SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Verarbeitungsvorgang: Urheberrechtsmaßnahmen

Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.2 „Verträge und Copyright“

Aktenzeichen: DPR-EC-00838

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, aus welchem Grund wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Daten erheben, handhaben und schützen, wofür diese Daten verwendet werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sie finden hier auch die Kontaktangaben des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, bei dem Sie Ihre Rechte geltend machen können, des Datenschutzbeauftragten der Kommission und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Bearbeitungsvorgang „Urheberrechtsmaßnahmen“ durch das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen der EU.

2. Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten – und wie?

Zweck der Verarbeitung: Das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen erfasst und verwendet Ihre personenbezogenen Daten, um a) Sie als Bediensteten der Organe, Einrichtungen und Agenturen der EU in Fragen des Urheberrechts im Rahmen Ihrer redaktionellen Projekte zu beraten und/oder b) die Urheberrechte der EU zu verwalten, um die Weiterverwendung öffentlich zugänglicher EU-Dokumente durch Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und sonstige Einrichtungen zu vereinfachen, was auch die Erteilung von Lizenzen umfasst.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

- Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,

- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen,

und

- Sie als betroffene Person haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben.

Zusätzliche Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

• Richtlinie 2006/116/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Dezember 2006 über die Schutzdauer des Urheberrechts und bestimmter verwandter Schutzrechte
• Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Land des Antragstellers, Name der Organisation oder des Unternehmens.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist obligatorisch, damit Ihr Antrag bearbeitet werden kann.

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung erforderlich ist. Ihre Daten werden anschließend für die Dauer des betreffenden Urheberrechts archiviert (maximal 70 Jahre).

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Maßnahmen zählen geeignete Vorkehrungen zur Wahrung der Sicherheit im Internet sowie zum Schutz vor Verlust und Veränderung von Daten und vor unbefugtem Zugang, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Die organisatorischen Maßnahmen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für den jeweiligen Zweck Kenntnis von einem Verarbeitungsvorgang zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Die zugangsberechtigten Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht und erforderlichenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie sie geltend machen?

Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs zugestimmt. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Datenverantwortlichen mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Erforderlichenfalls können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktangaben finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit einem oder mehreren konkreten Verarbeitungsvorgängen geltend machen möchten, geben Sie diese (d. h. die Aktenzeichen gemäß Punkt 10) bitte in Ihrem Antrag an.

9. Kontaktinformationen

• Der Datenverantwortliche

Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen des Referats D.2 „Verträge und Copyright“ (info@publications.europa.eu).

• Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

• Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDPS)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm gemeldet wurden. Zu dem Register gelangen Sie über folgenden Link: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im öffentlichen Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00838.