SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Verarbeitungsvorgang: Organisation und Veröffentlichung der Konferenz ENDORSE 2023

Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat A.1, „Standardisierung“

Aktenzeichen: DPR-EC-00491

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
9. Kontaktdaten
10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Verarbeitungsvorgang „Einladung/Voranmeldung/Anmeldung“ im Zusammenhang mit der ENDORSE-Konferenz, die vom Referat D.1 „Beziehungen zu Institutionen und externen Partnern“ in Zusammenarbeit mit dem Referat A.1 „Standardisierung“ des Amts für Veröffentlichungen durchgeführt wird.

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Die Referate „Beziehungen zu Institutionen und externen Partnern“ und „Standardisierung“ des Amts für Veröffentlichungen erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten für die Organisation und Verwaltung der ENDORSE-Konferenz. Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:

• Einladungen für Teilnehmer und Besucher, einschließlich vorbereitender Webinare:
  - Kontaktlisten und Follow-up von Maßnahmen, einschließlich Zufriedenheitsumfragen
  - Zusammenstellung und Verbreitung von Berichten und Rückmeldungen
  - Newsletter und Veröffentlichungen

• Bei wiederholten Sitzungen derselben Gruppe müssen die Einladungen an die Teilnehmer von Sitzungen auch für die folgenden Sitzungen versandt werden.
• Aufnahmen/Bilder, Präsentationen, Live-Webstreaming und/oder Ton- und Bildaufzeichnungen von Webinaren oder von Rednern und Teilnehmern der Veranstaltung.
• durch den Programmausschuss:
  - Erstellung der Liste der eingeladenen Redner
  - Konsultation bei der Auswahl der Hauptredner
• durch den Organisationsausschuss:
  - Überwachung der Verarbeitung der Präsentationsvorlagen
• Veröffentlichungen über die Teilnehmer und ihre Projekte sowie über die Mitglieder der Jury und weitere Berichterstattung über die Veranstaltung im Internet/Intranet.

Im Interesse der Transparenz der Konferenzinformationen und der Sichtbarkeit der entsprechenden Veranstaltungen werden die Fotos, Videos, Präsentationen und Lebensläufe der Teilnehmer auf den Ad-hoc-Websites (OP-Portal und Europäische Kommission) und in den sozialen Medien (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest und Google Plus) veröffentlicht.

Teilnehmer, die wünschen, dass ihre Bilder weder aufgezeichnet noch auf einem Datenträger veröffentlicht werden, können sich an den Verantwortlichen wenden, wie in Abschnitt 9 beschrieben.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung oder für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

- die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde

- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Datenverantwortliche unterliegt

und

- Sie als betroffene Person haben Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben.

Zusätzliche Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

• Vertrag über die Europäische Union (Artikel 5, 11 und 13) Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, Artikel 15 und 244–250
• Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union
• Richtlinie 2013/37/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Juni 2013 zur Änderung der Richtlinie 2003/98/EG über die Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors
• Beschluss der Kommission 2011/833/EU vom 12. Dezember 2011 über die Weiterverwendung von Kommissionsdokumenten
• Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union
• Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union, insbesondere Artikel 3 Absatz 1 Buchstaben e und g

4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs kann das Referat A.1 „Standardisierung“ des Amts für Veröffentlichungen die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben, die für die Teilnahme an der ENDORSE-Konferenz erforderlich sind (alle Datenkategorien sind obligatorisch):

Beitragende:

• Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Organisation und Funktion, E-Mail-Adresse (privat oder beruflich), Telefonnummer, Herkunftsland, berufliche Anschrift und Namen von Konten in sozialen Medien
• Hintergrund in Bildung und/oder Arbeit (Biografie)
• Einzelheiten zu ihrem eingereichten Beitrag (Titel der Kurzbeschreibung, kurze Beschreibung, Ziele des Beitrags, Zielgruppe und benötigtes Material)

Besucher der Veranstaltung:

• Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Organisation und Funktion, Herkunftsland, E-Mail-Adresse (privat oder beruflich), berufliche Anschrift

Mitglieder des Programmausschusses:

• Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Organisation, E-Mail-Adresse (privat oder beruflich), Telefonnummer, Land, berufliche Anschrift und Namen von Konten in sozialen Medien. Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist obligatorisch, wenn Sie in einer der oben genannten Funktionen an der Veranstaltung teilnehmen möchten.

