenziali con personale esterno e interno, stilati per monitorare i contatti per motivi di salute pubblica, possono avere un periodo di conservazione specifico definito dal Segretariato generale della Commissione.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi se non in virtù di obblighi giuridici. L'Ufficio delle pubblicazioni non comunica dati personali a terzi per fini di commercializzazione diretta.

Social media

Utilizziamo i social media per informare e promuovere la conferenza ENDORSE 2025 attraverso canali di ampia diffusione e contemporanei. Ad esempio, è possibile guardare i video che carichiamo sulla pagina YouTube dell'Ufficio delle pubblicazioni e seguire i link dal nostro sito web a Twitter, Instagram e LinkedIn.

Caricando le pagine del nostro sito sul computer (o su altri dispositivi) la visualizzazione dei pulsanti X (ex Twitter), Instagram, YouTube e LinkedIn per connettersi a tali servizi non comporta l'impostazione di cookie.

È possibile guardare i video relativi alla conferenza sul nostro sito web utilizzando il lettore YouTube. Cliccando su "play" per guardare un video, sul computer o dispositivo sarà installato un cookie YouTube. Se non si clicca su un video, non sarà installato nessun cookie.

L'utilizzo dei social media non implica in alcun modo un avallo ad essi o alle loro politiche in materia di privacy. Nell'eventualità che uno o più social media siano occasionalmente indisponibili, la Commissione declina ogni responsabilità per il servizio non reso.

Raccomandiamo di leggere le politiche in materia di privacy di X (ex Twitter), LinkedIn, Instagram e YouTube, le quali spiegano come ciascuna società procede alla raccolta e al trattamento dei dati e al loro utilizzo, i diritti degli utenti e le modalità con cui è possibile proteggere la propria privacy nell'utilizzo di questi servizi.

App per conferenze

L'Ufficio delle pubblicazioni utilizza l'app per conferenze Sli.do (https://www.sli.do/). Questa app è concepita per aiutare gli iscritti a partecipare alla conferenza ENDORSE 2025 prendendo parte a sondaggi, condividendo opinioni e ponendo domande. Gli iscritti sono invitati a scaricare o utilizzare l'app per conferenze (ma non sono tenuti a farlo).

Quando la utilizzano, i partecipanti dovranno creare un login. L'account conterrà nome, cognome, titolo professionale, indirizzo e-mail e password.

La sezione "Chiedi/commenta/vota" dell'app per conferenze consente ai partecipanti di prendere parte alla conferenza. Le domande e i commenti dei partecipanti e gli aggregati dei risultati di eventuali sondaggi che si svolgono durante la sessione pubblica della conferenza saranno visualizzati su uno schermo nella sala conferenze. Prima di essere visualizzare, queste informazioni saranno analizzate dai moderatori (il fornitore dei servizi e l'Ufficio delle pubblicazioni) per verificare, per quanto concretamente possibile, l'autenticità dell'identità del mittente e la pertinenza del contenuto del messaggio/della domanda.

I servizi offerti dall'app Slido non sono sotto la responsabilità dell'Ufficio delle pubblicazioni. Suggeriamo di fare riferimento all'informativa sulla privacy di Cisco Online, che si applica a tutti i prodotti e servizi Cisco, tra cui Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

L'Ufficio delle pubblicazioni utilizza anche la piattaforma per la gestione delle conferenze EasyChair (https://easychair.org/). Questo strumento servirà al comitato del programma e agevolerà la gestione dei contributi inviati per la conferenza ENDORSE 2025, la revisione dei documenti, la modifica del programma e la preparazione dei lavori della conferenza.

EasyChair raccoglie i dati normalmente richiesti dagli organizzatori di conferenze. Tra questi figurano il nome, l'indirizzo e-mail, l'indirizzo per la corrispondenza, la pagina web, il paese, la professione, il numero di telefono e la password. I servizi offerti dall'applicazione EasyChair non sono sotto la responsabilità dell'Ufficio delle pubblicazioni. Suggeriamo di fare riferimento all'informativa sulla privacy di EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. In alcuni casi l'interessato ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

Se ha acconsentito a fornire i propri dati personali all'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e all'unità A.1 "Standardizzazione dei dati e dei formati" dell'Ufficio delle pubblicazioni per il presente trattamento dei dati, l'interessato ha la facoltà di revocare tale consenso in qualsiasi momento dandone notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Se non desidera essere fotografato o filmato durante l'evento, l'interessato può contattare il titolare del trattamento (vedere il punto 9) per informarlo in proposito. Il personale del titolare del trattamento cercherà di collocare l'interessato in un luogo in cui non saranno scattate fotografie.

Se, dopo l'evento, l'interessato desidera che determinate foto/determinati video siano rimossi da eventuali archivi connessi o se desidera che la sua immagine sia rimossa da una fotografia o da un video, è invitato ad inviare una richiesta in tal senso al titolare del trattamento.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Per quanto riguarda gli elenchi dei partecipanti alle riunioni essenziali, con personale esterno e interno, stilati per monitorare i contatti per motivi di salute pubblica, possono essere applicate limitazioni ai diritti dell'interessato in conformità dell'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725. Chi desideri esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici è invitato a darne descrizione (numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

- Titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande o dubbi, o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, unità D.1, "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" e unità A.1, "Standardizzazione dei dati e dei formati" dell'Ufficio delle pubblicazioni (OP), OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu :

- Responsabile della protezione dei dati (DPO) della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- Garante europeo della protezione dei dati (EDPS)

Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l'interessato ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento sarà inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00491