PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

A presente declaração de confidencialidade contém informações sobre o tratamento e a proteção dos seus dados pessoais.

Operação de tratamento: Organização e publicação da conferência ENDORSE 2025

Unidade D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e unidade A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e de Dados» do Serviço das Publicações da União Europeia

Referência de registo: DPR-EC-00491

Índice

1. Introdução

A Comissão Europeia (daqui em diante «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais nos termos do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001.

A presente declaração de confidencialidade explica porque são tratados os seus dados pessoais e descreve a forma como os recolhemos, gerimos e protegemos e utilizamos as informações obtidas, enumerando também os direitos que lhe assistem relativamente a esses dados. Além disso, indica os contactos do responsável pelo tratamento, a quem pode dirigir‑se para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

Apresentam-se a seguir as informações relativas à operação de organização da conferência ENDORSE 2025 realizada pelas unidade D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e de Dados» do Serviço das Publicações da União Europeia.

2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?

Finalidade da operação de tratamento: a unidade D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e a unidade A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e de Dados», do Serviço das Publicações, recolhem e utilizam os seus dados pessoais para lhe enviar convites para reuniões, jornadas de informação, seminários ou eventos semelhantes (a seguir designados «reuniões») com membros do pessoal das instituições, órgãos e organismos europeus, pessoal das administrações dos Estados-Membros da UE, bem como do público em geral.

Este tratamento inclui a utilização dos seus dados pessoas para o convidar e/ou registar para uma reunião organizada pelo Serviço das Publicações, a decorrer nas instalações do Serviço das Publicações ou noutra localização.

Em circunstâncias excecionais de ameaças para a saúde pública, o tratamento pode também envolver a elaboração de listas de participantes em reuniões essenciais do Serviço das Publicações, incluindo pessoal externo e interno.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, incluindo a definição de perfis.

3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?

Tratamos os seus dados pessoais pelos seguintes motivos:

— O tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos;

— O tratamento é necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito;

e

— Como titular dos dados, deu o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas.

Bases jurídicas adicionais do tratamento:

4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?

Para efetuar esta operação de tratamento, a unidade D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e a unidade A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e de Dados», do Serviço das Publicações podem recolher as seguintes categorias de dados pessoais necessárias para a participação na reunião:

• Género (necessário para utilizar a fórmula de tratamento correta);
• Nome próprio e apelido;
• Função;
• Endereços de correio eletrónico, postal e profissional;
• Número de telefone profissional;
• Preferências ou necessidades dietéticas;
• Informações para efeitos de segurança (número de pessoal ou número de identificação/passaporte; data de nascimento);
• Informações para efeitos de reembolso (informações sobre a utilização de transportes e alojamento; dados bancários);
• Além disso, podemos tirar fotografias e/ou gravar vídeos durante o evento.
• No caso das listas de participantes em reuniões essenciais, incluindo pessoal externo e interno, que são estabelecidas para acompanhar os contactos para fins de saúde pública, todas as categorias de dados são obrigatórias e podem também incluir o número de telefone e o endereço de correio eletrónico privados, o endereço do gabinete e a hora/data/sala da reunião.

5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?

As unidades D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e Dados» do Serviço das Publicações só conservam os seus dados pessoais durante o tempo necessário para efeitos de recolha ou tratamento posterior, nomeadamente para organizar a reunião e quaisquer ações de acompanhamento que sejam necessárias no quadro do(s) objetivo(s) da reunião. Todos os dados pessoais serão apagados das bases de dados um ano após a última ação relacionada com a reunião, com exceção das gravações de apresentações de conferências, que serão carregadas e disponibilizadas na página do Serviço das Publicações da União Europeia no YouTube. As gravações permanecerão no YouTube. Além disso, no caso dos seminários anuais realizados no Serviço das Publicações para as DG da Comissão, as agências da UE e as representações da Comissão, os dados pessoais são mantidos no âmbito de uma lista de dados de contacto partilhada internamente entre os serviços da Comissão Europeia, desde que o titular dos dados seja uma pessoa de contacto do Serviço das Publicações. Pode solicitar a qualquer momento que os seus dados sejam retirados dessa lista de contactos.

As listas de participantes em reuniões essenciais, incluindo pessoal externo e interno, elaboradas para acompanhar os contactos para fins de saúde pública, podem ter um período de conservação específico definido pelo Secretariado-Geral da Comissão.

6. Como asseguramos a proteção dos seus dados pessoais?

Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são conservados nos servidores da Comissão Europeia. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.

A Comissão tomou uma série de medidas técnicas e organizativas para proteger os seus dados pessoais. As medidas técnicas incluem ações adequadas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta o risco inerente ao tratamento e a natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a restrição do acesso aos dados apenas a pessoas devidamente autorizadas e com necessidade legítima de tomar conhecimento dos mesmos para efeitos da presente operação de tratamento.

7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?

Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». Esses membros do pessoal estão sujeitos a obrigações estatutárias e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.

As informações que recolhemos não são comunicadas a terceiros, exceto na medida e para os efeitos previstos por lei. O Serviço das Publicações não comunica quaisquer dados pessoais a terceiros para fins de comercialização direta.

Redes sociais

Utilizamos as redes sociais para dar informações sobre a conferência ENDORSE 2025 e a promover através de canais amplamente utilizados e atuais. Por exemplo, pode ver os vídeos que carregamos na página do Serviço das Publicações no YouTube e seguir as ligações do nosso sítio Web para o Twitter, o Instagram e o LinkedIn.