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Die Referate „Beziehungen zu Institutionen und externen Partnern“ und „Standardisierung“ des Amts für Veröffentlichungen bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für die Erhebung oder Weiterverarbeitung erforderlich ist, d. h. für die Organisation der Konferenz und etwaige Folgemaßnahmen im Hinblick auf die Zwecke der Konferenz. Alle personenbezogenen Daten werden ein Jahr nach der letzten Maßnahme im Zusammenhang mit der Konferenz aus den Datenbanken gelöscht, mit Ausnahme der Aufzeichnungen von Sitzungen, die per Webstream übertragen wurden und vor ihrer Löschung zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten für die jährlichen Seminare im Amt für Veröffentlichungen für die Generaldirektionen der Kommission, die EU-Agenturen und die Vertretungen der Kommission als Teil einer Liste von Kontaktdaten gespeichert, die intern zwischen den Dienststellen der Europäischen Kommission ausgetauscht werden, solange die betroffene Person eine Kontaktperson für das Amt für Veröffentlichungen ist. Sie können jederzeit verlangen, dass Sie von einer solchen Kontaktliste entfernt werden.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission sowie nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Die von uns erhobenen Informationen werden mit den Auftragnehmern, die die Anmeldung für die Veranstaltung, die technische Organisation und die Nachbereitung koordinieren, und mit dem „EasyChair“-Tool (für das Konferenzmanagement) ausgetauscht. Das Amt für Veröffentlichungen gibt keine personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung an Dritte weiter.

Soziale Medien

Wir nutzen soziale Medien, um über weit verbreitete und aktuelle Kanäle über die ENDORSE-Konferenz zu informieren und sie bekannt zu machen. Sie können beispielsweise Videos ansehen, die wir auf die YouTube-Seite des Amts für Veröffentlichungen hochladen, und Links von unserer Website zu Twitter, Instagram und LinkedIn folgen.

Weder Twitter noch Instagram, YouTube oder LinkedIn setzen beim Laden unserer Webseiten auf Ihrem Gerät und beim Anklicken der entsprechenden Felder, um sich mit diesen Diensten zu verbinden, Cookies ein.

Auf unserer Website können Sie Videos im Zusammenhang mit der Konferenz ansehen. Diese werden mit YouTube-Player abgespielt. Wenn Sie auf ein Video klicken, um es anzuschauen, wird ein YouTube-Cookie auf Ihrem Computer oder Gerät installiert. Wenn Sie keine Videos anklicken, wird kein Cookie installiert.

Die Nutzung sozialer Medien bedeutet in keiner Weise, dass diese oder ihre Datenschutzbestimmungen gebilligt werden. Für den Fall, dass ein oder mehrere soziale Medien gelegentlich nicht zur Verfügung stehen, übernehmen wir keine Verantwortung.

Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen für Twitter, LinkedIn, Instagram und YouTube zu lesen. Darin werden die Politik der einzelnen Unternehmen bei der Erhebung und Verarbeitung von Daten, die Nutzung der Daten, Ihre Rechte und die Möglichkeiten erläutert, wie Sie Ihre Privatsphäre bei der Nutzung dieser Dienste schützen können.

