PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Operación de tratamiento: Operaciones de derechos de autor

Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor».

Referencia de registro: DPR-EC-00838

1. Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo denominada «la Comisión») está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su privacidad. La Comisión recoge y trata los datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

En esta declaración de confidencialidad se explican las razones del tratamiento de los datos personales, la forma en que recabamos y manejamos todos los datos personales facilitados y garantizamos su protección, el uso que se hace de dicha información y los derechos que tiene en relación con sus datos personales. También indica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación, figura la información relativa a la operación de tratamiento «Operaciones de derechos de autor», que realiza la Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor», de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

Finalidad de la operación de tratamiento: la Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor», de la Oficina de Publicaciones recopila y utiliza sus datos personales para: a) proporcionarle, en su calidad de empleado público de las instituciones, órganos y organismos de la UE, asesoramiento sobre cuestiones relacionadas con los derechos de autor en el marco de sus proyectos editoriales; o b) gestionar los derechos de autor cuyo titular es la UE para facilitar que los ciudadanos, las empresas y otros organismos reutilicen los documentos públicos de la UE, lo cual incluye la concesión de licencias.

Sus datos personales no se utilizarán en procesos de toma de decisiones automatizados, incluida la elaboración de perfiles.

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos sus datos personales porque:

– el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;

– el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que estamos sujetos;

y porque

– usted, como interesado, ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos.

Base jurídica adicional para el tratamiento:

• Directiva 2006/116/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa al plazo de protección del derecho de autor y de determinados derechos afines
• Decisión 2009/496/CE, Euratom, del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea

4. ¿Qué datos personales recopilamos y tratamos?

Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor», de la Oficina de Publicaciones recoge las siguientes categorías de datos personales:

Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y país del solicitante; así como el nombre de la organización o empresa.

Es obligatorio facilitar determinados datos personales para que se tramite su petición.

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor», de la Oficina de Publicaciones conserva sus datos personales para cumplir el objetivo de su recogida. A continuación, sus datos se archivan durante la vigencia del derecho de autor en cuestión, que es de un máximo de setenta años.

6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea. Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Para proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido diversas medidas técnicas y organizativas. Habida cuenta de la naturaleza de los datos personales tratados y del riesgo que presenta su tratamiento, las medidas técnicas se refieren, entre otras cosas, a la seguridad en línea, al riesgo de pérdida de datos, a la alteración de estos y al acceso no autorizado. Entre las medidas organizativas se incluye permitir el acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad legítima de conocer a efectos de la operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se concede acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo la operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de «necesidad de conocer». Dicho personal está obligado a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Usted tiene derechos específicos como «interesado» a efectos del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular el derecho de acceso a sus datos personales, el derecho de rectificación o de supresión de estos y el derecho a restringir su tratamiento. En su caso, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y a la portabilidad de estos.

En su caso, tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a).

Usted ha aceptado facilitar sus datos personales a la Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor», de la Oficina de Publicaciones para la presente operación de tratamiento, Puede retirar su consentimiento en todo momento mediante notificación al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9.

Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, la referencia de registro especificada en el punto 10.

9. Información de contacto

• Responsable del tratamiento de datos

Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, o tiene observaciones, preguntas o dudas, o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, Unidad D.2, «Contratos y Derechos de Autor», de la Oficina de Publicaciones (info@publications.europa.eu).

• El delegado de protección de datos (DPD) de la Comisión

Si desea plantear cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos: (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)

• Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Si considera que, como consecuencia del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).

10. ¿Dónde puede encontrarse información más detallada?

El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales realizadas por la Comisión que se han documentado y le han sido notificadas. Puede acceder al registro a través del enlace siguiente: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00838.