PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Opération de traitement:OP Distribution System (OPDS)

Responsable du traitement des données: Office des publications de l’Union européenne, unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication»

Référence: DPR-EC-00515.6

1. Introduction

La Commission européenne (ci-après la «Commission») s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle comprend également les coordonnées du responsable du traitement des données compétent auprès duquel vous pouvez exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

Les informations sur l’opération de traitement «Publications Office Distribution System (OPDS)» effectuée par l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.

2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?

Finalité de l’opération de traitement: l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications recueille et utilise vos données à caractère personnel pour permettre à l’Office des publications de gérer ses stocks, d’honorer vos commandes et de vous fournir les services logistiques demandés.

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris pour le profilage.

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:

- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union;

- lorsque vous passez commande et saisissez vos données à caractère personnel, vous, en tant que personne concernée, donnez votre consentement au traitement de ces données aux fins d’honorer votre commande.

Base juridique du traitement: mandat de l’Office des publications et décision 2009/496/CE, Euratom du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions, du 26 juin 2009, relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne.

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?

Aux fins de l'opération de traitement dont il est question ici, l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:

1. Coordonnées des utilisateurs OPDS enregistrés (au moyen d’un identifiant d’utilisateur et d’un mot de passe permettant d’accéder à l’OPDS); données requises pour donner accès et gérer l’identifiant d’utilisateur:

• Nom d’utilisateur + mot de passe (EU Login)
• Profil d’utilisateur
• Identifiant d’utilisateur (OPDS et SAP)
• Adresse électronique
• Entité administrative (uniquement pour le personnel de l’UE)
• Nom de l’entreprise (uniquement pour les fournisseurs de services d’impression)
• Langue de préférence (peut être modifiée chaque fois que vous vous connectez à l’OPDS)

2. Coordonnées des utilisateurs du portail de l’OP – données recueillies lors de la commande de publications:

• Nom du destinataire
• Adresse de livraison
• Numéro(s) de catalogue de la/des publication(s) commandée(s)
• Numéro de téléphone du destinataire (obligatoire uniquement en cas de livraisons urgentes et/ou faisant l’objet d’un suivi)
• Adresse électronique

La communication de données à caractère personnel est obligatoire pour vous fournir les services demandés.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

L'unité D.4 «Impression et distribution» de l'Office des publications ne conserve vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été recueillies ou traitées. Pour les utilisateurs enregistrés de l’OPDS, les données sont conservées aussi longtemps que l’accès est nécessaire. Pour les données recueillies dans le cadre de la commande de publications, cinq ans après que la commande a été honorée. Pour toutes les données liées à des commandes en grande quantité, six mois après que la commande a été honorée.

6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?

Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de ses sous-traitants. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement général sur la protection des données ou «RGPD» [règlement (UE) 2016/679].

La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime d’en connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.

7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement ainsi qu’au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.

Service lié à l’exécution de commandes de publications imprimées (contrat 10828, échéance: mai 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des Entreprises, Parc d'activités de la Galance, 62221 Noyelles-sous-Lens, France

8. Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14-25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel et le droit d’en restreindre le traitement. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement.

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, avec le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.

9. Coordonnées

• Responsable du traitement des données

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, l'unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications.

• Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) au sujet des questions relatives au traitement dont font l’objet vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.

• Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

10. Où trouver des informations plus détaillées?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00515.