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ENDORSE 2025 conference - Über das Amt für Veröffentlichungen
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Konferenz ENDORSE 2025 – rechtlicher Hinweis

SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Verarbeitungsvorgang: Organisation und Veröffentlichung der Konferenz ENDORSE 2025

Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“

Aktenzeichen: DPR-EC-00491

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Verantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Verarbeitungsvorgang im Zusammenhang mit der Organisation der Konferenz „ENDORSE 2025“ durch das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und das Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“ des Amtes für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und das Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“ des Amtes für Veröffentlichungen erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um Sie zu Sitzungen, Informationsveranstaltungen, Workshops und ähnlichen Veranstaltungen (im Folgenden „Sitzungen“) mit Bediensteten der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union, Bediensteten der Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten und der breiten Öffentlichkeit einzuladen.

Die Verarbeitung umfasst die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten, um Sie zu einer vom Amt für Veröffentlichungen organisierten Sitzung, die entweder in den Räumlichkeiten des Amtes oder an einem anderen Ort stattfindet, einzuladen bzw. Sie hierfür zu registrieren.

Im Falle außergewöhnlicher Umstände, bei denen eine Gefahr für die öffentliche Gesundheit besteht, kann die Verarbeitung auch die Zusammenstellung von Listen der an notwendigen Sitzungen des Amtes für Veröffentlichungen teilnehmenden Personen, einschließlich externer und interner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, umfassen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung oder für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

- Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,

- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt,

und

- Sie als betroffene Person haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben.

Zusätzliche Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs können das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und das Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“ die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben, die für die Teilnahme an der Sitzung erforderlich sind:

  • soziales Geschlecht (für die richtige Anrede)
  • Vor- und Zunamen
  • Funktion
  • Dienstanschrift und dienstliche E-Mail
  • dienstliche Rufnummer
  • Essenswünsche/besondere Ernährungsweise
  • Informationen zu Sicherheitszwecken (Personalnummer oder Personalausweis- bzw. Passnummer, Geburtsdatum)
  • Informationen für die Kostenerstattung (Angaben zu Beförderung und Unterkunft, Bankverbindung)
  • Es kann sein, dass wir während der Veranstaltung Fotos und/oder Videos aufnehmen.
  • Bei den Listen der an notwendigen Sitzungen teilnehmenden Personen, einschließlich externer und interner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zur Nachverfolgung von Kontakten zum Schutz der öffentlichen Gesundheit erstellt werden, sind alle Datenkategorien verpflichtend und können auch die private Rufnummer und E-Mail-Adresse, die Büroanschrift sowie Sitzungszeit, -datum und -raum umfassen.

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und das Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“ bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, d. h. für die Organisation der Sitzung und etwaige Folgemaßnahmen im Hinblick auf die Zwecke der Sitzung. Alle personenbezogenen Daten werden ein Jahr nach der letzten Maßnahme im Zusammenhang mit der Sitzung aus den Datenbanken gelöscht; hiervon ausgenommen sind Aufzeichnungen der Konferenzpräsentationen, die auf die YouTube-Seite des Amtes für Veröffentlichungen der Europäischen Union hochgeladen und dort verfügbar gemacht werden. Diese Aufzeichnungen verbleiben auf YouTube. Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten für die jährlichen Seminare im Amt für Veröffentlichungen für die Generaldirektionen der Kommission, die EU-Agenturen und die Vertretungen der Kommission als Teil einer Liste von Kontaktdaten gespeichert, die intern zwischen den Dienststellen der Europäischen Kommission ausgetauscht werden, solange die betroffene Person eine Kontaktperson für das Amt für Veröffentlichungen ist. Sie können jederzeit verlangen, dass Sie von einer solchen Kontaktliste entfernt werden.

Für Listen der an notwendigen Sitzungen teilnehmenden Personen, einschließlich externer und interner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zur Nachverfolgung von Kontakten zum Schutz der öffentlichen Gesundheit erstellt werden, gilt möglicherweise eine spezifische, vom Generalsekretariat der Kommission festgelegte Aufbewahrungsfrist.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission sowie nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Das Amt für Veröffentlichungen gibt von ihm erhobene Daten nicht an Dritte weiter, sofern es nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist. Das Amt für Veröffentlichungen gibt keine personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung an Dritte weiter.

Soziale Medien

Wir nutzen soziale Medien, um über weitverbreitete und aktuelle Kanäle über ENDORSE 2025 zu informieren und die Konferenz bekannt zu machen. Sie können beispielsweise Videos ansehen, die wir auf die YouTube-Seite des Amtes für Veröffentlichungen hochladen, und Links von unserer Website zu Twitter, Instagram und LinkedIn folgen.

Wenn unsere Webseiten auf Ihren Computer (oder andere Geräte) geladen werden, werden durch die Anzeige der Buttons von X (vormals Twitter), Instagram, YouTube und LinkedIn keine Cookies gesetzt.

