PROTEÇÃO DOS SEUS DADOS PESSOAIS
A presente declaração de confidencialidade contém informações sobre o tratamento e a proteção dos seus dados pessoais.
Operação de tratamento: Organização e publicação da conferência ENDORSE 2023
Responsável pelo tratamento de dados: Serviço das Publicações da União Europeia, Unidade A.1, «Normalização»
Referência do registo: DPR-EC-00491
Índice
- Introdução
- Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?
- Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?
- Que dados pessoais recolhemos e tratamos?
- Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
- Como asseguramos a proteção e a salvaguarda dos seus dados pessoais?
- Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?
- Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?
- Informações de contacto
- Onde obter mais informações?
1. Introdução
A Comissão Europeia (em seguida, «Comissão») compromete-se a proteger os seus dados pessoais e a respeitar a sua privacidade. A Comissão procede à recolha e ao tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados [e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001].
A presente declaração de confidencialidade explica por que motivo tratamos os seus dados pessoais, como os recolhemos, processamos e protegemos e de que forma utilizamos as informações obtidas, e enumera os seus direitos relativamente aos mesmos. Indica igualmente os dados de contacto do responsável pelo tratamento de dados, a quem se pode dirigir para exercer os seus direitos, do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.
Apresentam-se a seguir as informações relativas à operação de tratamento «Convite/pré-registo/registo» relativa à conferência ENDORSE realizada pela unidade D.1 «Relações com as Partes Interessadas», em colaboração com a unidade A.1 «Normalização» do Serviço das Publicações.
2. Por que motivo e de que forma tratamos os seus dados pessoais?
Finalidade da operação de tratamento: as unidades «Relações com as Partes Interessadas» e «Normalização» do Serviço das Publicações recolhem e utilizam as suas informações pessoais para organizar e gerir a conferência ENDORSE. Tal inclui as seguintes operações de tratamento:
- Convites destinados a participantes e visitantes, incluindo seminários preparatórios em linha:
- listas de contactos e acompanhamento das ações, incluindo inquéritos de satisfação,
- compilação, distribuição e reações aos relatórios,
- boletins informativos e publicações;
- Em caso de reuniões repetidas do mesmo grupo, assegurar que os convidados das reuniões são convidados para as reuniões subsequentes;
- Fotografias/imagens, apresentações, transmissão em direto via Internet e/ou gravação áudio e vídeo de seminários em linha ou de oradores e participantes no evento;
- Por parte do Comité do Programa:
— elaborar a lista de oradores convidados,
— ser consultado sobre a seleção dos principais oradores; - Por parte da Comissão Organizadora:
— acompanhar o tratamento dos pedidos de apresentação; - Publicações sobre os participantes e os seus projetos, bem como sobre os membros do júri, e outras informações adicionais sobre o evento na Internet/intranet.
Para garantir a transparência das informações sobre a conferência e a visibilidade dos eventos conexos, as fotografias, os vídeos, as apresentações e os CV dos participantes são publicados nos sítios Web específicos (Portal do Serviço das Publicações e Comissão Europeia) e nas redes sociais (Facebook, LinkedIn, Twitter, Yammer, Connected, Instagram, Snapchat, Pinterest e Google Plus).
Os participantes que desejem que as suas imagens não sejam gravadas nem publicadas em qualquer suporte podem optar por não ser incluídos, contactando o responsável pelo tratamento, tal como descrito na secção 9.
Os seus dados pessoais não serão utilizados para a tomada automatizada de decisões, nomeadamente para definir perfis.
3. Em que fundamentos jurídicos nos baseamos para tratar os seus dados pessoais?
Tratamos os seus dados pessoais porque:
- o tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público ou para o exercício da autoridade pública de que a instituição ou o órgão da União estão investidos,
- esse tratamento é necessário para cumprir uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito
e
- enquanto titular dos dados, deu o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas.