Konferenz-App

Das Amt für Veröffentlichungen verwendet die Konferenz-App Sli.do (https://www.sli.do/) für mobile Geräte. Die App soll registrierten Organisationen und Einzelpersonen dabei helfen, an der ENDORSE-Konferenz teilzunehmen, indem sie sich an Umfragen beteiligen, Meinungen austauschen und Fragen stellen. Die registrierten Organisationen und Einzelpersonen werden dazu eingeladen (jedoch nicht verpflichtend aufgefordert), die Konferenz-App herunterzuladen oder zu nutzen.

Bei der Nutzung der Konferenz-App müssen die Teilnehmer ein Login erstellen. Das Konto enthält Vorname, Nachname, Funktion und E-Mail-Adresse (siehe https://accounts.sli.do/signup).

Im Abschnitt „Fragen/Kommentare/Abstimmung“ der Konferenz-App können die Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen. Die Fragen und Kommentare der Teilnehmer sowie die Zusammenfassungen der Ergebnisse etwaiger Umfragen, die während der öffentlichen Sitzung der Konferenz stattfinden, werden auf einem Bildschirm im Konferenzsaal angezeigt. Bevor diese Informationen angezeigt werden, werden sie von den Moderatoren (dem Dienstleister und dem Amt für Veröffentlichungen) analysiert, um – soweit praktisch möglich – die Echtheit der Identität des Absenders und die Relevanz des Inhalts der Nachricht/Frage zu überprüfen.

Die von der Anwendung Sli.do abgedeckten Dienstleistungen fallen nicht in die Zuständigkeit des Amts für Veröffentlichungen. Wir schlagen vor, die Datenschutzhinweise des Anbieters zu beachten.

Das Amt für Veröffentlichungen verwendet auch das EasyChair-Tool (https://easychair.org/). Dieses Instrument dient dem Programmausschuss und unterstützt die Verwaltung der Einreichungen in Papierform für die ENDORSE-Konferenz, die Überprüfung von Dokumenten, die Bearbeitung des Programms und die Vorbereitung der Konferenz.

EasyChair erhebt Daten, die normalerweise von Konferenzveranstaltern benötigt werden. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Website, Land, Mitgliedschaft und Telefonnummer. 6 Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch EasyChair folgt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und die Daten werden nur für die ENDORSE-Konferenz verwendet und gespeichert.

Web-Meeting-Plattform

Für die Ausrichtung von Web-Sitzungen werden wir das Drittanbieter-Tool „Cisco WebEx“ verwenden. Bei der Anmeldung zur und Verbindungsherstellung mit der ENDORSE-Konferenz erhebt Cisco WebEx Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort, Ihre IP-Adresse, Ihren Browser, Ihre Telefonnummer (fakultativ), Ihre Postanschrift (fakultativ), die geografische Region, Avatar (fakultativ), Nutzerinformationen in Active Directory des Nutzers (falls synchronisiert), eindeutige Nutzer-ID (UUID). Cisco WebEx und sein Unterauftragnehmer ICF Next haben Zugang zu diesen Daten, die auf Servern in der Europäischen Union gehostet werden.

Ausführliche Informationen über die Nutzung von Cisco WebEx durch die Europäische Kommission finden Sie im Protokoll der Verarbeitung DPR-EC-05006 (Service de Web Conference (Webex)).

Weitere Informationen über die Datenschutzbestimmungen von CISCO WebEx finden Sie hier: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ genießen Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Referate „Beziehungen zu Institutionen und externen Partnern“ und „Standardisierung“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs zugestimmt. Diese Einwilligung können Sie jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an den Datenverantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Verantwortlichen für die Datenverarbeitung bzw. im Konfliktfall mit dem Datenschutzbeauftragten der Kommission aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machten möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.

9. Kontaktdaten

• Datenverantwortlicher

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte unter Verwendung des EPSO-Webformulars Kontakt mit dem Verantwortlichen des Amts für Veröffentlichungen (OP) auf.

• Referat „Beziehungen zu Institutionen und externen Partnern“ (D.1)

E-Mail: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu

• Referat „Standardisierung“ (A.1)

E-Mail: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu

Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen eingetragen: DPR-EC-00491