PROTECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES
La presente declaración de confidencialidad ofrece información acerca del tratamiento y la protección de sus datos personales.
Operación de tratamiento: organización y publicación de la conferencia ENDORSE 2023
Responsable del tratamiento de datos: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, unidad A.1, «Normalización»
Referencia de registro: DPR-EC-00491
Índice
- Introducción
- ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
- ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
- ¿Qué datos personales recopilamos y tratamos?
- ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
- ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
- ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
- ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
- Información de contacto
- ¿Dónde puede encontrar información más detallada?
1. Introducción
La Comisión Europea (en lo sucesivo, «la Comisión») se compromete a proteger sus datos personales y a respetar su privacidad. La Comisión recoge y trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de estos datos, y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 45/2001.
En esta declaración de confidencialidad se explican las razones del tratamiento de los datos personales, la forma en que recabamos y manejamos todos los datos personales facilitados y garantizamos su protección, el uso que se hace de dicha información y los derechos que tiene en relación con sus datos personales. También especifica los datos de contacto del responsable del tratamiento de datos al que puede dirigirse para ejercer sus derechos, del delegado de protección de datos y del Supervisor Europeo de Protección de Datos.
A continuación se presenta la información relativa a la operación de tratamiento «Invitación/prerregistro/registro» relativa a la conferencia ENDORSE realizada por la unidad D.1 «Relaciones con las Partes Interesadas», en colaboración con la unidad A.1 «Normalización» de la Oficina de Publicaciones.
2. ¿Por qué y cómo tratamos sus datos personales?
Finalidad de la operación de tratamiento: las unidades «Relaciones con las Partes Interesadas» y «Normalización» de la Oficina de Publicaciones recogen y utilizan sus datos personales para organizar y gestionar la conferencia ENDORSE. Esto incluye las operaciones de tratamiento que figuran a continuación.
- Invitaciones a participantes y visitantes, incluidos seminarios web preparatorios:
— listas de contactos y seguimiento de las acciones, incluidas las encuestas de satisfacción;
— compilación, distribución y retroalimentación de los informes;
— boletines informativos y publicaciones.
- En caso de reuniones repetidas del mismo grupo, garantizar que los invitados a las reuniones sean invitados a reuniones posteriores.
- Fotografías/imágenes, presentaciones, retransmisión en directo por internet o grabación de audio y vídeo de seminarios web o de oradores y participantes en el acto.
- Por el Comité del Programa:
— elaboración de la lista de oradores invitados;
— ser consultados para la selección de oradores principales; - Por el Comité organizador:
— seguimiento de la tramitación de las aportaciones de presentación. - Publicaciones sobre los participantes y sus proyectos, así como sobre los miembros del jurado, y otras noticias sobre el acto en internet/intranet.
En aras de la transparencia de la información sobre la conferencia y de la visibilidad de los actos relacionados, las fotos, los vídeos, las presentaciones y los CV de los participantes se publican en los sitios web ad hoc (Portal OP y Comisión Europea) y en las redes sociales (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest y Google Plus).
Los participantes que deseen que sus imágenes no se graben ni se publiquen en ningún soporte podrán optar a ello poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento, tal como se describe en la sección 9.
Sus datos personales no se utilizarán en ningún proceso de toma de decisiones automatizado, por ejemplo la elaboración de perfiles.
3. ¿Cuál es la base jurídica del tratamiento de sus datos personales?
Tratamos los datos personales porque:
— el tratamiento es necesario para obtener resultados de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión;
— el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;
así como
— cuando usted, como interesado, ha dado su consentimiento a efectos del tratamiento de sus datos personales para uno o más fines específicos.
Base jurídica adicional para el tratamiento:
- Tratado de la Unión Europea (artículos 5, 11 y 13) y Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, artículos 15 y 244 y 250
- Mandato de la Oficina de Publicaciones, que se recoge en la Decisión 2009/496/CE, Euratom del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea
- Directiva 2013/37/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de junio de 2013, por la que se modifica la Directiva 2003/98/CE relativa a la reutilización de la información del sector público
- Decisión 2011/833/UE de la Comisión, de 12 de diciembre de 2011, relativa a la reutilización de los documentos de la Comisión
- Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión
- Decisión 2009/496/CE, Euratom del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social Europeo y del Comité de las Regiones, de 26 de junio de 2009, relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea.
4. ¿Qué datos personales recopilamos y tratamos?
Para llevar a cabo esta operación de tratamiento, la unidad A.1 «Normalización» de la Oficina de Publicaciones podrá recoger las siguientes categorías de datos personales necesarios para la participación en la conferencia ENDORSE (todas las categorías de datos son obligatorias).
Colaboradores
- datos de contacto: nombre, apellidos, organización y cargo, dirección de correo electrónico (privada o profesional), número de teléfono, país de origen, dirección profesional y nombres de cuentas en redes sociales;
- formación académica o laboral (biografía);
- detalles sobre la contribución que ha presentado (título del resumen, breve descripción, objetivos de la contribución, público destinatario y material necesario).