Outras bases jurídicas adicionais em que assenta o tratamento dos dados pessoais:
- Tratado da União Europeia (artigos 5.º, 11. º 3 13.º) Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (artigos 15.º e 244.º-250.º)
- Mandato do Serviço das Publicações (Decisão 2009/496/CE, Euratom do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia.
- Diretiva 2013/37/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de junho de 2013, que altera a Diretiva 2003/98/CE relativa à reutilização de informações do setor público.
- Decisão 2011/833/UE da Comissão, de 12 de dezembro de 2011, relativa à reutilização de documentos da Comissão.
- Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de julho de 2018, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União.
- Decisão 2009/496/CE, Euratom do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia [artigo 3.º, n.º 1, alíneas e) + g)].
4. Que dados pessoais recolhemos e tratamos?
Para efetuar esta operação de tratamento, a unidade A.1 «Normalização» do Serviço das Publicações pode recolher as seguintes categorias de dados pessoais necessárias para a participação na conferência ENDORSE (todas as categorias de dados são obrigatórias):
Autores das contribuições:
- Dados de contacto: nome próprio, apelido, organização e função, endereço eletrónico (privado ou profissional), número de telefone, país de origem, endereço profissional e nomes das contas nas redes sociais,
- Percurso académico e/ou experiência profissional (biografia),
- Informações pormenorizadas sobre a contribuição apresentada (título de resumo, breve descrição, objetivos da contribuição, público-alvo e material necessário).
Visitantes do evento
- Dados de contacto: nome próprio, apelido, organização e função, país de origem, endereço eletrónico (privado ou profissional), endereço profissional.
Membros do Comité do Programa:
- Dados de contacto: nome próprio, apelido, organização, endereço eletrónico (privado ou profissional), número de telefone, país, endereço profissional e nomes das contas nas redes sociais. O fornecimento de dados pessoais é obrigatório se pretender participar no evento numa das funções acima descritas.
5. Durante quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
As unidades «Relações com as Partes Interessadas» e «Normalização» do Serviço das Publicações só conservam os seus dados pessoais durante o tempo necessário para efeitos de recolha ou tratamento posterior, nomeadamente para organizar a conferência e quaisquer ações de acompanhamento que sejam necessárias no quadro do(s) objetivo(s) da conferência. Todos os dados pessoais serão apagados das bases de dados um ano após a última ação relacionada com a conferência, com exceção das gravações de reuniões transmitidas via Internet, que serão conservadas durante dois anos, antes de serem apagadas. Além disso, no caso dos seminários anuais realizados no Serviço das Publicações para as DG da Comissão, as agências da UE e as representações da Comissão, os dados pessoais são mantidos no âmbito de uma lista de dados de contacto partilhados internamente entre os serviços da Comissão Europeia, desde que o titular dos dados seja uma pessoa de contacto do Serviço das Publicações. Pode solicitar a qualquer momento que os seus dados sejam retirados dessa lista de contactos.
6. Como asseguramos a proteção e a salvaguarda dos seus dados pessoais?
Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são conservados nos servidores da Comissão Europeia. Todas as operações de tratamento de dados são efetuadas nos termos da Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia.
Os contratantes da Comissão estão sujeitos a uma cláusula contratual específica aplicável às operações de tratamento de dados pessoais efetuadas em nome da Comissão, bem como às obrigações de confidencialidade que decorrem do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 ou RGPD).
De modo a proteger os seus dados pessoais, a Comissão tomou várias medidas técnicas e organizativas. Entre as medidas técnicas, figuram medidas para garantir a segurança em linha e proteger do risco de perda ou alteração de dados ou de acesso não autorizado aos mesmos, tendo em conta os riscos inerentes ao tratamento e à natureza dos dados pessoais tratados. As medidas organizativas incluem a limitação do acesso aos dados pessoais exclusivamente às pessoas autorizadas, com uma necessidade legítima de conhecer os dados para efeitos desta operação de tratamento.