Auf unserer Website können Sie Videos im Zusammenhang mit der Konferenz ansehen. Diese werden mit dem YouTube-Player abgespielt. Wenn Sie auf ein Video klicken, um es anzuschauen, wird ein YouTube-Cookie auf Ihrem Computer oder Gerät installiert. Wenn Sie keine Videos anklicken, wird kein Cookie installiert.

Die Nutzung sozialer Medien bedeutet in keiner Weise, dass diese oder ihre Datenschutzbestimmungen gebilligt werden. Für den Fall, dass ein oder mehrere soziale Medien gelegentlich nicht zur Verfügung stehen, übernehmen wir keine Verantwortung.

Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen für X (vormals Twitter) LinkedIn, Instagram und YouTube zu lesen. Darin werden die Politik der einzelnen Unternehmen bei der Erhebung und Verarbeitung von Daten, die Nutzung der Daten, Ihre Rechte und die Möglichkeiten erläutert, wie Sie Ihre Privatsphäre bei der Nutzung dieser Dienste schützen können.

Konferenz-App

Das Amt für Veröffentlichungen verwendet die Konferenz-App Sli.do (https://www.sli.do/). Die App ermöglicht es denjenigen, die sich für ENDORSE 2025 registriert haben, während der Konferenz an Umfragen teilzunehmen, Meinungen auszutauschen und Fragen zu stellen. Die Konferenzteilnehmerinnen und ‑teilnehmer sind eingeladen (jedoch nicht dazu verpflichtet), die Konferenz-App herunterzuladen bzw. zu nutzen.

Bei der Nutzung der Konferenz-App müssen die Teilnehmenden ein Login erstellen. Die entsprechenden Kontodaten umfassen Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Passwort.

Im Abschnitt „Fragen/Kommentare/Abstimmung“ der Konferenz-App können sich die Teilnehmenden an der Konferenz beteiligen. Ihre Fragen und Kommentare sowie die Zusammenfassungen der Ergebnisse etwaiger Umfragen, die während der öffentlichen Sitzung der Konferenz stattfinden, werden auf einem Bildschirm im Konferenzsaal angezeigt. Bevor diese Informationen angezeigt werden, werden sie vom Moderationsteam (dem Dienstleister und dem Amt für Veröffentlichungen) analysiert, um – soweit praktisch möglich – die Echtheit der Identität des Absenders und die Relevanz des Inhalts der Nachricht/Frage zu überprüfen.

Die von der Anwendung Slido abgedeckten Dienstleistungen fallen nicht in die Zuständigkeit des Amtes für Veröffentlichungen. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung von Cisco Online zu konsultieren, die für alle Cisco-Produkte einschließlich Slido gilt: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

Das Amt für Veröffentlichungen verwendet auch das EasyChair-Tool (https://easychair.org/). Dieses vom Programmausschuss genutzte Instrument unterstützt die Verwaltung der Beitragseinreichungen für die Konferenz ENDORSE 2025, die Überprüfung von Beiträgen, die Bearbeitung des Programms und die Vorbereitung der Konferenz.

EasyChair erhebt Daten, die üblicherweise von Konferenzveranstaltern benötigt werden. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Website, Land, Mitgliedschaft, Telefonnummer und Passwort. Die von der Anwendung EasyChair abgedeckten Dienstleistungen fallen nicht in die Zuständigkeit des Amtes für Veröffentlichungen. Wir empfehlen Ihnen, den Datenschutzhinweis von EasyChair zu konsultieren: https://easychair.org/privacy.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und das Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“ des Amtes für Veröffentlichungen zugestimmt. Diese Einwilligung können Sie jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an den Verantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Wenn Sie während der Veranstaltung nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, teilen Sie dies bitte dem Verantwortlichen (siehe Abschnitt 9 unten) mit. Das Personal des Verantwortlichen wird versuchen, Sie an einem Ort zu platzieren, an dem Sie nicht fotografiert bzw. gefilmt werden.

Wenn Sie nach der Veranstaltung wünschen, dass bestimmte Fotos/Videos von Ihnen aus einem verbundenen Archiv entfernt werden oder dass Sie in einem Foto oder Video unkenntlich gemacht werden, senden Sie Ihre Anfrage bitte an den Verantwortlichen.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Verantwortlichen bzw. im Konfliktfall mit dem Datenschutzbeauftragten der Kommission aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

In Bezug auf Listen der an notwendigen Sitzungen teilnehmenden Personen, einschließlich externer und interner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zur Nachverfolgung von Kontakten zum Schutz der öffentlichen Gesundheit erstellt werden, gelten für Ihre Rechte als betroffene Person möglicherweise Beschränkungen gemäß Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725. Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machten möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.

9. Kontaktdaten

- Verantwortlicher

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, wenden Sie sich bitte an den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen: Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ und Referat A.1 „Dienste für die Standardisierung von Daten und Formaten“ des Amtes für Veröffentlichungen, E-Mail OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu.

- Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

- Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen eingetragen: DPR-EC-00491.