Visitantes del acto
- datos de contacto: nombre, apellidos, organización y cargo, país de origen, dirección de correo electrónico (privada o profesional) y dirección profesional.
Miembros del Comité del Programa
- datos de contacto: nombre, apellidos, organización y cargo, dirección de correo electrónico (privada o profesional), número de teléfono, país de origen, dirección profesional y nombres de cuentas en redes sociales. El suministro de datos personales es obligatorio si desea participar en el acto desempeñando una de las funciones descritas anteriormente.
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Las unidades «Relaciones con las Partes Interesadas» y «Normalización» de la Oficina de Publicaciones solo conservan sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir el propósito de su recogida o tratamiento posterior, a saber, la organización de la conferencia y cualquier acción de seguimiento necesaria en relación con los fines de la conferencia. Todos los datos personales se eliminarán de las bases de datos un año después de la última acción relacionada con la conferencia, exceptuando las grabaciones de las reuniones retransmitidas por internet, que se conservarán durante dos años antes de eliminarlas. Además, para los seminarios anuales celebrados en la Oficina de Publicaciones para las Direcciones Generales de la Comisión, las agencias de la UE y las representaciones de la Comisión, los datos personales se mantienen como parte de una lista de datos de contacto compartidos internamente entre los servicios de la Comisión Europea, siempre que el interesado sea una persona de contacto para la Oficina de Publicaciones. Puede solicitar ser retirado de dicha lista de contactos en cualquier momento.
6. ¿Cómo protegemos y salvaguardamos sus datos personales?
Todos los datos personales en formato electrónico (correos electrónicos, documentos, bases de datos, lotes de datos cargados, etc.) se almacenan en los servidores de la Comisión Europea. Todas las operaciones de tratamiento se efectúan con arreglo a la Decisión (UE, Euratom) 2017/46 de la Comisión, de 10 de enero de 2017, sobre la seguridad de los sistemas de información y comunicación de la Comisión Europea.
Los contratistas de la Comisión están vinculados por una cláusula contractual específica respecto de toda operación de tratamiento de datos personales en nombre de la Comisión, y por obligaciones de confidencialidad derivadas del Reglamento General de Protección de Datos [Reglamento (UE) 2016/679].
Con objeto de proteger sus datos personales, la Comisión ha establecido una serie de medidas técnicas y organizativas. Entre las medidas técnicas se incluyen acciones adecuadas para garantizar la seguridad en línea y evitar el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado a los datos, considerando el riesgo que plantee el tratamiento y la naturaleza de los datos personales tratados. Entre las medidas organizativas se incluye la restricción del acceso a los datos personales únicamente a las personas autorizadas que presenten una necesidad de saber legítima a efectos de la operación de tratamiento.
7. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
Se facilita acceso a los datos personales al personal de la Comisión responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento y al personal autorizado con arreglo al principio de «necesidad de conocer». Estas personas están obligadas a respetar acuerdos de confidencialidad legales y, en caso necesario, otros acuerdos adicionales.
La información que recogemos se compartirá con los contratistas que coordinen la inscripción en el acto, la organización técnica y el seguimiento, y con EasyChair (para la gestión de la conferencia). La Oficina de Publicaciones no facilitará datos personales a terceros para fines de publicidad directa.
Medios sociales
Utilizamos los medios sociales para informar y promover la conferencia ENDORSE a través de canales contemporáneos de uso generalizado. Por ejemplo, puede ver vídeos que cargamos en la página YouTube de la Oficina de Publicaciones y seguir enlaces desde nuestro sitio web a Twitter, Instagram y LinkedIn.
Ni Twitter ni Instagram, YouTube o LinkedIn instalan cookies cuando carga nuestras páginas web en su dispositivo y pulsa en los campos correspondientes para conectarse a esos servicios.
Desde nuestro sitio web puede ver vídeos relacionados con la conferencia a través del reproductor de YouTube. En caso de que quiera ver un vídeo y pulse el botón para reproducirlo, se instalará una «cookie» de YouTube en su ordenador o dispositivo. Si no pulsa el botón de reproducción de un vídeo, no se instalará ninguna «cookie».
El uso de los medios sociales no implica en modo alguno la aprobación de estos ni de su política de privacidad. En caso de indisponibilidad ocasional de uno o varios medios sociales, no asumimos responsabilidad alguna por la falta de servicio debido a su interrupción.
Le recomendamos que lea las políticas de privacidad de Twitter, LinkedIn, Instagram y YouTube. En ellas se explica la política de recogida y tratamiento de datos de cada empresa, su uso de los datos, sus derechos y las formas en que puede proteger su privacidad al utilizar estos servicios.
Aplicación para conferencias
La Oficina de Publicaciones utiliza la aplicación para conferencias Sli.do (https://www.sli.do/) para dispositivos móviles. La aplicación está diseñada para ayudar a los solicitantes de registro a participar en la conferencia ENDORSE colaborando en encuestas, compartiendo puntos de vista y formulando preguntas. Se anima a los solicitantes de registro a que descarguen o utilicen la aplicación para conferencias (pero no están obligados a hacerlo).
