HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Tietojenkäsittelytoimi: Julkaisutoimiston uutiskirje

Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, D.1-yksikkö, Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta

Rekisteriviite: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut palvelujensa käyttäjien henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden kunnioittamiseen. Henkilötietoja kerätessään ja käsitellessään se soveltaa 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja käsitellään, miten niitä kerätään ja käytetään ja miten ne suojataan sekä mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston D.1-yksikön (”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta”) suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää ”Julkaisutoimiston uutiskirje”.

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: EU:n julkaisutoimiston D.1-yksikkö (”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta”) kerää ja käyttää henkilötietoja julkaisutoimiston säännöllisen uutiskirjeen lähettämistä varten. Uutiskirjeessä esitellään uusia EU-julkaisuja eri aloilta, kuten finanssipolitiikka ja tutkimus.

Käsittelytehtävä koostuu tietokannassa sijaitsevista henkilötiedoista muodostettujen postituslistojen ylläpitämisestä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään, koska

– käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

ja

– rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Käsittelyn oikeusperusta: julkaisutoimiston lupa, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 26. kesäkuuta 2009 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

EU:n julkaisutoimiston D.1-yksikkö (”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta”) kerää seuraavat henkilötietojen ryhmät voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

Pakolliset tiedot

• sähköpostiosoite.

5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

EU:n julkaisutoimiston D.1-yksikkö (”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta”) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi hoitaa tehtävänsä eli toimittaa pyydetyt palvelut.

Uutiskirjeen tilauspyynnön tuottamaa sähköpostiviestiä säilytetään kahden vuoden ajan. Tilauksen perumista koskevat pyynnöt säilytetään viiden vuoden ajan.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, ladatut datakoosteet jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Uutiskirjeen julkaisuun käytetään Euroopan komission Newsroom-palvelua. Kaikki tietojen käsittely suoritetaan viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa 10. tammikuuta 2017 annetun komission päätöksen (EU, Euratom) 2017/46 mukaisesti.

Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisestä tietosuoja-asetuksesta (asetus (EU) 2016/679).

Komissio suojaa henkilötietoja monenlaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat valtuutetut EU:n julkaisutoimiston työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut sopimussuhteiset työntekijät. Heidän on noudatettava henkilöstösääntöihin perustuvia luottamuksellisuusvaatimuksia ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

Kaikki käsitellyt henkilötiedot tallennetaan EU:n alueella sijaitseville palvelimille.

8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Olet suostunut antamaan henkilötietosi EU:n julkaisutoimiston D.1-yksikölle (”Sidosryhmäsuhteet ja yhteystoiminta”) niiden käsittelyä varten. Suostumuksen voi perua milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojenkäsittelyn lainmukaisuuteen.

Edellä mainittuja oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa kuvaus niistä (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla).

9. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä

Jos rekisteröity haluaa käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiaan, esittää huomautuksia, kysymyksiä tai huolenaiheita taikka tehdä kantelun henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä, hän voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään, jonka sähköpostiosoite on OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Komission tietosuojavastaava

Ongelmissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

10. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on tehty ilmoitus tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-03928. Uutiskirjeen levittämiseen käytetyn Euroopan komission Newsroom-palvelun rekisteriviite on DPR-EC-00841.