7. Quem tem acesso aos seus dados pessoais e a quem são divulgados?
Podem aceder aos seus dados pessoais os membros do pessoal da Comissão responsáveis por efetuar a presente operação de tratamento, bem como os membros do pessoal autorizados de acordo com o princípio da «necessidade de tomar conhecimento». O pessoal em causa está sujeito a obrigações regulamentares e, se necessário, a acordos de confidencialidade suplementares.
As informações que recolhemos serão partilhadas com os contratantes que coordenam o registo do evento, a organização técnica e o acompanhamento, e com a EasyChair (para a gestão da conferência). O Serviço das Publicações não comunica quaisquer dados pessoais a terceiros para fins de comercialização direta.
Redes sociais
Utilizamos as redes sociais para informar e promover a conferência ENDORSE através de canais amplamente utilizados e atuais. Por exemplo, pode ver os vídeos que carregamos na página YouTube do Serviço das Publicações e seguir as ligações do nosso sítio Web para o Twitter, o Instagram e o LinkedIn.
O Twitter, o Instagram, o YouTube e o LinkedIn não instalam «cookies», quando visita as nossas páginas Web no seu dispositivo e clica nos respetivos campos para se ligar a esses serviços.
Pode ver vídeos relacionados com a conferência no nosso sítio Web utilizando, para tal, o leitor de vídeo YouTube. Se clicar em «play» num vídeo para o ver, será instalado um «cookie» YouTube no seu computador ou dispositivo. Se não clicar em nenhum vídeo, não será instalado nenhum «cookie».
A utilização das redes sociais não implica, de modo algum, a subscrição das mesmas ou das suas políticas de confidencialidade. Se uma ou várias redes sociais ficarem ocasionalmente indisponíveis, não aceitamos qualquer responsabilidade pela interrupção do serviço decorrente dessa indisponibilidade.
Recomendamos que leia as políticas de confidencialidade do Twitter, LinkedIn, Instagram e YouTube, que explicam a política de recolha e tratamento de dados de cada empresa, a utilização que fazem dos dados, os seus direitos e as formas como pode proteger a sua privacidade ao utilizar estes serviços.
Aplicação para conferências
O Serviço das Publicações utiliza a aplicação para conferências Sli.do (https://www.sli.do/) para dispositivos móveis. Trata-se de uma aplicação destinada a ajudar as pessoas registadas a participar na conferência ENDORSE, participando em sondagens, partilhando pontos de vista e fazendo perguntas. As pessoas registadas são incentivadas a descarregar ou utilizar a aplicação para conferências (mas não são obrigadas a fazê-lo).
Ao utilizar a aplicação para conferências, os participantes terão de criar um nome de utilizador («login»). A conta conterá o nome próprio, apelido, cargo e endereço eletrónico (ver https://accounts.sli.do/signup).
A secção «Ask/comment/vote» da aplicação para conferências permite que os participantes tomem parte na conferência. As perguntas e os comentários dos participantes e os agregados dos resultados de qualquer sondagem que tenha lugar durante a sessão pública da conferência serão exibidos num ecrã na sala de conferências. Antes de serem visualizadas, estas informações serão analisadas pelos moderadores (o prestador de serviços e o Serviço das Publicações), a fim de verificar, tanto quanto possível na prática, a autenticidade da identidade do remetente e a pertinência do conteúdo da mensagem/pergunta.
Os serviços abrangidos pela aplicação Sli.do não são da responsabilidade do Serviço das Publicações. Sugerimos que consulte os avisos sobre a proteção de dados do prestador.
O Serviço das Publicações também utiliza a ferramenta para conferências EasyChair (https://easychair.org/). Esta ferramenta servirá o Comité do Programa e apoia a gestão das apresentações em papel da conferência ENDORSE, a revisão de documentos, a edição do programa e a preparação dos trabalhos da conferência.
A EasyChair recolhe os dados normalmente necessários aos organizadores de conferências, designadamente nome, endereço de correio eletrónico, endereço para correspondência, página Web, país, afiliação e número de telefone. 6 O tratamento de dados pessoais pela EasyChair segue o RGPD e os dados são utilizados e conservados apenas para efeitos da conferência ENDORSE.