Al utilizar la aplicación para conferencias, los participantes deberán crear una cuenta. La cuenta contendrá el nombre, apellidos, cargo y dirección de correo electrónico (véase https://accounts.sli.do/signup).
La sección «Ask/comment/vote» de la aplicación de conferencias permite a los asistentes participar en la conferencia. Las preguntas y comentarios de los participantes, así como los agregados de los resultados de cualquier encuesta que tenga lugar durante la sesión pública de la conferencia, se mostrarán en una pantalla en la sala de conferencias. Antes de mostrar esta información, los moderadores (el proveedor de servicios y la Oficina de Publicaciones) la analizarán para verificar, en la medida de lo posible, la autenticidad de la identidad del remitente y la pertinencia del contenido del mensaje o la pregunta.
Los servicios cubiertos por la aplicación Sli.do no son responsabilidad de la Oficina de Publicaciones. Le sugerimos que consulte las notificaciones de protección de datos del proveedor.
La Oficina de Publicaciones también utiliza la herramienta de conferencias EasyChair (https://easychair.org/). El comité del programa se servirá de esta herramienta, que apoya la gestión de las presentaciones en papel para la conferencia ENDORSE, la revisión de los documentos, la edición del programa y la preparación de los trabajos de la conferencia.
EasyChair recopila los datos que generalmente necesitan los organizadores de conferencias. Esto incluye el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección para la correspondencia, la página web, el país, la afiliación y el número de teléfono. El tratamiento de datos personales por parte de EasyChair sigue al RGPD y los datos solo se utilizan y conservan para los fines de la conferencia ENDORSE.
Plataforma de reuniones web
Para albergar reuniones web, utilizaremos la herramienta de terceros «Cisco WebEx». Al inscribirse y conectarse a la conferencia ENDORSE, Cisco WebEx recoge su nombre, dirección de correo electrónico, contraseña, dirección IP, navegador, número de teléfono (opcional), dirección postal (opcional), región geográfica, avatar (opcional), información de usuario incluida en el directorio activo del cliente (si se ha sincronizado) e identificador único de usuario (UUID). Cisco WebEx y su subcontratista ICF Next tienen acceso a estos datos, alojados en servidores de la Unión Europea.
Para obtener información detallada sobre el uso de Cisco WebEx por parte de la Comisión Europea, véase el Registro de Procesamiento de la Comisión Europea (EC-05006) [Service de Web Conference (Webex)].
También se puede encontrar información detallada sobre las políticas de privacidad de datos de CISCO WebEx en la siguiente dirección: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html
8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?
Como "interesado" a efectos del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, tiene usted unos derechos determinados, en particular el derecho de acceso, rectificación o supresión de sus datos personales, así como el derecho a restringir su tratamiento. En su caso, también tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos y derecho a la portabilidad de estos.
Tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, que se lleva a cabo legalmente de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra a).
Como interesado, consiente en facilitar sus datos personales a las Unidades «Relaciones con las Partes Interesadas» y «Normalización» de la Oficina de Publicaciones para la presente operación de tratamiento, pero puede retirar su consentimiento en cualquier momento mediante notificación al respecto al responsable del tratamiento de datos. Esto no afectará a la licitud del tratamiento efectuado con anterioridad a la retirada del consentimiento.
Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento de datos o, en caso de conflicto, con el delegado de protección de datos. Si fuera necesario, también puede dirigirse al Supervisor Europeo de Protección de Datos. Los datos de contacto de todos ellos figuran a continuación, en el punto 9.
En caso de que desee ejercer sus derechos en el marco de una o varias operaciones de tratamiento específicas, incluya en su solicitud la descripción de dichas operaciones, es decir, las referencias de registro correspondientes tal como se especifica a continuación en el punto 10.
9. Información de contacto
- Responsable del tratamiento de datos
Si desea ejercer sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725; si quiere plantear sus observaciones, preguntas o dudas; o si desea presentar una reclamación relativa a la recogida y el uso de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con el responsable del tratamiento de datos de la Oficina de Publicaciones (OP) en:
- Unidad «Relaciones con las Partes Interesadas» (D.1)
Correo electrónico: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu
- Unidad «Normalización» (A.1)
dirección de correo electrónico: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu
Delegado de protección de datos de la Comisión
Si desea plantear cuestiones relacionadas con el tratamiento de sus datos personales con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725, puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos: (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu)
Supervisor Europeo de Protección de Datos
Tiene usted derecho a recurrir (presentar una reclamación) ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos (edps@edps.europa.eu) si considera que el responsable del tratamiento de datos, a resultas del tratamiento de sus datos personales, ha vulnerado sus derechos con arreglo al Reglamento (UE) 2018/1725.
10. ¿Dónde puede encontrar información más detallada?
El delegado de protección de datos de la Comisión publica el registro de todas las operaciones de tratamiento de datos personales por parte de la Comisión que se han documentado y se le han notificado. Puede acceder al registro a través del siguiente enlace: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Esta operación de tratamiento específica se ha incluido en el registro público del delegado de protección de datos con la siguiente referencia de registro: DPR-EC-00491