PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

Operación de tratamiento: Sistema de Distribución de la Oficina de Publicaciones (OPDS)

Responsable del tratamiento de datos: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, Unidad D.1, «Relaciones con las Partes Interesadas y Divulgación»

Referencia de registro: DPR-EC-00515.6

1. Introducción

La Comisión Europea (en lo sucesivo, "la Comisión") está comprometida con la protección de sus datos personales y el respeto de su intimidad. La Comisión recoge datos personales para su tratamiento posterior, de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos [que deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001].

La presente declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento de sus datos personales, el modo en que recogemos y tratamos todos los datos personales que recibimos y cómo velamos por su protección, la manera en que se usa esta información y sus derechos al respecto. También especifica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.

A continuación figura la información relativa a la operación de tratamiento "Sistema de Distribución de la Oficina de Publicaciones (OPDS)" efectuada por la Unidad D.4, Impresión y Distribución, de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?

Finalidad de la operación de tratamiento: la Unidad D.4, Impresión y Distribución, de la Oficina de Publicaciones recoge y utiliza sus datos personales para que la Oficina de Publicaciones pueda gestionar sus existencias, atender sus pedidos y facilitarle los servicios logísticos solicitados.

Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, ni tampoco para la elaboración de perfiles.

3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?

Tratamos sus datos personales:

- cuando el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;

así como

- cuando realiza un pedido y rellena sus datos personales, usted, como interesado, da su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales con el fin de dar cumplimiento a su pedido.

Base jurídica para el tratamiento: mandato de la Oficina de Publicaciones, que se recoge en la Decisión 2009/496/CE, Euratom del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.

4. ¿Qué datos personales recopilamos y tratamos?

Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la Unidad D.4, Impresión y Distribución, de la Oficina de Publicaciones recoge las siguientes categorías de datos personales:

1. Datos de los usuarios registrados en el OPDS (a quienes se ha emitido un identificador de usuario y una contraseña para acceder al OPDS); datos necesarios para facilitar el acceso y gestionar el identificador de usuario:

• Nombre de usuario + contraseña (EU Login)
• Perfil de usuario
• Identificador de usuario (OPDS y SAP)
• Dirección de correo electrónico
• Entidad administrativa (solo para el personal de la UE)
• Nombre de la empresa (solo para los proveedores de servicios de impresión)
• Preferencia lingüística (puede cambiarse cada vez que se conecta a OPDS)

2. Datos de los usuarios del portal OP, datos recogidos al encargar publicaciones:

• Nombre del destinatario
• Dirección de entrega
• Números de catálogo de las publicaciones solicitadas
• Número de teléfono del destinatario (solo es obligatorio en el caso de entregas urgentes o con seguimiento de envío)
• Dirección de correo electrónico

El suministro de datos personales es obligatorio para poder facilitarle los servicios solicitados.

5. ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

La Unidad D.4, Impresión y Distribución, de la Oficina de Publicaciones, solo conserva sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el propósito de su recogida o tratamiento posterior. En el caso de los usuarios registrados en el OPDS, los datos se conservan mientras se requiera el acceso. Para los datos recogidos en el contexto de pedidos de publicaciones, cinco años a partir del envío del pedido. Cualquier dato relacionado con pedidos masivos, seis meses desde el envío del pedido.

6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?

Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión o en los de sus contratistas. Todas las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de conformidad con la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.

Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos [Reglamento (UE) 2016/679].

Para proteger sus datos personales, la Comisión aplica una serie de medidas técnicas y organizativas. Entre las medidas técnicas, cabe citar acciones adecuadas para velar por la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, tomando en consideración el riesgo que plantee el tratamiento y el tipo de datos personales tratados. Entre las medidas organizativas figura restringir el acceso a los datos personales exclusivamente a personas autorizadas que tengan legítima necesidad de conocer a los efectos de esta operación de tratamiento.

7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?

Se facilita acceso a sus datos personales al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de la "necesidad de conocer". Este personal tiene la obligación de respetar los acuerdos de confidencialidad reglamentarios y, en caso necesario, cualquier otro acuerdo adicional.

Servicio relacionado con el envío de pedidos físicos (contrato 10828, vencimiento: mayo de 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d’activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francia

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Como "interesado" a efectos del capítulo III (artículos 14-25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene usted unos derechos concretos, en particular el derecho de acceso, rectificación o supresión de sus datos personales y el derecho a restringir su tratamiento. Si procede, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y a la portabilidad de estos.

Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a).

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. La información de contacto de todos ellos figura en el punto 9.

Cuando desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya la descripción de dichas operaciones en su solicitud, esto es, las referencias de registro correspondientes, tal como se especifica, a continuación, en el punto 10.

9. Información de contacto

• El responsable del tratamiento de datos

Si desea ejercer sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, o tiene observaciones, preguntas o dudas, o si desea presentar una reclamación sobre la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos, Unidad D.4, Impresión y Distribución, de la Oficina de Publicaciones.

• El delegado de protección de datos de la Comisión

Para cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede dirigirse al delegado de protección de datos (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)

Si considera que, con motivo del tratamiento de sus datos personales por el responsable del tratamiento de datos, se han infringido los derechos que le asisten con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, tiene derecho a recurrir (esto es, a presentar una denuncia) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu).

10. ¿Dónde se puede encontrar información más detallada?

El responsable de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales efectuadas por la Comisión que se hayan documentado y le hayan sido notificadas. Puede acceder al registro a través del enlace siguiente: http://ec.europa.eu/dpo-register.

La presente operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la referencia de registro siguiente: DPR-EC-00515.