SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN
Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.
Bearbeitungsvorgang: Vertriebssystem des Amts für Veröffentlichungen (OP Distribution System (OPDS)
Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.4 „Druck und Vertrieb“
Aktenzeichen: DPR-EC-00515
Inhaltsverzeichnis
- Einführung
- Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
- Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
- Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
- Kontaktdaten
- Wo finden Sie weiterführende Informationen?
1. Einführung
Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir diese Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Informationen zum Bearbeitungsvorgang „Vertriebssystem des Amts für Veröffentlichungen (Publications Office Distribution System (OPDS))“, der vom Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union durchgeführt wird.
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Zweck der Verarbeitung: Das Referat D.4. „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen erfasst und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, damit das Amt für Veröffentlichungen seine Bestände verwalten, Ihre Bestellungen erledigen und die von Ihnen angeforderten Logistik-Dienste erbringen kann.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil
- die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,
und
- weil Sie als betroffene Person bei einer Bestellung Angaben zu Ihrer Person eingeben und damit in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erledigung Ihrer Bestellung einwilligen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.
4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:
1. Daten registrierter Nutzer des ODPS (diese verfügen über eine Nutzerkennung und ein Passwort für den Zugang zum OPDS); für Zugang und Verwaltung des Nutzerkontos benötigte Daten:
- Benutzername + Passwort (EU Login)
- Nutzerprofil
- Nutzerkennung (ODPS und SAP)
- E-Mail-Adresse
- Verwaltungseinheit (nur für EU-Bedienstete)
- Name des Unternehmens (nur für Lieferanten von Drucksachen)
- Sprachpräferenz (kann bei jedem Einloggen in das ODPS geändert werden)
2. Angaben zu den Nutzern des OP-Portals und bei der Bestellung von Veröffentlichungen erhobene Daten:
- Name des Empfängers
- Lieferadresse
- Katalognummer(n) der bestellten Veröffentlichung(en)
- Telefonnummer des Empfängers (nur bei dringenden Sendungen und/oder bei Sendungsverfolgung verpflichtend)
- E-Mail-Adresse
Nur bei Angabe personenbezogener Daten kann die gewünschte Dienstleistung erbracht werden.
5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Das Referat D.4 „Druck und Vertrieb“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Erfassung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist. Für registrierte ODPS-Nutzer gilt, dass die Daten so lange aufbewahrt werden wie sie vorschriftsgemäß zugänglich sein müssen. Bei im Zuge der Bestellung von Veröffentlichungen erhobenen Daten sind dies fünf Jahre nach Erledigung der Bestellung, bei Daten im Zusammenhang mit Großbestellungen 6 Monate nach Erledigung der Bestellung.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer gespeichert. Deren Betriebsabläufe entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.
Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Mitarbeiter der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
Dienstleistung im Zusammenhang mit der Erledigung von Bestellungen (Vertrag 10828, läuft im Mai 2030 ab): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-sous-Lens, Frankreich
8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die nach Artikel 5 Artikel 1 Buchstabe a rechtmäßig ist.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den Datenverantwortlichen bzw. im Konfliktfall an den Datenschutzbeauftragten wenden. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktinformationen finden Sie nachstehend unter Nummer 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machten möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.
9. Kontaktdaten
- Datenverantwortlicher
Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen des Referats D.4 „Druck und Vertrieb“.
- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
- Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?
Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00515.