Quando as páginas do nosso sítio Web são carregadas no seu computador (ou noutros dispositivos) e são apresentados botões para se ligar ao X (anteriormente conhecido como Twitter), Instagram, YouTube e LinkedIn, não são ativados «cookies».

Pode ver vídeos relacionados com a conferência no nosso sítio Web, que serão reproduzidos utilizando o leitor de vídeos do YouTube. Se clicar em «Reproduzir» num vídeo para o ver, será instalado um «cookie» do YouTube no seu computador ou dispositivo. Se não clicar em nenhum vídeo, não será instalado qualquer «cookie».

A utilização das redes sociais não implica, de modo algum, a subscrição das mesmas ou das suas políticas de confidencialidade. Se uma ou várias redes sociais ficarem ocasionalmente indisponíveis, não aceitamos qualquer responsabilidade pela interrupção do serviço decorrente dessa indisponibilidade.

Recomendamos que leia as políticas de confidencialidade do X (anteriormente conhecido como Twitter), LinkedIn, Instagram e YouTube, que explicam a política de recolha e tratamento de dados de cada empresa, a utilização que fazem dos dados, os seus direitos e as formas como pode proteger a sua privacidade ao utilizar estes serviços.

Aplicação para conferências

O Serviço das Publicações utiliza a aplicação para conferências Sli.do (https://www.sli.do/). Trata-se de uma aplicação destinada a ajudar as pessoas registadas a participar na conferência ENDORSE 2025, participando em sondagens, partilhando pontos de vista e fazendo perguntas. As pessoas registadas são incentivadas a descarregar ou utilizar a aplicação para conferências, mas não são obrigadas a fazê-lo.

Ao utilizar a aplicação para conferências, os participantes terão de criar um nome de utilizador («login»). A conta conterá o nome próprio, o apelido, o cargo, o endereço de correio eletrónico e a palavra-passe.

A secção «Ask/comment/vote» da aplicação para conferências permite que os participantes façam parte da conferência. As perguntas e os comentários dos participantes e os agregados dos resultados de qualquer sondagem que tenha lugar durante a sessão pública da conferência serão exibidos num ecrã na sala de conferências. Antes de serem visualizadas, estas informações serão analisadas pelos moderadores (o prestador de serviços e o Serviço das Publicações), a fim de verificar, tanto quanto possível na prática, a autenticidade da identidade do remetente e a pertinência do conteúdo da mensagem/pergunta.

Os serviços abrangidos pela aplicação Slido não são da responsabilidade do Serviço das Publicações. Sugerimos que consulte a declaração de confidencialidade em linha da Cisco, que se aplica a todos os produtos e serviços da Cisco, incluindo a Slido: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

O Serviço das Publicações também utiliza a ferramenta para conferências EasyChair (https://easychair.org/). Esta ferramenta servirá o Comité do Programa e apoia a gestão das apresentações em papel da conferência ENDORSE 2025, a revisão de documentos, a edição do programa e a preparação dos trabalhos da conferência.

A EasyChair recolhe os dados normalmente necessários aos organizadores de conferências, designadamente nome, endereço de correio eletrónico, endereço para correspondência, página Web, país, afiliação, número de telefone e palavra-passe. Os serviços abrangidos pela aplicação EasyChair não são da responsabilidade do Serviço das Publicações. Sugerimos que consulte a declaração de confidencialidade da EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?

Enquanto «titular dos dados», assistem-lhe direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar e apagar os seus dados pessoais e o direito de limitar o respetivo tratamento. Se aplicável, tem também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, assim como o direito de portabilidade dos mesmos.

Consentiu que os seus dados sejam transmitidos às unidades D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e de Dados» do Serviço das Publicações para a presente operação de tratamento. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado antes de retirar o consentimento.

Se não quiser ser fotografado ou filmado durante o evento, contacte o responsável pelo tratamento de dados (ver ponto 9 abaixo) e informe-o sobre a sua decisão. O pessoal do responsável pelo tratamento de dados tentará colocá-lo num local onde não será fotografado.

Se, após o evento, desejar que sejam removidos de qualquer repositório conectado determinados vídeos/fotografias que o incluam ou desejar ser removido de qualquer vídeo/fotografia, envie o seu pedido ao responsável pelo tratamento de dados.

Para exercer os seus direitos, contacte o responsável pelo tratamento ou, em caso de conflito, o encarregado da proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (ver contactos no ponto 9).

No que diz respeito às listas de participantes em reuniões essenciais, incluindo pessoal externo e interno, elaboradas para acompanhar os contactos para fins de saúde pública, podem ser aplicadas restrições aos seus direitos enquanto titular dos dados, em conformidade com o artigo 25.º do Regulamento (UE) 2018/1725. Se pretender exercer os seus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indique a respetiva referência de registo (ver ponto 10) no seu pedido.

9. Contactos

— Responsável pelo tratamento de dados

Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, pode contactar o responsável pelo tratamento para a presente operação de tratamento: as unidades D.1 — «Divulgação e Relações Institucionais» e A.1 — «Serviços de Normalização de Formatos e de Dados» do Serviço das Publicações (OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu).

— Responsável pela proteção de dados (RPD) da Comissão

Para questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725, contacte o encarregado da proteção de dados DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (EDPS)

Se considerar que os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725 foram infringidos em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento, pode recorrer (isto é, apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu).

10. Onde obter mais informações

O encarregado da proteção de dados (EPD) da Comissão publica um registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que lhe tenham sido comunicadas e documentadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.

A presente operação de tratamento será inscrita no registo público do encarregado pela proteção de dados com a referência DPR-EC-00491