Plataforma de reuniões Web
Para efeitos de organização de reuniões na Web, utilizaremos a ferramenta de terceiros «Cisco WebEx». Quando se regista e se liga à conferência ENDORSE, a Cisco WebEx recolhe os seus nome, endereço eletrónico, senha, endereço IP, navegador, número de telefone (facultativo), endereço postal (facultativo), região geográfica, avatar (facultativo), informações de utilizador incluídas no diretório ativo do cliente (se sincronizadas) e identificador único do utilizador (UUID). A Cisco WebEx e o seu subcontratante ICF Next têm acesso a estes dados, que estão alojados em servidores na União Europeia.
Para mais informações sobre a utilização da aplicação Cisco WebEx pela Comissão Europeia, consultar o registo de tratamento DPR-EC-05006 [Serviço de Videoconferências (Webex)].
Para obter informações pormenorizadas sobre a política de confidencialidade de dados da aplicação CISCO WebEx, consultar o seguinte endereço: https://www.cisco.com/c/en/us/about/legal/privacy-full.html.
8. Quais os direitos que lhe assistem e como os pode exercer?
Tem direitos específicos enquanto «titular de dados» ao abrigo do capítulo III (artigos 14.º a 25.º) do Regulamento (UE) 2018/1725, nomeadamente o direito de aceder, retificar ou apagar os seus dados pessoais e o direito de restringir o tratamento dos seus dados pessoais. Se for caso disso, tem também o direito de se opor ao tratamento ou o direito de portabilidade dos dados.
Tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais licitamente efetuado nos termos do artigo 5.º, n.º 1, alínea a).
Deu o seu consentimento a que os seus dados pessoais fossem transmitidos às unidades «Relações com as Partes Interessadas» e «Normalização» do Serviço das Publicações para a presente operação de tratamento. Pode retirar o seu consentimento a qualquer momento mediante notificação do responsável pelo tratamento de dados. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento de dados efetuado anteriormente à retirada do consentimento.
Pode exercer os seus direitos contactando o responsável pelo tratamento de dados ou, em caso de conflito, o responsável pela proteção de dados. Se necessário, pode igualmente dirigir-se à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados. As informações de contacto destas entidades estão disponíveis no ponto 9 em baixo.
Se quiseres exercer os teus direitos no contexto de uma ou várias operações de tratamento específicas, indica a respetiva referência ou referências de registo (ver o ponto 10) no teu pedido.
9. Informações de contacto
- Responsável pelo tratamento de dados
Se pretender exercer os direitos que lhe são conferidos pelo Regulamento (UE) 2018/1725, se tiver observações, perguntas ou dúvidas ou se quiser apresentar uma queixa relativa à recolha e utilização dos seus dados pessoais, contacte o responsável pelo tratamento de dados do Serviço das Publicações (OP):
- Unidade «Relações com as Partes Interessadas» (D.1)
Correio eletrónico: OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu
- Unidade «Normalização» (A.1)
Endereço eletrónico: OP-EU-VOCABULARIES@publications.europa.eu
- Responsável pela proteção de dados (DPO) da Comissão
Pode contactar o responsável pela proteção de dados (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) relativamente a questões relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais no quadro do Regulamento (UE) 2018/1725.
- Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (EDPS)
Tem o direito de recorrer (isto é, pode apresentar uma queixa) à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu), caso considere que os seus direitos ao abrigo do Regulamento (UE) 2018/1725 foram violados em resultado do tratamento dos seus dados pessoais pelo responsável pelo tratamento de dados.
10. Onde obter mais informações?
O responsável pela proteção de dados (DPO) da Comissão publica o registo de todas as operações de tratamento de dados pessoais efetuadas pela Comissão que tenham sido documentadas e lhe tenham sido notificadas. Pode aceder ao registo através da seguinte ligação: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Esta operação de tratamento específica será incluída no registo público do responsável pela proteção de dados da Comissão, com a seguinte referência documental: DPR-EC-00491